Co doložit při daňových kontrolách k odpočtům DPH?
Daňové kontroly zaměřené na oprávněnost nároku na odpočet daně z přidané hodnoty představují pro ekonomické subjekty značnou administrativní zátěž a potenciální riziko. Při těchto kontrolách je zcela zásadní disponovat nejen formálně správnými daňovými doklady, ale rovněž komplexní podpůrnou dokumentací, která jednoznačně prokazuje, že fakturované plnění bylo skutečně realizováno v deklarovaném rozsahu a způsobem, který odpovídá zákonným požadavkům. Odpočet DPH uvedený na přijaté faktuře musí být podložen dalšími dokumenty, které společně vytvářejí ucelený a konzistentní obraz o uskutečněném obchodním případu.
Význam podrobné evidence a kompletní dokumentace
Zkušenosti z praxe jednoznačně potvrzují, že vedení detailní a systematické dokumentace k odpočtům DPH představuje klíčový prvek daňové bezpečnosti každého podnikatelského subjektu. Je mimořádně důležité pečlivě zaznamenávat a archivovat veškeré relevantní dokumenty vztahující se k celému průběhu obchodní transakce, počínaje iniciální objednávkou zboží či služby, přes její realizaci, až po finální dodání a následné zaúčtování v účetních systémech. Mezi stěžejní dokumenty, které by měly být součástí této evidence, patří především objednávky (ať už v písemné či elektronické formě), dopravní a přepravní listy, protokoly o převzetí zboží či akceptaci služeb, jakož i doklady potvrzující provedení úhrady fakturované částky.
Vzájemná provázanost dokumentů
Všechny výše zmíněné dokumenty by měly tvořit logicky provázaný celek, ve kterém jednotlivé doklady na sebe vzájemně navazují a korespondují s údaji zachycenými v účetnictví daňového subjektu. Kupříkladu údaje o množství, druhu a ceně dodávaného zboží by měly být konzistentní napříč objednávkou, dodacím listem i fakturou. Obdobně informace o termínech dodání či platebních podmínkách by měly být v souladu ve všech relevantních dokumentech. Tato vzájemná provázanost a konzistence představuje jeden z klíčových aspektů, které správce daně při kontrole oprávněnosti nároku na odpočet DPH posuzuje.
Častá pochybení v praxi
Bohužel, v každodenní podnikatelské praxi mnoha firem bývá precizní dokumentování obchodních případů značně podceňováno či dokonce zcela opomíjeno. Mnohé ekonomické subjekty se mylně domnívají, že pro uplatnění nároku na odpočet DPH postačí disponovat formálně správným daňovým dokladem, což představuje závažný omyl, který může mít při daňové kontrole fatální následky. Absence podpůrné dokumentace prokazující faktickou realizaci deklarovaného plnění představuje jeden z nejčastějších problémů, s nimiž se daňové subjekty při kontrolách potýkají.
Důsledky nedostatečné dokumentace
Nedostatečná či neúplná dokumentace může při daňové kontrole vést k zpochybnění oprávněnosti uplatněného odpočtu DPH, což následně vyústí v doměření daně včetně příslušného penále a úroků z prodlení. Správce daně nemá povinnost aktivně zjišťovat či dovozovat skutečnosti svědčící ve prospěch daňového subjektu - naopak, důkazní břemeno ohledně prokázání oprávněnosti nároku na odpočet DPH leží plně na bedrech daňového subjektu. Pokud tedy daňový subjekt nedisponuje adekvátní dokumentací, která by jeho nárok podpořila, musí počítat s vysokou pravděpodobností dodatečného vyměření daňové povinnosti.
Problematika stanovení ceny a paušálních plateb
Zvláštní pozornost je třeba věnovat dokladům souvisejícím se stanovením ceny fakturovaného plnění. Tato oblast představuje další rizikový faktor při daňových kontrolách. Zejména v případech, kdy je sjednána paušální cena za komplexní plnění zahrnující více dílčích položek, je nezbytné mít k dispozici podrobný položkový rozpis těchto dílčích plnění. Pokud daňový subjekt není schopen prokázat realizaci některé z položek zahrnutých v paušální ceně, správce daně zpravidla neuzná nárok na odpočet DPH v plné výši. Je důležité si uvědomit, že správce daně nemá povinnost samostatně zjišťovat či kalkulovat hodnotu skutečně realizovaného plnění - tuto povinnost má výhradně daňový subjekt.
Preventivní opatření a doporučení
Jediným efektivním způsobem, jak předcházet problémům při daňových kontrolách zaměřených na oprávněnost nároku na odpočet DPH, je důsledná a systematická archivace veškerých relevantních dokladů vztahujících se k uskutečněným plněním. Tato archivace by měla zahrnovat nejen doklady, jejichž uchovávání je přímo vyžadováno zákonem (daňové doklady, účetní záznamy apod.), ale rovněž další podpůrnou dokumentaci, která může posloužit jako důkazní prostředek při prokazování faktické realizace deklarovaného plnění. Právě tyto "nepovinné" doklady se při daňových kontrolách často stávají nejcennějším pomocníkem daňového subjektu a mohou rozhodnout o úspěšném výsledku kontroly.
