Co hrozí zaměstnavateli za nenahlášení nových zaměstnanců úřadům?
Jednou z klíčových povinností zaměstnavatelů, jejíž zanedbání může mít závažné následky, je řádné nahlášení nových zaměstnanců příslušným úřadům a institucím. Tato povinnost představuje základní administrativní úkon, který však mnozí zaměstnavatelé podceňují nebo dokonce vědomě opomíjejí, čímž se vystavují riziku významných finančních sankcí a dalších komplikací.
Zákonné povinnosti zaměstnavatele
Každý zaměstnavatel v České republice má ze zákona jasně definovanou povinnost informovat o nástupu nového zaměstnance několik klíčových institucí. Tato povinnost se vztahuje jak na tuzemské pracovníky, tak i na zahraniční zaměstnance, přičemž v případě zahraničních pracovníků existují ještě další specifické požadavky. Mezi hlavní instituce, které musí být o novém pracovním poměru informovány, patří především:
- Zdravotní pojišťovna příslušného zaměstnance, a to v zákonem stanovené lhůtě
- Česká správa sociálního zabezpečení (ČSSZ), která spravuje důchodové a nemocenské pojištění
- Finanční úřad, který musí být informován z důvodu správného odvádění daně z příjmů fyzických osob
V případě specifických kategorií zaměstnanců existují další povinnosti. Zaměstnávání zahraničních pracovníků bez ohledu na jejich původ je nutné vždy oznámit Úřadu práce České republiky. Podobně je tomu i v případě zaměstnávání osob se zdravotním postižením, kdy rovněž vzniká povinnost tuto skutečnost nahlásit příslušné pobočce Úřadu práce.
Sankce za nesplnění ohlašovací povinnosti
Nedodržení těchto zákonných povinností může pro zaměstnavatele znamenat velmi nepříjemné důsledky v podobě vysokých finančních sankcí. Tyto sankce nejsou zanedbatelné a mohou dosahovat stovek tisíc korun, v některých závažnějších případech dokonce i několika milionů korun. Výše pokuty se obvykle odvíjí od závažnosti porušení, míry zavinění zaměstnavatele, počtu nenahlášených zaměstnanců a také od toho, zda se jedná o první provinění nebo o opakované porušení zákona.
Konkrétní výše sankcí
Pokud zaměstnavatel nenahlásí nového zaměstnance příslušné zdravotní pojišťovně, může mu být udělena pokuta ve výši až 200 000 Kč v případě prvního takového provinění. Tato částka již sama o sobě představuje významnou finanční zátěž, zejména pro menší podniky a živnostníky. Situace se však výrazně zhoršuje v případě, že se zaměstnavatel dopouští tohoto provinění opakovaně. V takovém případě se může sankce vyšplhat až na 400 000 Kč, což už může představovat existenční problém pro menší podnikatelské subjekty.
Ještě závažnější situace nastává, pokud Státní úřad inspekce práce při kontrole odhalí, že zaměstnavatel zaměstnává osobu bez řádně uzavřené pracovní smlouvy nebo některé z dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr (DPP nebo DPČ). V takovém případě hovoříme o nelegálním zaměstnávání, a sankce se mohou v krajních případech vyšplhat až na ohromujících 10 000 000 Kč. Takto vysoká pokuta již může znamenat vážné finanční potíže i pro střední a větší společnosti.
Další důsledky porušení ohlašovací povinnosti
Je důležité si uvědomit, že samotné uhrazení pokuty nepředstavuje konec problémů pro zaměstnavatele. Udělením sankce celá záležitost zdaleka nekončí. Zaměstnavatel je i přes zpoždění a navzdory již udělené pokutě stále povinen dodatečně splnit svou ohlašovací povinnost vůči všem relevantním úřadům a institucím. To znamená, že musí zpětně nahlásit všechny zaměstnance, které řádně nenahlásil v zákonem stanovené lhůtě.
Kromě toho může být zaměstnavatel vystaven zvýšené pozornosti ze strany kontrolních orgánů v budoucnosti. Úřady si obvykle vedou záznamy o subjektech, které v minulosti porušily své zákonné povinnosti, a tyto subjekty se pak často stávají terčem častějších a důkladnějších kontrol. To může pro zaměstnavatele znamenat další administrativní zátěž a potenciální problémy.
Navíc, nenahlášení zaměstnance může mít i další nepřímé důsledky, jako je například neplatnost pojistného krytí zaměstnance v případě pracovního úrazu nebo nemoci z povolání, což může vést k dalším právním komplikacím a potenciálním žalobám ze strany poškozených zaměstnanců.
Prevence problémů s ohlašovací povinností
Vzhledem k závažnosti potenciálních sankcí je pro zaměstnavatele nanejvýš důležité věnovat náležitou pozornost svým zákonným povinnostem. Doporučuje se zavést důsledné interní procesy pro nábor nových zaměstnanců, které budou zahrnovat i všechny potřebné kroky k řádnému splnění ohlašovací povinnosti. Mnohé společnosti za tímto účelem využívají specializované personální software nebo služby externích personálních agentur či účetních firem, které jim pomáhají zajistit, že žádná zákonná povinnost nebude opomenuta.
V dnešní digitální době existuje také řada nástrojů a služeb, které mohou zaměstnavatelům pomoci automatizovat některé administrativní procesy spojené s ohlašováním nových zaměstnanců, čímž se minimalizuje riziko lidské chyby nebo opomenutí.
