Čeká vás audit? Díky elektronické archivaci dokumentů najdete potřebné podklady během pár sekund
Představa blížícího se auditu, ISO certifikace nebo kontroly z finančního úřadu dokáže vyvolat pořádnou paniku. Aby byly k dispozici všechny potřebné dokumenty, propukne chaotické prohledávání šanonů, složek v počítačích i e-mailových schránek. Přitom by stačilo mít správně nastavenou archivaci dokumentů. Ta zajistí, že každý potřebný papír najdete na jedno kliknutí.
Je to tady. Auditor chce dokumenty, a navíc ty 10 let staré a nejlépe teď hned. Dále průkaz energetické náročnosti budovy (PENB), projektovou dokumentaci, smlouvy s dodavateli, záznamy o interních procesech nebo účetní doklady za několik posledních let – někde jsou, ale kde?
Část bude možná na dně desítek krabic v zaprášených policích, jiné má v PC kolega, který je zrovna na dovolené… Říkáte si: „Kéž bychom jen měli elektronický archiv.“
Tip: Chcete se zbavit stohů papírů a mít jistotu, že při příští kontrole nebudete zmateně pobíhat po kanceláři? Podívejte se zde, jak funguje elektronická archivace.
Nechte minulost minulostí
Papírový archiv je sice hezká věc, ale pokud není opravdu dobře uspořádaný a spravovaný, tak je peklo v něm cokoliv hledat. Je jasné, že starší dokumenty v jiné, než fyzické podobě nemohly vzniknout, ale díky moderním technologiím je lze převést do digitální podoby. Ta je mnohem bezpečnější a praktičtější.
Fyzické dokumenty vlhnou, blednou a při havárii vodovodního potrubí nebo v případě požáru o ně nenávratně přijdete. Tím, že musíte řadu dokladů uchovávat po zákonem stanovenou dobu – u některých typů dokumentů jde i o desítky let – je nutné věnovat klidně celou místnost jen skladování šanonů.
Jenže ani digitální dokumenty samy o sobě problémy neřeší. Ve firmách, kde každé oddělení ukládá soubory podle vlastní logiky s nejednotným pojmenováním, je hledání na disku stejným problémem jako lovení v archivu.
Řešením je strukturovaná elektronická archivace dokumentů, ideálně v softwaru, který je na to přímo navržený. V takovém pak můžete slovně vyhledávat (podobně jako např. na Googlu) mezi všemi důležitými firemními dokumenty, které se rozhodnete archivovat. Lze do něj přidat i naskenované papírové podklady opatřené metadaty – ty se stanou plnohodnotnou součástí nového archivu.
Zdroj obrázku: Grady R/peopleimages.com / stock.adobe.com
Co elektronický archiv umí?
Při archivaci dokumentů dostane každý soubor při uložení štítek s potřebnými informacemi: typ dokumentu, datum vzniku, z jakého je oddělení, k jakému je projektu, platnost atd. Při hledání pak stačí zadat pár parametrů a správný podklad máte hned po ruce. Žádné otevírání složky za složkou, prohledávání sdíleného disku a e-mailu. Všechno na jednom místě a během pár kliknutí.
Další užitečnou vlastní je nastavení přístupových práv. Elektronická archivace umožňuje regulovat, kdo co vidí – a to je při auditech i z pohledu GDPR velmi důležité. Compliance officer potřebuje přístup k jiné části dokumentace než projektový manažer nebo účetní. Každá změna nebo otevření dokumentu se přitom zaznamenává, takže firma má kdykoli k dispozici přehled o tom, kdo s jakým dokladem pracoval.
Tohle oceníte nejen při externím auditu, ale i při interních compliance kontrolách, přezkumech ISO certifikací nebo při dokládání čerpání dotací. Auditní stopa je přesná, vysledovatelná a nevyžaduje žádné ruční dohledávání.
Archivace dokumentů jako součást firemní kultury
Zavedení elektronického systému navíc ušetří čas i v každodenním provozu. Hledání smluv, ověřování verzí dokumentů nebo sdílení podkladů mezi odděleními – všechno probíhá rychleji, když má firma funkční správu dokumentů v jedné přehledné aplikaci místo na tisíci různých místech.
Zavést archivaci dokumentů (zejména digitalizovat ty papírové) obvykle zabere řadu měsíců, proto doporučujeme začít co nejdříve, abyste měli brzy k dispozici chytrý nástroj, který vám pomůže.
