Mzdový list je jedním z nejdůležitějších dokladů o každém zaměstnanci
Mzdovým listům zaměstnanců a tomu aby byly vedeny správně a obsahovaly vše, co obsahovat mají, musí každá firma respektive její účetní věnovat maximální pozornost.
Mzdový list musí být vystaven úplně každému zaměstnanci včetně například učňů, kteří dostávají odměnu za praktický výcvik
Zákon o dani z příjmů č. 586/1992 Sb., určuje, že mzdový list musí být založen a veden každému poplatníkovi, který má od plátce daně příjmy ze závislé činnosti.
Jde o všechny příjmy ze současného či dřívějšího pracovněprávního, služebního či členského poměru či jiného poměru, při nichž poplatník při výkonu práce pro plátce příjmu má povinnost dbát příkazů plátce. Uvedený dokument je tudíž potřeba vést i poplatníkům, kteří nemají uzavřen pracovněprávní vztah, ale mají od plátce příjmy ze závislé činnosti.
Mzdový list je tedy potřeba vést i:
za práci členů družstva,
společníkům společností s ručením omezeným,
komanditistům komanditních společností a taktéž,
při odměnách člena právnické osoby nebo
odměnách likvidátora.
Stejně tak je nutné vést mzdový list k motivačnímu příspěvku poskytnutému studentovi jakožto budoucímu zaměstnanci i k odměnám učňů a studentů poskytovaným při praktickém výcviku, i když jsou tyto příjmy podle zákona o daních z příjmů od daně osvobozeny. Důvodem je to, že právní úprava ukládá, že na mzdovém listě musí být vedeny i příjmy ze závislé činnosti od daně osvobozené.
Povinné náležitosti mzdového listu
Každý mzdový list musí vždy ze zákona obsahovat:
jméno a příjmení poplatníka včetně rodného jména,
rodné číslo, v případě daňového nerezidenta datum narození a číslo a typ dokladu prokazujícího totožnost včetně kódu státu, který doklad vydal, kód státu, jehož je poplatník daňovým rezidentem a identifikaci pro daňové účely ve státě daňové rezidence,
bydliště u daňového nerezidenta bydliště ve státě, jehož je rezidentem,
den nástupu poplatníka do zaměstnání a u poplatníka, který je daňovým nerezidentem den ukončení zaměstnání v ČR,
jméno příjmení a rodné číslo osoby, na kterou poplatník uplatňuje slevu na dani a daňové zvýhodnění a dále i výši jednotlivých nezdanitelných částek základu daně, částek slevy na dani a daňového zvýhodnění s uvedením důvodu jejich uznání.
Dále musí mzdový list obsahovat za každý kalendářní měsíc:
úhrn zúčtovaných mezd, ať už jsou vypláceny v penězích nebo v naturáliích,
částky osvobozené od daně z úhrnu uvedených zúčtovaných mezd,
základ pro výpočet zálohy na daň nebo daně podle zvláštní sazby,
vypočtenou zálohu nebo daň sraženou podle zvláštní sazby daně,
měsíční slevu na dani podle § 35ba ZDP a zálohu sníženou o slevu na dani podle § 35ba,
měsíční daňové zvýhodnění a měsíční slevu na dani podle § 35c ZDP, měsíční daňový bonus a zálohu sníženou o měsíční slevu na dani podle § 35ba a § 35c,
skutečně sraženou zálohu,
součet výše uvedených údajů za zdaňovací období a úhrn vyplacených měsíčních daňových bonusů,
údaje o výpočtu daně a provedeném ročním zúčtování záloh a daňového zvýhodnění,
Nutné je uvést i údaje o pojistném na sociální zabezpečení, zdravotní pojištění i údaje o pracovní neschopnosti a další
Na uvedeném dokumentu se vždy uvádí také částky pojistného sražené nebo uhrazené na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti, veřejné zdravotní pojištění, které je povinen platit poplatník a částky tohoto pojistného, které je povinen platit z těchto příjmů plátce daně u poplatníka, na kterého se vztahuje zahraniční pojištění, příspěvky poplatníka na toto zahraniční pojištění a to za každý kalendářní měsíc a také v úhrnu za celé zdaňovací období.
Kvůli poskytování údajů OSSZ pro účely výplaty dávek nemocenského pojištění je třeba v mzdovém listě uvádět také počet dnů, po které náležel příjem nebo náhrada příjmu. Je nutné uvádět počet dnů, po které trvala pracovní neschopnost i údaje, které jsou vyloučenými dobami v rámci rozhodného období. Jde o dny čerpání ošetřovného, peněžité pomoci v mateřství, rodičovské dovolené nebo i o dny čerpání pracovního volna bez náhrady mzdy. Tato evidence může být vedena i odděleně jako příloha mzdového listu.
Ohledně odvodu pojistného na sociální pojištění i odvodu pojistného na zdravotní pojištění je třeba na mzdovém listu uvádět i vyměřovací základ, z něhož je toto pojistné odvedeno. Pro výpočet průměrného výdělku musí být do mzdového listu zapsány všechny jednotlivé složky mzdy, včetně mzdy za práce přesčas, ale i náhrady mzdy a pohotovost, které se do průměrného výdělku nezahrnují. Pokud jdou vypláceny odměny za období delší, než kalendářní čtvrtletí je nutné zaznamenat též započitatelné části těchto odměn pro výpočet průměrného výdělku v dalších obdobích. Nárok na dovolenou zaměstnance a její čerpání se na mzdovém listě eviduje taktéž.
Povinná archivace mzdových listů je 30 let u důchodců 10 let
Zaměstnavatel je samozřejmě vždy povinen mzdové listy po zákonem předepsanou dobu archivovat. Standardní doba archivace je třicet let následujících po roce, ve kterém byly v listě učiněny poslední mzdové zápisy. V případě zaměstnanců důchodců je třeba mzdový list archivovat nejméně 10 let po roce posledního zápisu.
Podobné články
Doručování důležitých písemností zaměstnanci e-mailem zatím stále nemusí být nejlepší volbou
Ačkoli se doručování písemností zaměstnancům prostřednictvím e-mailu může zaměstnavatelům jevit jako ta…
Více informacíDoručování důležitých písemností zaměstnanci e-mailem zatím stále nemusí být nejlepší volbou
Ačkoli se doručování písemností zaměstnancům prostřednictvím e-mailu může zaměstnavatelům jevit jako ta nejsnazší a nejpřijatelnější cesta, opak může být pravdou. Je důležité si uvědomit, že pro doručování zásadních pracovněprávních písemností e-mailem je zatím stále nutné splnit ne zcela snadné podmínky, které by se sice měly v dohledné budoucnosti změnit, ale zatím se tak nestalo.
Při doručování zásadních pracovněprávních písemností zaměstnanci e-mailem je nutné promyslet, zda je to ze zákona možné a zda budou splněny příslušné podmínky
Doručování písemností zaměstnanci e-mailem musí zaměstnavatel vždy pečlivě zvažovat podle toho, o jakou písemnost se jedná a co ohledně jejího doručování stanoví zákon konkrétně zákoník práce. Je důležité si jako zaměstnavatel uvědomovat, že pro doručování zásadních písemností v pracovněprávním vztahu, například písemností ohledně pracovního poměru, odměňování, či porušení pracovní neschopnosti jsou zákoníkem práce stanovena jednoznačná pravidla a postupy, jak musí být doručení v konkrétní situaci provedeno, aby bylo platné.
S uvedenými pravidly se musí zaměstnavatel před volbou způsobu doručení písemnosti zaměstnanci pečlivě seznámit, aby věděl, který ze způsobů, ve které situaci konkrétně použít.
Zákonem uznávaných a určených způsobů doručování výše uvedených písemností v pracovněprávních vztazích je hned několik od doručování do vlastních rukou na pracovišti, přes doručování provozovatelem poštovních služeb, až po doručování elektronicky e-mailem nebo datovou schránkou. Zaměstnavatel si však nemůže libovolně vybrat, který ze způsobů pro doručení důležité písemnosti zvolí, ale musí (zatím stále) postupovat v přesně vymezeném sledu. Začít je nutné vždy od doručení písemnosti do vlastních rukou zaměstnance na pracovišti. Až teprve pokud doručení na pracovišti není možné, může zaměstnavatel zvolit doručení prostřednictvím:
- provozovatele poštovních služeb čili běžné pošty,
- sítě nebo služby elektronických komunikací nebo
- datové schránky.
Z uvedeného tedy jednoznačně plyne, že k doručení pracovněprávních písemností určených do vlastních rukou zaměstnance nelze volit doručení e-mailem jako primární, ale až jako další možnost když se nezdaří předání na pracovišti, nebo kdekoli bude zaměstnanec zastižen.
Dále je třeba si v souvislosti s doručením uvedených písemností e-mailovou cestou uvědomovat, že zde zákon stanoví nutné splnění tří poměrně přísných podmínek pro postup zaměstnavatele i zaměstnance, aby doručení bylo právně platné.
K doručení pracovněprávních dokumentů e-mailem je nutný předchozí písemný souhlas zaměstnance, elektronická adresa pro doručování i elektronické podpisy
Předchozí řádky ukazují, že doručování pracovněprávních písemností například pracovní smlouvy zaměstnanci e-mailem nemusí být ze zákona správným způsobem a primárně je třeba stále volit způsob předání zaměstnanci přímo. Na straně druhé, i když doručení e-mailem správnou volbou, protože jiný způsob možný není, může nastat další problém s pravidly.
Paragraf 335 zákoníku práce si při doručování prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací čili doručování e-mailem žádá nejen písemný souhlas zaměstnance a poskytnutí elektronické adresy pro uvedené doručování, ale také elektronické podepsání písemnosti na straně zaměstnavatele i zaměstnance.
Aby mohl zaměstnavatel vůbec zvolit doručení výše popsaných písemností e-mailem, musí mít předtím písemný souhlas zaměstnance s takovým způsobem doručování a k tomu i elektronickou adresu také poskytnutou zaměstnancem k danému účelu. Další co zaměstnavatel k uvedenému doručování musí mít je vlastní uznávaný elektronický podpis, kterým bude doručovaná písemnost podepsána.
Elektronický podpis však potřebuje i zaměstnanec pro potvrzení přijetí písemností. Zákon si zatím potvrzení přijetí písemnosti zaměstnancem stále žádá a toto potvrzení může zaměstnanec uskutečnit jedině datovou zprávou podepsanou svým uznávaným elektronickým podpisem.
Pokud tedy nedá zaměstnanec zaměstnavateli písemný souhlas s doručováním prostřednictvím e-mailu nebo nemá zaměstnavatel či zaměstnanec vlastní elektronický podpis, tak doručování pracovněprávních písemností e-mailem mezi nimi možné není.
Změnit a usnadnit podmínky doručování uvedených písemností e-mailem by měla chystaná novela zákoníku práce. Zaměstnanec již nebude muset potvrzovat přijetí, protože se uplatní fikce doručení
Významný obrat v záležitosti doručování popsaných písemností e-mailem mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem, by měla přinést ona chystaná velká novelizace zákoníku práce. Jedná se o onu novelizaci, která má též upravit podmínky práce z domova, práce na dohody i řadu dalších záležitostí.
Pokud tedy uvedená novelizace dojde platnosti, doručování písemností zaměstnanci e-mailem by se měla otevřít snazší cesta. Písemný souhlas zaměstnance s doručováním pracovněprávních písemností e-mailem i elektronickou adresu sdělenou zaměstnancem, bude zaměstnavatel potřebovat pořád. Bez vlastního elektronického podpisu, kterým odesílaný dokument podepíše, se zaměstnavatel také neobejde, ale na potvrzení ze strany zaměstnance už nebude potřeba. A zaměstnanec nebude pro dané účely muset mít ani elektronický podpis.
Na straně zaměstnance by totiž nově měla platit fikce doručení. Pokud se tedy zaměstnanec a zaměstnavatel dohodnou, že zaměstnavatel bude doručovat uvedenou dokumentaci zaměstnanci e-mailem a zaměstnanec stvrdí uvedený souhlas v dohodě podpisem, bude moci zaměstnavatel uvedeným způsobem písemnosti doručovat i bez potvrzení zaměstnance. Záležitost bude po 15 dnech od odeslání považována za doručenou fikcí.
Knize úrazů a ohlašovací povinnosti je potřeba při úrazu zaměstnance věnovat zásadní pozornost
Úraz zaměstnance je vždy nepříjemná událost, která pro zaměstnavatele znamená plnění několika nutných zásadních…
Více informací
Opět lze žádat peníze na vzdělávání zaměstnanců a vztahuje se i na OSVČ
Ministerstvo práce a sociálních věcí ČR vyhlásilo v pondělí 20. března 2023 již druhou dotační výzvu…
Více informací
