Cestovní příkaz ke krátkým pracovním cestám řidičů služebních vozidel není nutný vždy
V rámci firemních procesů a administrativních náležitostí spojených s výkonem pracovních povinností zaměstnanců často narážíme na různé dokumentační požadavky, které jsou nezbytné pro řádný chod organizace a dodržování legislativních norem. Jedním z takových dokumentů, který běžně doprovází služební cesty zaměstnanců, je cestovní příkaz. Tento dokument slouží jako základní podklad pro evidenci, schvalování a následné vyúčtování služebních cest. Nicméně, ne vždy je tento dokument nezbytně nutný, zejména pokud se jedná o specifické případy krátkodobých pracovních cest řidičů služebních vozidel.
Výjimky z pravidla vystavování cestovních příkazů
I když je obecným pravidlem, že každá služební cesta by měla být podložena řádně vyplněným a schváleným cestovním příkazem, legislativa pamatuje na určité situace, kdy tento požadavek není nutné striktně dodržovat. Tato výjimka se specificky vztahuje na zaměstnance, kteří v rámci svých pracovních povinností působí jako řidiči služebních vozidel a jejich pracovní cesty jsou charakterizovány relativně krátkou dobou trvání.
Konkrétně, pokud délka služební cesty zaměstnance, který vykonává funkci řidiče služebního vozidla, nepřesáhne časový limit pěti hodin, zaměstnavatel není povinen vystavovat cestovní příkaz jako formální dokument pro tuto cestu. Toto ustanovení reflektuje snahu o snížení administrativní zátěže v případech, kdy existují alternativní způsoby dokumentace pracovní činnosti, které poskytují dostatečné informace pro účely evidence a případného vyúčtování náhrad spojených s pracovní cestou.
Záznam o provozu vozidla jako klíčový dokument
V případě těchto krátkodobých služebních cest řidičů služebních vozidel přebírá roli primárního dokumentačního prostředku tzv. záznam o provozu vozidla, často také označovaný jako kniha jízd. Tento dokument představuje komplexní evidenci využívání služebního vozidla a obsahuje všechny podstatné informace, které by jinak byly součástí cestovního příkazu.
Řidič služebního vozidla je povinen tento záznam pečlivě vyplnit, uvést v něm veškeré relevantní údaje týkající se uskutečněné jízdy, jako jsou datum a čas zahájení a ukončení cesty, přesný účel cesty, navštívená místa, ujetá vzdálenost, případné tankování pohonných hmot a další specifické informace související s provozem vozidla během dané služební cesty. Po kompletním vyplnění musí zaměstnanec tento záznam stvrdit svým podpisem, čímž potvrzuje správnost a úplnost uvedených údajů.
Právní podklad a splnění zákonných povinností
Z hlediska legislativního rámce je důležité zmínit, že tímto postupem zaměstnanec plně naplňuje povinnosti stanovené v § 183 odst. 3 zákoníku práce. Toto ustanovení ukládá zaměstnanci povinnost předložit zaměstnavateli písemné doklady potřebné k vyúčtování cestovních náhrad. Řádně vyplněný a podepsaný záznam o provozu vozidla v těchto specifických případech představuje dostatečný doklad, který obsahuje všechny nezbytné informace pro případné vyúčtování cestovních náhrad.
Zaměstnavatel tak díky tomuto záznamu získává komplexní přehled o uskutečněné služební cestě, včetně časových údajů, které jsou klíčové pro posouzení nároku na stravné či jiné náhrady. Zároveň tento dokument slouží jako důkaz o oprávněném využití služebního vozidla pro pracovní účely a poskytuje podklady pro evidenci nákladů spojených s provozem firemního vozového parku.
Praktické dopady a administrativní zjednodušení
Toto ustanovení má významný praktický dopad na každodenní fungování organizací, které disponují služebními vozidly a jejichž zaměstnanci pravidelně vykonávají kratší služební cesty. Eliminace nutnosti vystavování cestovních příkazů pro tyto krátké cesty představuje výrazné administrativní zjednodušení, které šetří čas jak zaměstnancům, tak personálnímu či ekonomickému oddělení, které by jinak muselo tyto dokumenty zpracovávat a archivovat.
Je však důležité zdůraznit, že tato výjimka se vztahuje výhradně na krátké služební cesty nepřesahující pět hodin a specificky na zaměstnance v pozici řidičů služebních vozidel. Pro delší služební cesty nebo cesty zaměstnanců, kteří nejsou primárně určeni jako řidiči služebních vozidel, zůstává povinnost vystavení standardního cestovního příkazu nadále v platnosti v plném rozsahu.
