Co je jednotné měsíční hlášení zaměstnavatelů?
Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatelů, známé pod zkratkou JMHZ, představuje zcela revoluční systém v oblasti administrativní komunikace mezi zaměstnavateli a státní správou, který bude spuštěn počátkem roku 2026. Tento inovativní nástroj zásadním způsobem transformuje dosavadní komplikovaný a roztříštěný systém podávání nejrůznějších hlášení, přehledů a výkazů, které museli zaměstnavatelé pravidelně a často velmi pracně vyplňovat a odesílat různým institucím státní správy. JMHZ přináší zásadní zjednodušení administrativní zátěže, jelikož nahrazuje téměř dvě desítky formulářů jediným centralizovaným hlášením.
Důvody zavedení jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatelů
Před zavedením jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatelů byli podnikatelé a personální oddělení firem nuceni opakovaně vyplňovat a zasílat obdobné údaje několika různým státním institucím. Tento neefektivní proces zahrnoval vyplňování přibližně 25 různých formulářů, které musely být odesílány České správě sociálního zabezpečení, Úřadu práce České republiky, orgánům Finanční správy České republiky a dalším státním úřadům. Každá z těchto institucí požadovala vlastní specifický formát dat, termíny odevzdání a způsoby komunikace, což vytvářelo enormní administrativní zátěž a zvyšovalo riziko chyb při zpracování.
Podstata a funkce jednotného měsíčního hlášení
Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatelů je komplexním systémem, prostřednictvím kterého budou zaměstnavatelé od 1. ledna 2026 plnit veškeré své ohlašovací povinnosti vůči státním institucím v jednotném formátu a prostřednictvím jediného komunikačního kanálu. Princip tohoto revolučního systému spočívá v tom, že zaměstnavatelé již nebudou muset opakovaně komunikovat s každou institucí zvlášť, ale budou měsíčně odesílat pouze jeden standardizovaný formulář digitální cestou přímo Ministerstvu práce a sociálních věcí České republiky.
Procesní postup a technické zajištění
Celý proces fungování jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatelů je navržen tak, aby maximálně využíval možnosti digitalizace a automatizace. Zaměstnavatelé budou zodpovědní za přípravu a odeslání digitálního formuláře JMHZ, který bude obsahovat veškerá potřebná data o zaměstnancích, mzdách, odvodech a dalších relevantních informacích. Po obdržení tohoto hlášení Ministerstvo práce a sociálních věcí ČR zajistí automatické sdílení těchto dat se všemi příslušnými státními institucemi, které tyto informace potřebují pro svou činnost. Tímto způsobem odpadá nutnost duplicitního zadávání údajů a mnohonásobné komunikace s různými úřady.
Termíny a povinnosti zaměstnavatelů
V rámci nového systému jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatelů byl stanoven jednotný termín pro zasílání požadovaných údajů. Zaměstnavatelé budou povinni odesílat toto hlášení vždy do 20. dne měsíce následujícího po měsíci, kterého se hlášení týká. To znamená, že například první jednotné měsíční hlášení zaměstnavatelů za leden 2026 bude muset být elektronicky odesláno nejpozději do 20. února 2026. Tato standardizace termínů přináší zaměstnavatelům větší přehlednost a eliminuje nutnost sledování různých lhůt pro různé instituce.
Technologické aspekty a digitalizace
Nový systém JMHZ je plně digitalizovaný, což odráží současný trend e-Governmentu a digitalizace státní správy. Veškerá komunikace bude probíhat elektronicky prostřednictvím zabezpečených komunikačních kanálů, což nejen zrychluje celý proces, ale také významně snižuje riziko chyb, které mohou vznikat při manuálním zpracování papírových formulářů. Pro zaměstnavatele to znamená nutnost zajistit si odpovídající technické vybavení a software, který bude kompatibilní s novým systémem, případně využít služeb specializovaných účetních nebo personálních společností, které tuto agendu zajistí.
Výhody pro zaměstnavatele a státní instituce
Zavedení jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatelů přináší četné výhody jak pro samotné zaměstnavatele, tak i pro státní instituce. Zaměstnavatelé budou benefitovat ze značného snížení administrativní zátěže, úspory času i nákladů spojených s přípravou a odesíláním různých hlášení. Odpadne nutnost opakovaného zadávání stejných dat do různých formulářů, což minimalizuje riziko chyb a následných komplikací. Pro státní instituce pak tento systém znamená efektivnější sdílení dat, konzistentnější informace a možnost lepší kontroly plnění povinností zaměstnavatelů.
