Co když zaměstnanec nemůže prokázat cestovní výdaje ze služební cesty?
Když zaměstnanec vykonává pracovní povinnosti a úkoly pro svého zaměstnavatele na místě, které se nachází mimo jeho obvyklé pracoviště uvedené v pracovní smlouvě, tedy koná takzvanou pracovní nebo služební cestu, vzniká mu ze zákona automaticky právní nárok na úhradu veškerých cestovních náhrad, které mu v souvislosti s touto cestou vznikly. Tento nárok zahrnuje všechny nutné a účelně vynaložené výdaje, které zaměstnanec musel vynaložit v rámci plnění svých pracovních povinností mimo své pravidelné místo výkonu práce. Mezi tyto výdaje patří především náklady na dopravu různými dopravními prostředky, ať už se jedná o vlak, autobus, letadlo či jiné veřejné dopravní prostředky, dále pak náklady na stravování během služební cesty a v neposlední řadě také náklady na případné ubytování, pokud služební cesta trvá déle než jeden den a vyžaduje přenocování mimo domov zaměstnance.
Povinnost dokládání vzniklých výdajů
Ve většině běžných případů je však nezbytné a ze zákona vyžadováno, aby zaměstnanec po návratu ze služební cesty svému zaměstnavateli řádně prokázal a doložil všechny vzniklé výdaje, na které si nárokuje cestovní náhrady. Toto prokazování se děje prostřednictvím předložení příslušných dokladů, které osvědčují skutečné vynaložení výdajů. Konkrétně se jedná například o jízdenky z vlaků, autobusů nebo jiných prostředků hromadné dopravy, letenky při použití letecké dopravy, účtenky a faktury z hotelů či jiných ubytovacích zařízení za poskytnuté ubytování, daňové doklady z restaurací za konzumované jídlo nebo nápoje a další podobné doklady. Tyto dokumenty slouží jako důkazní prostředek pro zaměstnavatele, že zaměstnanec skutečně vynaložil uvedené částky v souvislosti se svou pracovní cestou a že tyto výdaje byly nutné a účelné pro splnění pracovních úkolů, které mu zaměstnavatel uložil.
Problematická situace při ztrátě dokladů
Může však nastat nepříjemná a komplikovaná situace, kdy zaměstnanec potřebný doklad prokazující vznik určitého výdaje ztratí, například mu vypadne jízdenka z kapsy, účtenka z hotelu se ztratí v zavazadlech nebo ji omylem zahodí společně s jinými papíry. Rovněž se může stát, že určité doklady ani nevzniknou, protože například parkovací automat je technicky nefunkční a nevydá potvrzení o zaplacení parkovného, nebo zaměstnanec použije službu, kde není běžné vydávání dokladů. V takových případech se zaměstnanec ocitá v nezáviděníhodné situaci, kdy sice skutečně vynaložil určité výdaje v souvislosti se služební cestou, ale není schopen je řádně dokumentovat a prokázat svému zaměstnavateli. Vzniká tedy oprávnená otázka, zda má zaměstnanec i v těchto případech nárok na úhradu těchto výdajů, nebo zda o tento nárok tím, že doklad ztratil nebo jej nezískal, automaticky přichází.
Zákonná úprava náhrady cestovních výdajů
Náhrada cestovních výdajů při pracovní cestě je upravena v zákoníku práce, konkrétně v ustanovení § 34a, které stanoví základní pravidla pro poskytování těchto náhrad zaměstnancům. Podle tohoto ustanovení náleží zaměstnanci, který koná pracovní cestu nebo vykonává práci mimo své pravidelné pracoviště, náhrada cestovních výdajů v takzvané doložené výši, což znamená, že výše náhrady odpovídá skutečně vynaloženým a prokázaným nákladům. Zákon tedy klade důraz na to, že zaměstnanec musí být schopen prokázat, že tyto výdaje skutečně vznikly a v jaké konkrétní výši. Tento princip doložené výše se vztahuje na většinu cestovních výdajů, přičemž cílem je zajistit, aby zaměstnavatel hradil pouze skutečně vynaložené a oprávnené náklady, a nikoli fiktivní nebo přemrštěné částky.
Specifická pravidla pro ubytování
Výdaje na ubytování během služební cesty se poskytují zaměstnanci také v prokázané výši, což znamená, že zaměstnanec má nárok na úhradu skutečně zaplacené částky za ubytování, pokud tuto částku dokáže řádně prokázat. Způsob prokazování výdajů na ubytování je přesně vymezen zákonem, který stanoví, že výdaje na ubytování se prokazují daňovým dokladem, který musí být vystaven poskytovatelem ubytovacích služeb. Tímto daňovým dokladem je zpravidla faktura nebo účtenka z hotelu, penzionu, ubytovny nebo jiného ubytovacího zařízení, která musí obsahovat všechny náležitosti daňového dokladu podle příslušných právních předpisů. Pouhé čestné prohlášení zaměstnance nebo jiný neformální doklad není pro účely prokázání výdajů na ubytování dostačující, a zaměstnavatel má právo odmítnout úhradu těchto výdajů, pokud není předložen řádný daňový doklad od poskytovatele ubytování.
Další nutné vedlejší náklady
Kromě základních výdajů na dopravu a ubytování náleží zaměstnanci také náhrada dalších prokázaných nutných vedlejších nákladů, které vznikly v přímé souvislosti se služební cestou a byly nezbytné pro její realizaci. Mezi tyto vedlejší náklady patří například poplatky za zavazadla při cestování letadlem nebo vlakem, které musí být uhrazeny nad rámec základního jízdného, dále konzulární nebo administrativní poplatky za vyřízení víz do zemí, které je vyžadují pro vstup na své území, poplatky za očkování, pokud je určitá destinace vyžaduje, poplatky za parkování služebního vozidla nebo vozidla zaměstnance během služební cesty, mýtné při cestování po zpoplatněných komunikacích a další podobné výdaje. Všechny tyto vedlejší náklady musí být opět řádně prokázány příslušnými doklady, jako jsou účtenky, faktury nebo jiné dokumenty osvědčující jejich skutečné vynaložení, přičemž zaměstnavatel má právo požadovat předložení těchto dokladů a bez jejich předložení není povinen tyto náklady hradit.
Výjimky z povinnosti dokládání - stravné
Zákon však také stanoví důležité výjimky z obecného pravidla o nutnosti dokládat všechny vzniklé výdaje, což významně zjednodušuje administrativní proces při vyúčtování služebních cest. První významnou výjimkou jsou výdaje za stravné, které zaměstnanec nemusí žádným způsobem dokládat ani prokazovat, přestože mu náhrada za stravné během služební cesty ze zákona přísluší. Výše stravného je stanovena paušálně zákonem nebo vnitřním předpisem zaměstnavatele v závislosti na délce trvání služební cesty a destinaci, přičemž rozlišujeme základní sazby stravného pro tuzemsko a vyšší sazby pro zahraniční služební cesty, které se liší podle jednotlivých států. Zaměstnanec tak nemusí sbírat účtenky z restaurací ani jinak prokazovat, že skutečně stravu zakoupil nebo konzumoval, protože stravné je poskytováno jako paušální náhrada bez ohledu na skutečně vynaložené výdaje.
Výjimky z povinnosti dokládání - použití vlastního vozidla
Druhou důležitou výjimkou z povinnosti dokládat výdaje jsou náklady vzniklé použitím vlastního vozidla zaměstnance při služební cestě, které zaměstnanec rovněž nemusí dokládat jednotlivě a detailně, pokud je použití tohoto vozidla řádně schváleno zaměstnavatelem. I v tomto případě totiž přísluší zaměstnanci náhrada těchto výdajů ve formě zákonem stanoveného základního náhradového paušálu za každý ujetý kilometr, přičemž výše tohoto paušálu se liší podle druhu vozidla a objemu motoru. Existuje však zásadní podmínka pro vznik nároku na tuto náhradu, a tou je skutečnost, že použití vlastního vozidla zaměstnance k pracovní cestě musí zaměstnavatel zaměstnanci vždy předem schválit a odsouhlasit, ideálně v písemné formě nebo v rámci cestovního příkazu. Toto předchozí schválení je naprosto klíčové a bez něj nemá zaměstnanec na náhradu nárok.
Důležitost předchozího souhlasu zaměstnavatele s použitím vozidla
Pokud zaměstnavatel s použitím vlastního osobního automobilu zaměstnance pro účely služební cesty nesouhlasí a předem jej neschválí, protože například preferuje použití veřejné dopravy nebo služebního vozidla, nebo má jiné provozní důvody pro nesouhlas, není jeho povinností hradit zaměstnanci jakékoli náklady vzniklé použitím tohoto vozidla. Zaměstnanec, který by v takové situaci přesto použil své soukromé vozidlo bez předchozího souhlasu zaměstnavatele, nemá právní nárok na úhradu nákladů spojených s jeho provozem, jako je spotřeba pohonných hmot, opotřebení vozidla nebo parkovné. Zaměstnavatel může souhlas s použitím vlastního vozidla odmítnout z různých důvodů, například kvůli vyšším nákladům ve srovnání s veřejnou dopravou, z důvodů bezpečnosti, pojištění nebo prostě proto, že má k dispozici vlastní služební vozidla, která má zaměstnanec přednostně využívat.
Situace při ztrátě nebo nezískání dokladů
Může však nastat i komplikovaná situace, kdy zaměstnanec některé nutné náklady vzniklé mu během služební cesty prokázat nemůže nebo není schopen předložit požadované doklady, a to z různých objektivních důvodů. Typickým příkladem je situace, kdy zaměstnanec ztratil jízdenku z vlaku nebo autobusu, kterou mu při cestě vypadla z kapsy nebo ji omylem vyhodil spolu s jinými papíry. Další častou situací je případ, kdy parkovací automat, který zaměstnanec použil k úhradě parkovného, z technických důvodů nevydal potvrzení o zaplacení, nebo kdy toto potvrzení vydal, ale je nečitelné, vytištěné nekvalitně nebo se na něm nevyskytují všechny potřebné údaje. Podobně se může stát, že zaměstnanec zaplatí za službu v hotovosti a nepřebere si účtenku, nebo že poskytovatel služby odmítne vydat daňový doklad či jej vystaví nesprávně.
Právní postavení zaměstnavatele při nedoložených výdajích
V takových případech, kdy zaměstnanec není schopen předložit řádné doklady prokazující vynaložení určitých výdajů během služební cesty, nemá zaměstnavatel ze zákona automatickou povinnost tyto nedoložené cestovní výdaje zaměstnanci hradit. Výjimkou z tohoto pravidla jsou pouze již zmíněné případy stravného, které se nedokládá vůbec a poskytuje se paušálně, a případně náhrad za použití zaměstnancova vlastního automobilu, pokud bylo toto použití zaměstnavatelem předem řádně schváleno a odsouhlaseno, kdy se rovněž poskytuje paušální náhrada za ujeté kilometry bez nutnosti dokládat jednotlivé výdaje na pohonné hmoty, opravy nebo údržbu. U všech ostatních výdajů však platí princip doložené výše, což znamená, že bez předložení příslušných dokladů není zaměstnavatel povinen tyto výdaje uhradit, i když zaměstnanec trvá na tom, že je skutečně vynaložil.
Možnost dobrovolné úhrady nedoložených výdajů
Zákon však zaměstnavateli neklade žádné překážky ani omezení v tom, aby se z vlastní dobré vůle, z důvodu důvěry ve svého zaměstnance, při zohlednění konkrétních okolností případu nebo ze snahy o udržení dobrých pracovních vztahů rozhodl i tyto nedoložené nebo nedostatečně doložené náklady zaměstnanci uhradit, alespoň částečně nebo v plné výši. V takovém případě zaměstnavatel plně a samostatně rozhoduje o výši takové náhrady, protože jde o jeho dobrovolné plnění nad rámec zákonných povinností, a může tedy poskytnout náhradu v takové částce, jakou považuje za přiměřenou, spravedlivou a odpovídající skutečnosti. Zaměstnavatel má naprostou svobodu uvážení, zda a v jaké výši tyto nedoložené výdaje uhradí, přičemž může zohlednit důvěryhodnost zaměstnance, důvody, proč k nezískání nebo ztrátě dokladů došlo, obvyklou výši podobných výdajů a další relevantní okolnosti.
Čestné prohlášení jako náhradní dokument
V situaci, kdy se zaměstnavatel rozhodne dobrovolně uhradit zaměstnanci i nedoložené výdaje, je vhodné a doporučeníhodné, aby zaměstnanec v takovém případě sepsal a předal zaměstnavateli alespoň čestné prohlášení, které bude sloužit jako náhradní forma důkazního prostředku. V tomto čestném prohlášení by měl zaměstnanec jasně a srozumitelně potvrdit a stvrzovat, že předmětné výdaje skutečně vznikly a byly použity a vynaloženy v souvislosti se služební cestou při plnění pracovních úkolů, které mu zaměstnavatel uložil. Čestné prohlášení by mělo obsahovat specifikaci jednotlivých výdajů, jejich přibližnou výši, datum a místo vzniku, účel vynaložení a důvod, proč není možné předložit řádný doklad, například kvůli jeho ztrátě, zničení nebo nevydání ze strany poskytovatele služby. Toto čestné prohlášení sice nemá stejnou právní sílu jako řádný daňový doklad, ale poskytuje alespoň určitou formu dokumentace a může sloužit jako podklad pro případnou kontrolu nebo audit.
Přiměřenost výše náhrad
Výše těchto náhrad za nedoložené výdaje, které zaměstnavatel dobrovolně poskytuje zaměstnanci, by měla být stanovena v obvyklé a přiměřené výši, která odpovídá běžným tržním cenám podobných služeb nebo výrobků v dané lokalitě a čase. Zaměstnavatel by měl vycházet ze znalosti místních poměrů, obvyklých cen dopravy, ubytování nebo jiných služeb v destinaci, kam zaměstnanec cestoval, a měl by se snažit o spravedlivé ohodnocení skutečně vynaložených výdajů. Není vhodné, aby výše náhrady byla výrazně nadhodnocená oproti obvyklým cenám, protože by to mohlo vyvolat daňové komplikace a pochybnosti o oprávněnosti poskytnuté náhrady, ale zároveň by náhrada neměla být neúměrně nízká, pokud má skutečně kompenzovat zaměstnancovy výdaje. Přiměřenost výše náhrad lze doložit například porovnáním s cenami uvedenými na internetových portálech prodejců jízdenek, hotelů nebo jiných služeb, nebo na základě předchozích zkušeností s podobnými služebními cestami jiných zaměstnanců do stejné destinace.
