Mění se pravidla pro doručování písemností ze zaměstnání a více odpovědnosti bude i na samotném zaměstnanci
Pracovně-právní vztahy jsou spjaty s několika důležitými písemnostmi, u kterých je zásadní, aby je včas měli v rukou obě strany a je velmi důležitý způsob jejich doručení. S proběhlou změnou zákoníku práce se již od konce července 2020 mění pravidla doručování písemností v uvedených pracovních vztazích a na nové podmínky se musí soustředit obě strany.
Změny u doručování pracovních písemností se týkají způsobu doručování, doručování datovou schránkou, adresy doručování i fikce doručení
Novelizovaný zákoník práce, jak je zmíněno již v úvodu, přinese už s koncem července řadu změn u doručování důležitých písemností týkajících se pracovních vztahů. Uvedenými písemnostmi je míněna výpověď či zrušení pracovního poměru, zpráva o odvolání z vedoucí pozice či mzdový nebo platební výměr, ale i další písemnosti související se vznikem zánikem či úpravou pracovních vztahů. Větší pozor na volbu správného postupu si budou muset dát jak zaměstnavatelé, tak zaměstnanci, aby nedocházelo zbytečně ke sporům, že písemnost nebyla doručena včas či nebyla doručena na správnou adresu.
Změny ohledně doručování pracovních písemností nastanou hlavně v paragrafech 334, 335a, 336 a 337 zákoníku práce.
Paragraf 334 i po novelizaci zdůrazňuje, že zaměstnavatel je povinen udělat vše pro to, aby zaměstnanci výpověď či jinou zásadní písemnost předal vždy do vlastních rukou přímo na pracovišti. Pokud uvedené předání ze závažných důvodů možné není, pak podle nových pravidel už není ve volbě ostatních možností omezen a nemá povinnost upřednostňovat například doručení běžnou poštou před elektronickým způsobem a podobně,
Při doručování uvedených písemností do datové schránky je třeba mít předchozí písemný souhlas dané osoby s uvedenou formou doručování. To znamená, že zaměstnavatel může zvolit doručení zásadní písemnosti zaměstnanci prostřednictvím datové schránky jedině, tehdy pokud k takové formě doručování má předchozí písemný souhlas zaměstnance. Totéž nově platí i pro opačnou stranu, a pokud má zaměstnanec souhlas zaměstnavatele, může mu třeba výpověď zaslat přes datovou schránku. A není již podmínkou, aby zaměstnanec při tomto způsobu předání potvrzoval zaměstnavateli převzetí písemnosti zprávou s uznávaným elektronickým podpisem.
Zaměstnanec nese větší odpovědnost za to, aby zaměstnavatel měl vždy jeho aktuální adresu pro doručování písemností
Výše uvedená novelizace pravidel zvyšuje také odpovědnost samotného zaměstnance za to, jestli mu důležitá pracovní písemnost dorazí na správnou adresu. Nově bude zaměstnavatel zasílat zaměstnanci uvedené písemnosti vždy na adresu, kterou mu zaměstnanec pro daný účel písemně nahlásí a je na zaměstnanci, aby nezapomněl v případě změny nahlásit zaměstnavateli adresu novou, aby nedošlo k nemilému překvapení fikcí doručení. Na adrese, kterou zaměstnanec písemně sdělí zaměstnavateli, bude písemnost totiž vždy považována po uplynutí fikce doručení za doručenou, i když si ji zaměstnanec nepřevezme.
Fikce doručení je vůbec oblast, na níž se nově musí ještě více soustředit obě strany pracovně-právních vztahů. I když zaměstnavatel odmítne převzít písemnost, bude se považovat za den doručení ten den, kdy k odmítnutí došlo. Více zde.
Podobné články
Údaje o mzdě či platu zaměstnanců si vždy žádají pečlivou ochranu
Údaje o mzdách, platech i odměnách zaměstnanců patří také k těm nejcitlivějším záležitostem na každém…
Více informací
Pokuty za jízdu bez zimních pneumatik mohou zaskočit
Změnu pneumatik ze zimních na letní je vždy potřeba důkladně promyslet nejen z hlediska ročního období…
Více informací
Doručování důležitých písemností zaměstnanci e-mailem zatím stále nemusí být nejlepší volbou
Ačkoli se doručování písemností zaměstnancům prostřednictvím e-mailu může zaměstnavatelům jevit jako ta…
Více informacíDoručování důležitých písemností zaměstnanci e-mailem zatím stále nemusí být nejlepší volbou
Ačkoli se doručování písemností zaměstnancům prostřednictvím e-mailu může zaměstnavatelům jevit jako ta nejsnazší a nejpřijatelnější cesta, opak může být pravdou. Je důležité si uvědomit, že pro doručování zásadních pracovněprávních písemností e-mailem je zatím stále nutné splnit ne zcela snadné podmínky, které by se sice měly v dohledné budoucnosti změnit, ale zatím se tak nestalo.
Při doručování zásadních pracovněprávních písemností zaměstnanci e-mailem je nutné promyslet, zda je to ze zákona možné a zda budou splněny příslušné podmínky
Doručování písemností zaměstnanci e-mailem musí zaměstnavatel vždy pečlivě zvažovat podle toho, o jakou písemnost se jedná a co ohledně jejího doručování stanoví zákon konkrétně zákoník práce. Je důležité si jako zaměstnavatel uvědomovat, že pro doručování zásadních písemností v pracovněprávním vztahu, například písemností ohledně pracovního poměru, odměňování, či porušení pracovní neschopnosti jsou zákoníkem práce stanovena jednoznačná pravidla a postupy, jak musí být doručení v konkrétní situaci provedeno, aby bylo platné.
S uvedenými pravidly se musí zaměstnavatel před volbou způsobu doručení písemnosti zaměstnanci pečlivě seznámit, aby věděl, který ze způsobů, ve které situaci konkrétně použít.
Zákonem uznávaných a určených způsobů doručování výše uvedených písemností v pracovněprávních vztazích je hned několik od doručování do vlastních rukou na pracovišti, přes doručování provozovatelem poštovních služeb, až po doručování elektronicky e-mailem nebo datovou schránkou. Zaměstnavatel si však nemůže libovolně vybrat, který ze způsobů pro doručení důležité písemnosti zvolí, ale musí (zatím stále) postupovat v přesně vymezeném sledu. Začít je nutné vždy od doručení písemnosti do vlastních rukou zaměstnance na pracovišti. Až teprve pokud doručení na pracovišti není možné, může zaměstnavatel zvolit doručení prostřednictvím:
- provozovatele poštovních služeb čili běžné pošty,
- sítě nebo služby elektronických komunikací nebo
- datové schránky.
Z uvedeného tedy jednoznačně plyne, že k doručení pracovněprávních písemností určených do vlastních rukou zaměstnance nelze volit doručení e-mailem jako primární, ale až jako další možnost když se nezdaří předání na pracovišti, nebo kdekoli bude zaměstnanec zastižen.
Dále je třeba si v souvislosti s doručením uvedených písemností e-mailovou cestou uvědomovat, že zde zákon stanoví nutné splnění tří poměrně přísných podmínek pro postup zaměstnavatele i zaměstnance, aby doručení bylo právně platné.
K doručení pracovněprávních dokumentů e-mailem je nutný předchozí písemný souhlas zaměstnance, elektronická adresa pro doručování i elektronické podpisy
Předchozí řádky ukazují, že doručování pracovněprávních písemností například pracovní smlouvy zaměstnanci e-mailem nemusí být ze zákona správným způsobem a primárně je třeba stále volit způsob předání zaměstnanci přímo. Na straně druhé, i když doručení e-mailem správnou volbou, protože jiný způsob možný není, může nastat další problém s pravidly.
Paragraf 335 zákoníku práce si při doručování prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací čili doručování e-mailem žádá nejen písemný souhlas zaměstnance a poskytnutí elektronické adresy pro uvedené doručování, ale také elektronické podepsání písemnosti na straně zaměstnavatele i zaměstnance.
Aby mohl zaměstnavatel vůbec zvolit doručení výše popsaných písemností e-mailem, musí mít předtím písemný souhlas zaměstnance s takovým způsobem doručování a k tomu i elektronickou adresu také poskytnutou zaměstnancem k danému účelu. Další co zaměstnavatel k uvedenému doručování musí mít je vlastní uznávaný elektronický podpis, kterým bude doručovaná písemnost podepsána.
Elektronický podpis však potřebuje i zaměstnanec pro potvrzení přijetí písemností. Zákon si zatím potvrzení přijetí písemnosti zaměstnancem stále žádá a toto potvrzení může zaměstnanec uskutečnit jedině datovou zprávou podepsanou svým uznávaným elektronickým podpisem.
Pokud tedy nedá zaměstnanec zaměstnavateli písemný souhlas s doručováním prostřednictvím e-mailu nebo nemá zaměstnavatel či zaměstnanec vlastní elektronický podpis, tak doručování pracovněprávních písemností e-mailem mezi nimi možné není.
Změnit a usnadnit podmínky doručování uvedených písemností e-mailem by měla chystaná novela zákoníku práce. Zaměstnanec již nebude muset potvrzovat přijetí, protože se uplatní fikce doručení
Významný obrat v záležitosti doručování popsaných písemností e-mailem mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem, by měla přinést ona chystaná velká novelizace zákoníku práce. Jedná se o onu novelizaci, která má též upravit podmínky práce z domova, práce na dohody i řadu dalších záležitostí.
Pokud tedy uvedená novelizace dojde platnosti, doručování písemností zaměstnanci e-mailem by se měla otevřít snazší cesta. Písemný souhlas zaměstnance s doručováním pracovněprávních písemností e-mailem i elektronickou adresu sdělenou zaměstnancem, bude zaměstnavatel potřebovat pořád. Bez vlastního elektronického podpisu, kterým odesílaný dokument podepíše, se zaměstnavatel také neobejde, ale na potvrzení ze strany zaměstnance už nebude potřeba. A zaměstnanec nebude pro dané účely muset mít ani elektronický podpis.
Na straně zaměstnance by totiž nově měla platit fikce doručení. Pokud se tedy zaměstnanec a zaměstnavatel dohodnou, že zaměstnavatel bude doručovat uvedenou dokumentaci zaměstnanci e-mailem a zaměstnanec stvrdí uvedený souhlas v dohodě podpisem, bude moci zaměstnavatel uvedeným způsobem písemnosti doručovat i bez potvrzení zaměstnance. Záležitost bude po 15 dnech od odeslání považována za doručenou fikcí.
