Vedení účetnictví Praha, Brno, Bratislava, Wien, Warszawa
Kompletní účetní servis a služby daňového poradce.
Vedení účetnictví, daňové poradenství ,zpracování mezd, roční uzávěrky a další účetní služby.

Předem dohodnuté přerušení pracovní cesty musí mít jednoznačná pravidla

Potřeba přerušení pracovní cesty z důvodů na straně zaměstnance je samozřejmě záležitost, která může být jak neočekávaná, tak i předem plánovaná. V obou případech je však potřeba uvedenou situaci ošetřit jednoznačně formulovanou dohodou o přerušení pracovní cesty, z níž bude nezpochybnitelně jasné, kdy kde a proč k přerušení pracovní cesty dochází a jaké závazky z toho plynou zaměstnavateli a v jakém případně zaměstnanci.

Předem dohodnuté přerušení pracovní cesty musí mít jedn 2.jpg
Datum článku: 02. 02. 2023

O přerušení pracovní cesty z důvodů na straně zaměstnance musí být zaměstnavatel vždy informován co nejdříve, pokud je to možné, tak před započetím cesty

Potřeba přerušení pracovní cesty na straně zaměstnance samozřejmě může nastat z jakýchkoli důvodů závažných i méně nezávažných důvodů neplánovaně nebo zcela plánovaně. Ať už je důvod zaměstnance k přerušení pracovní cesty jakýkoli, má daný zaměstnanec ze zákona povinnost o přerušení zaměstnavatele informovat, co nejrychleji bez zbytečného odkladu. Pokud zaměstnanec ještě před započetím pracovní cesty ví, že bude potřebovat cestu přerušit, měl by to zaměstnavateli ve vlastním zájmu také předem nahlásit a dohodnout si jednoznačná pravidla dané situace. Pokud důvod k přerušení pracovní cesty vyvstane až na pracovní cestě samotné, má už zaměstnanec povinnost nahlásit potřebu přerušení cesty, jak nejrychleji to situace umožňuje.

Záležitosti ohledně přerušení pracovní cesty zaměstnance z důvodů na straně zaměstnance musí vždy pečlivou pozornost věnovat i sám zaměstnavatel mimo jiné i kvůli povinnostem souvisejícím s cestovními náhradami. Jeden z dřívějších článků na tomto portálu se již tématu cestovních náhrad při přerušení pracovní cesty věnuje. Pojďme se dnes blíže podívat na situaci předem dohodnutého přerušení pracovní cesty a toho co s ním souvisí.

Přerušení pracovní cesty z důvodů na straně zaměstnance předem dohodnout lze, ale jen s nezpochybnitelným souhlasem zaměstnavatele a přesným vymezením podmínek přerušení

Předchozí řádky tedy jednoznačně prozrazují, že si zaměstnanec, který má být zaměstnavatelem vyslán na pracovní cestu, může předem dohodnout se zaměstnavatelem přerušení dané cesty právě z důvodů na své straně. S možností předem dohodnutého přerušení pracovní cesty z důvodů na straně zaměstnance počítá zákoník práce ve svém § 160 v ustanovení o cestovních náhradách. Znamená to, že jde o možnost zcela legální a zákonem povolenou, ale na druhé straně to jednoznačně znamená, že mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem musí doložitelně dojít k dohodě, která bude takové přerušení pracovní cesty umožňovat. Kromě povolení přerušení dané pracovní cesty by však tato dohoda měla obsahovat jednoznačně přesně zaměstnavatelem vymezené podmínky takového přerušení pracovní cesty. To znamená, že zaměstnavatel i ve vlastním zájmu by měl v dohodě přesně předem vymezit z jakého důvodu a kdy a kde k přerušení pracovní cesty dojde a také, od kdy a kde bude pracovní cesta zaměstnance pokračovat konkrétní přesné stanovení právě i časových údajů má později klíčový vliv na správné poskytnutí cestovních náhrad dle ustanovení § 153 o cestovních náhradách, ale mohou to být údaje zásadní i pro další skutečnosti, které může být potřeba v souvislosti s pracovní cestou řešit. Takovou zásadní skutečností může být například náhrada škody při úrazu či jiná závažná skutečnost.

Předem dohodnuté přerušení pracovní cesty je třeba zaznamenat do cestovního příkazu zaměstnance

Z uvedeného tedy jednoznačně plyne, že dohoda o přerušení pracovní cesty z důvodů na straně zaměstnance musí být vždy písemná a jejím prvním nejzákladnějším bodem musí být jednoznačně udělený souhlas zaměstnavatele s přerušením pracovní cesty a jasné musí být i to, že je souhlas udělován před začátkem pracovní cesty. Pokud zaměstnavatel uvedený souhlas k přerušení pracovní cesty neudělí, tak k uvedenému přerušení dojít nemůže. Předem dohodnuté přerušení pracovní cesty samozřejmě potvrdí zaměstnavatel i zaměstnanec svým podpisem.

Jak je řečeno výše podmínky uvedené dohody určuje vždy zaměstnavatel a zaměstnavatel si také musí být přesně vědom toho, co pro něho z uvedených podmínek plyne za povinnosti vůči zaměstnanci. Jednoznačně stanovená pravidla a podmínky přerušení pracovní cesty i jasně stanovené zejména časové údaje poslouží ke správnému vyúčtování cestovních náhrad. Důležité je také do cestovního příkazu zaměstnance při předem dohodnutém přerušení pracovní cesty zaznamenat, že k dohodě o přerušení pracovní cesty z důvodů na straně zaměstnance došlo skutečně před zahájením cesty.

Sdílet článek:
Facebook >Google+ >Twitter

Podobné články

Údaje o mzdě či platu zaměstnanců si vždy žádají pečlivou ochranu

Údaje o mzdě či platu zaměstnanců si vždy žádají pečlivou ochranu

Datum článku: 28. 03. 2023

Údaje o mzdách, platech i odměnách zaměstnanců patří také k těm nejcitlivějším záležitostem na každém…

Více informací
Pokuty za jízdu bez zimních pneumatik mohou zaskočit

Pokuty za jízdu bez zimních pneumatik mohou zaskočit

Datum článku: 24. 03. 2023

Změnu pneumatik ze zimních na letní je vždy potřeba důkladně promyslet nejen z hlediska ročního období…

Více informací
Doručování důležitých písemností zaměstnanci e-mailem zatím stále nemusí být nejlepší volbou

Doručování důležitých písemností zaměstnanci e-mailem zatím stále nemusí být nejlepší volbou

Datum článku: 23. 03. 2023

Ačkoli se doručování písemností zaměstnancům prostřednictvím e-mailu může zaměstnavatelům jevit jako ta…

Více informací

Doručování důležitých písemností zaměstnanci e-mailem zatím stále nemusí být nejlepší volbou

Ačkoli se doručování písemností zaměstnancům prostřednictvím e-mailu může zaměstnavatelům jevit jako ta nejsnazší a nejpřijatelnější cesta, opak může být pravdou. Je důležité si uvědomit, že pro doručování zásadních pracovněprávních písemností e-mailem je zatím stále nutné splnit ne zcela snadné podmínky, které by se sice měly v dohledné budoucnosti změnit, ale zatím se tak nestalo.

Při doručování zásadních pracovněprávních písemností zaměstnanci e-mailem je nutné promyslet, zda je to ze zákona možné a zda budou splněny příslušné podmínky

Doručování písemností zaměstnanci e-mailem musí zaměstnavatel vždy pečlivě zvažovat podle toho, o jakou písemnost se jedná a co ohledně jejího doručování stanoví zákon konkrétně zákoník práce. Je důležité si jako zaměstnavatel uvědomovat, že pro doručování zásadních písemností v pracovněprávním vztahu, například písemností ohledně pracovního poměru, odměňování, či porušení pracovní neschopnosti jsou zákoníkem práce stanovena jednoznačná pravidla a postupy, jak musí být doručení v konkrétní situaci provedeno, aby bylo platné.

S uvedenými pravidly se musí zaměstnavatel před volbou způsobu doručení písemnosti zaměstnanci pečlivě seznámit, aby věděl, který ze způsobů, ve které situaci konkrétně použít.

Zákonem uznávaných a určených způsobů doručování výše uvedených písemností v pracovněprávních vztazích je hned několik od doručování do vlastních rukou na pracovišti, přes doručování provozovatelem poštovních služeb, až po doručování elektronicky e-mailem nebo datovou schránkou. Zaměstnavatel si však nemůže libovolně vybrat, který ze způsobů pro doručení důležité písemnosti zvolí, ale musí (zatím stále) postupovat v přesně vymezeném sledu. Začít je nutné vždy od doručení písemnosti do vlastních rukou zaměstnance na pracovišti. Až teprve pokud doručení na pracovišti není možné, může zaměstnavatel zvolit doručení prostřednictvím:

  • provozovatele poštovních služeb čili běžné pošty,
  • sítě nebo služby elektronických komunikací nebo
  • datové schránky.

Z uvedeného tedy jednoznačně plyne, že k doručení pracovněprávních písemností určených do vlastních rukou zaměstnance nelze volit doručení e-mailem jako primární, ale až jako další možnost když se nezdaří předání na pracovišti, nebo kdekoli bude zaměstnanec zastižen.

Dále je třeba si v souvislosti s doručením uvedených písemností e-mailovou cestou uvědomovat, že zde zákon stanoví nutné splnění tří poměrně přísných podmínek pro postup zaměstnavatele i zaměstnance, aby doručení bylo právně platné.

K doručení pracovněprávních dokumentů e-mailem je nutný předchozí písemný souhlas zaměstnance, elektronická adresa pro doručování i elektronické podpisy

Předchozí řádky ukazují, že doručování pracovněprávních písemností například pracovní smlouvy zaměstnanci e-mailem nemusí být ze zákona správným způsobem a primárně je třeba stále volit způsob předání zaměstnanci přímo. Na straně druhé, i když doručení e-mailem správnou volbou, protože jiný způsob možný není, může nastat další problém s pravidly.

Paragraf 335 zákoníku práce si při doručování prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací čili doručování e-mailem žádá nejen písemný souhlas zaměstnance a poskytnutí elektronické adresy pro uvedené doručování, ale také elektronické podepsání písemnosti na straně zaměstnavatele i zaměstnance.

Aby mohl zaměstnavatel vůbec zvolit doručení výše popsaných písemností e-mailem, musí mít předtím písemný souhlas zaměstnance s takovým způsobem doručování a k tomu i elektronickou adresu také poskytnutou zaměstnancem k danému účelu. Další co zaměstnavatel k uvedenému doručování musí mít je vlastní uznávaný elektronický podpis, kterým bude doručovaná písemnost podepsána.

Elektronický podpis však potřebuje i zaměstnanec pro potvrzení přijetí písemností. Zákon si zatím potvrzení přijetí písemnosti zaměstnancem stále žádá a toto potvrzení může zaměstnanec uskutečnit jedině datovou zprávou  podepsanou svým uznávaným elektronickým podpisem.

Pokud tedy nedá zaměstnanec zaměstnavateli písemný souhlas s doručováním prostřednictvím e-mailu nebo nemá zaměstnavatel či zaměstnanec vlastní elektronický podpis, tak doručování pracovněprávních písemností e-mailem mezi nimi možné není.

Změnit a usnadnit podmínky doručování uvedených písemností e-mailem by měla chystaná novela zákoníku práce. Zaměstnanec již nebude muset potvrzovat přijetí, protože se uplatní fikce doručení

Významný obrat v záležitosti doručování popsaných písemností e-mailem mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem, by měla přinést ona chystaná velká novelizace zákoníku práce. Jedná se o onu novelizaci, která má též upravit podmínky práce z domova, práce na dohody i řadu dalších záležitostí.

Pokud tedy uvedená novelizace dojde platnosti, doručování písemností zaměstnanci e-mailem by se měla otevřít snazší cesta. Písemný souhlas zaměstnance s doručováním pracovněprávních písemností e-mailem i elektronickou adresu sdělenou zaměstnancem, bude zaměstnavatel potřebovat pořád. Bez vlastního elektronického podpisu, kterým odesílaný dokument podepíše, se zaměstnavatel také neobejde, ale na potvrzení ze strany zaměstnance už nebude potřeba. A zaměstnanec nebude pro dané účely muset mít ani elektronický podpis.

Na straně zaměstnance by totiž nově měla platit fikce doručení. Pokud se tedy zaměstnanec a zaměstnavatel dohodnou, že zaměstnavatel bude doručovat uvedenou dokumentaci zaměstnanci e-mailem a zaměstnanec stvrdí uvedený souhlas v dohodě podpisem, bude moci zaměstnavatel uvedeným způsobem písemnosti doručovat i bez potvrzení zaměstnance. Záležitost bude po 15 dnech od odeslání považována za doručenou fikcí.