Vedlejší prokazatelně nutné výdaje spojené s pracovní cestou je třeba zaměstnanci také uhradit
Jak je uvedeno již v několika různých článcích na tomto portálu, patří k jedné ze základních povinností zaměstnavatelů, kteří posílají zaměstnance na pracovní cestu, aby těmto zaměstnancům uhradili prostřednictvím cestovních náhrad některé výdaje čili náklady prokazatelně vzniklé s danou pracovní cestou. Kromě hlavních výdajů zahrnujících stravné a náklady spojené s cestováním a ubytováním, mohou zaměstnanci vzniknout i další nutné výdaje, k nimž zákoník práce stanoví, že musí být zaměstnanci proplaceny.
Pracovní cesta je záležitost pro zaměstnance náročná a kromě hlavních výdajů mohou zaměstnanci kdykoli vzniknout i vedlejší nutné výdaje, které má zaměstnavatel povinnost uhradit
Každému zaměstnavateli, který vysílá zaměstnance plnit úkoly na pracovní cestu, musí být předem jasné, že zaměstnanci v dané souvislosti vždy vzniknou nějaké nezbytné náklady, které mu musí být povinně uhrazeny formou cestovních náhrad. K základním z těchto nákladů, o nichž zaměstnavatelé a většinou i zaměstnanci vědí, že proplaceny být musí, jsou náklady spojené s dopravou, stravou a ubytováním.
Jenže plnění úkolů na pracovní cestě, bývá většinou v mnoha ohledech jednoznačně mnohem náročnější než výkon práce na pracovišti. Zaměstnancům tedy často vznikají vedle stravného a nákladů souvisejících s dopravou a ubytováním i další prokazatelně nutné výdaje spojené s pracovní cestou, které jim musí zaměstnavatel proplatit. O nutnosti proplácet z cestovních náhrad i tyto vedlejší nutné výdaje prokazatelně související s pracovní cestou už ne všichni zaměstnanci vědí a tápou v daném ohledu i někteří zaměstnavatelé z čehož mohou následně vznikat nepříjemné situace v pracovněprávních vztazích.
Záležitost je přitom poměrně jednoznačná a stačí se ohledně cestovních náhrad podívat do zákoníku práce, v § 164 jednoznačně určeno, že zaměstnanci přísluší náhrada vedlejších nutných výdajů, které mu vzniknou v přímé souvislosti s pracovní cestou. Dále stejný zákon uvádí, že tato náhrada má být v takové výši jakou zaměstnanec zaměstnavateli prokáže a v případě, že by ji prokázat nemohl, náleží mu tato náhrada ve výši odpovídající obvyklé ceně zboží a služeb v době konání pracovní cesty.
Jenže co nutným vedlejším výdajem pracovní cesty být může a co ne?
Pro zaměstnavatele však nemusí být vždy úplně snadné správně rozhodnout a proplatit tyto vedlejší nutné výdaje pracovních cest svých zaměstnanců. Jde totiž vždy o záležitost poměrně precizní a specifickou, kde je nutné se řídit podle charakteru a účelu pracovní cesty i mnoha specifickými individuálními záležitostmi konkrétní pracovní cesty. Je zde třeba správně a spravedlivě posoudit zda uvedené vedlejší nutné náklady dokládané zaměstnancem byly skutečně nutné, správně použité a prokazované ve správné výši.
Takovým nutným vedlejším nákladem pracovní cesty může být například:
- poplatek za parkování soukromého vozidla zaměstnance, které zaměstnanec k výkonu pracovní cesty se souhlasem zaměstnavatele používá,
- poplatek za připojištění sedadel i zavazadel při použití vlastního vozidla zaměstnance k výkonu dané cesty,
- poplatek za telefonní hovory, pokud uvedené hovory souvisí s výkonem práce,
- poplatek za zakoupení nějaké nutné potřeby, vybavení, nástroje nezbytně nutného k výkonu pracovního úkolu,
- poplatek za zabezpečení zavazadel a
- další nejrůznější poplatky a výdaje doložitelně nutné ke splnění uložených úkolů na pracovní cestě.
Havarijní pojištění vozidla takovým nutným vedlejším výdajem pracovní cesty zaměstnance být může i nemusí
Při řešení dalších nutných výdajů pracovní cesty, je kromě pravidel daných ze zákona důležité také jaké postupy a pravidla si zaměstnavatel se zaměstnancem ohledně konkrétní cesty dohodnou a jaké jsou případně vnitřní předpisy daného zaměstnavatele ohledně pracovních cest. Jak je naznačeno výše vždy je třeba vycházet z konkrétního účelu i podmínek konkrétní pracovní cesty a charakteru pracovní činnosti. Co někde jednoznačně nutným výdajem být může, jinde a v jiné situaci, být takovým výdajem nemusí.
Například havarijní pojištění vozidla zaměstnance, bude nutným vedlejším výdajem souvisejícím s pracovní cestou zaměstnance, pokud pojištění bude uzavřeno a uhrazeno z důvodu dané pracovní cesty a zaměstnavatel a zaměstnanec se předem písemně dohodnou na jeho nutnosti pro onu pracovní cestu. Pokud ovšem uvedená záležitost dohodnuta nebude a nebude tedy předem stanoveno, že dané havarijní pojištění je nutnou podmínkou dané cesty, tak toto pojištění nutným vedlejším výdajem nebude a zaměstnanec se jeho úhrady nedomůže.
Výdaje soukromého charakteru nelze vydávat za nutné pro zdar pracovní cesty a žádat proplacení
Každý zaměstnanec, který má konat pro zaměstnavatele pracovní cestu, by měl být předem poučen, případně se i sám informovat, jaké výdaje mu budou či mohou být v souvislosti s pracovní cestou proplaceny a jaké nikoli.
Je třeba si uvědomit, že zaměstnavatel musí uvedené výdaje zanést do firemního účetnictví případně je uplatnit i v daních, a proto zajisté zaměstnanci neuhradí výdaje soukromého charakteru, například konzumaci nápojů z hotelového minibaru, vstupné na kulturní představení absolvované během služební cesty, pokud návštěva daného představení přímo nesouvisí s účelem pracovní cesty. Samozřejmě nelze zaměstnavateli po pracovní cestě předložit k náhradě v rámci cestovních výdajů například účet za zaplacení poškozeného zařízení hotelového pokoje, k němuž došlo nesprávným chováním zaměstnance či jiné podobné záležitosti.
Podobné články
Doručování důležitých písemností zaměstnanci e-mailem zatím stále nemusí být nejlepší volbou
Ačkoli se doručování písemností zaměstnancům prostřednictvím e-mailu může zaměstnavatelům jevit jako ta…
Více informacíDoručování důležitých písemností zaměstnanci e-mailem zatím stále nemusí být nejlepší volbou
Ačkoli se doručování písemností zaměstnancům prostřednictvím e-mailu může zaměstnavatelům jevit jako ta nejsnazší a nejpřijatelnější cesta, opak může být pravdou. Je důležité si uvědomit, že pro doručování zásadních pracovněprávních písemností e-mailem je zatím stále nutné splnit ne zcela snadné podmínky, které by se sice měly v dohledné budoucnosti změnit, ale zatím se tak nestalo.
Při doručování zásadních pracovněprávních písemností zaměstnanci e-mailem je nutné promyslet, zda je to ze zákona možné a zda budou splněny příslušné podmínky
Doručování písemností zaměstnanci e-mailem musí zaměstnavatel vždy pečlivě zvažovat podle toho, o jakou písemnost se jedná a co ohledně jejího doručování stanoví zákon konkrétně zákoník práce. Je důležité si jako zaměstnavatel uvědomovat, že pro doručování zásadních písemností v pracovněprávním vztahu, například písemností ohledně pracovního poměru, odměňování, či porušení pracovní neschopnosti jsou zákoníkem práce stanovena jednoznačná pravidla a postupy, jak musí být doručení v konkrétní situaci provedeno, aby bylo platné.
S uvedenými pravidly se musí zaměstnavatel před volbou způsobu doručení písemnosti zaměstnanci pečlivě seznámit, aby věděl, který ze způsobů, ve které situaci konkrétně použít.
Zákonem uznávaných a určených způsobů doručování výše uvedených písemností v pracovněprávních vztazích je hned několik od doručování do vlastních rukou na pracovišti, přes doručování provozovatelem poštovních služeb, až po doručování elektronicky e-mailem nebo datovou schránkou. Zaměstnavatel si však nemůže libovolně vybrat, který ze způsobů pro doručení důležité písemnosti zvolí, ale musí (zatím stále) postupovat v přesně vymezeném sledu. Začít je nutné vždy od doručení písemnosti do vlastních rukou zaměstnance na pracovišti. Až teprve pokud doručení na pracovišti není možné, může zaměstnavatel zvolit doručení prostřednictvím:
- provozovatele poštovních služeb čili běžné pošty,
- sítě nebo služby elektronických komunikací nebo
- datové schránky.
Z uvedeného tedy jednoznačně plyne, že k doručení pracovněprávních písemností určených do vlastních rukou zaměstnance nelze volit doručení e-mailem jako primární, ale až jako další možnost když se nezdaří předání na pracovišti, nebo kdekoli bude zaměstnanec zastižen.
Dále je třeba si v souvislosti s doručením uvedených písemností e-mailovou cestou uvědomovat, že zde zákon stanoví nutné splnění tří poměrně přísných podmínek pro postup zaměstnavatele i zaměstnance, aby doručení bylo právně platné.
K doručení pracovněprávních dokumentů e-mailem je nutný předchozí písemný souhlas zaměstnance, elektronická adresa pro doručování i elektronické podpisy
Předchozí řádky ukazují, že doručování pracovněprávních písemností například pracovní smlouvy zaměstnanci e-mailem nemusí být ze zákona správným způsobem a primárně je třeba stále volit způsob předání zaměstnanci přímo. Na straně druhé, i když doručení e-mailem správnou volbou, protože jiný způsob možný není, může nastat další problém s pravidly.
Paragraf 335 zákoníku práce si při doručování prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací čili doručování e-mailem žádá nejen písemný souhlas zaměstnance a poskytnutí elektronické adresy pro uvedené doručování, ale také elektronické podepsání písemnosti na straně zaměstnavatele i zaměstnance.
Aby mohl zaměstnavatel vůbec zvolit doručení výše popsaných písemností e-mailem, musí mít předtím písemný souhlas zaměstnance s takovým způsobem doručování a k tomu i elektronickou adresu také poskytnutou zaměstnancem k danému účelu. Další co zaměstnavatel k uvedenému doručování musí mít je vlastní uznávaný elektronický podpis, kterým bude doručovaná písemnost podepsána.
Elektronický podpis však potřebuje i zaměstnanec pro potvrzení přijetí písemností. Zákon si zatím potvrzení přijetí písemnosti zaměstnancem stále žádá a toto potvrzení může zaměstnanec uskutečnit jedině datovou zprávou podepsanou svým uznávaným elektronickým podpisem.
Pokud tedy nedá zaměstnanec zaměstnavateli písemný souhlas s doručováním prostřednictvím e-mailu nebo nemá zaměstnavatel či zaměstnanec vlastní elektronický podpis, tak doručování pracovněprávních písemností e-mailem mezi nimi možné není.
Změnit a usnadnit podmínky doručování uvedených písemností e-mailem by měla chystaná novela zákoníku práce. Zaměstnanec již nebude muset potvrzovat přijetí, protože se uplatní fikce doručení
Významný obrat v záležitosti doručování popsaných písemností e-mailem mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem, by měla přinést ona chystaná velká novelizace zákoníku práce. Jedná se o onu novelizaci, která má též upravit podmínky práce z domova, práce na dohody i řadu dalších záležitostí.
Pokud tedy uvedená novelizace dojde platnosti, doručování písemností zaměstnanci e-mailem by se měla otevřít snazší cesta. Písemný souhlas zaměstnance s doručováním pracovněprávních písemností e-mailem i elektronickou adresu sdělenou zaměstnancem, bude zaměstnavatel potřebovat pořád. Bez vlastního elektronického podpisu, kterým odesílaný dokument podepíše, se zaměstnavatel také neobejde, ale na potvrzení ze strany zaměstnance už nebude potřeba. A zaměstnanec nebude pro dané účely muset mít ani elektronický podpis.
Na straně zaměstnance by totiž nově měla platit fikce doručení. Pokud se tedy zaměstnanec a zaměstnavatel dohodnou, že zaměstnavatel bude doručovat uvedenou dokumentaci zaměstnanci e-mailem a zaměstnanec stvrdí uvedený souhlas v dohodě podpisem, bude moci zaměstnavatel uvedeným způsobem písemnosti doručovat i bez potvrzení zaměstnance. Záležitost bude po 15 dnech od odeslání považována za doručenou fikcí.
Knize úrazů a ohlašovací povinnosti je potřeba při úrazu zaměstnance věnovat zásadní pozornost
Úraz zaměstnance je vždy nepříjemná událost, která pro zaměstnavatele znamená plnění několika nutných zásadních…
Více informací
Dohoda o poskytnutí stipendia zaměstnavatelem by měla být srozumitelná a jednoznačná
Stipendium studentům, kromě škol, nadací či dalších institucí, mohou poskytovat i jejich budoucí zaměstnavatelé.…
Více informací
