Daňově uznatelné výdaje jsou pro každou OSVČ mírně odlišné
Daňově uznatelné výdaje jsou pro každou OSVČ mírně odlišné, protože se odvíjejí od konkrétní podnikatelské činnosti, způsobu jejího výkonu i od toho, jaké náklady jsou potřebné k dosažení, zajištění a udržení zdanitelných příjmů.
Výdaje podle zákona o daních z příjmů
Výdaje, které mohou OSVČ snižovat základ daně, jsou vymezeny zejména zákonem o daních z příjmů, konkrétně v § 24. Již v prvním odstavci tohoto ustanovení je stanoveno, že daňově uznatelnými mohou být výdaje vynaložené na dosažení, zajištění a udržení zdanitelných příjmů. Nejde tedy pouze o náklady, které vedly k okamžitému získání konkrétního příjmu, ale také o výdaje související s přípravou podnikání, jeho běžným provozem nebo snahou udržet již existující příjmy.
Daňoýmv výdajem proto mohou být za určitých podmínek také náklady vynaložené ještě předtím, než OSVČ začne skutečně přijímat příjmy. Stejně tak může být uznatelný výdaj, který nakonec žádný příjem nevytvořil, pokud podnikatel prokáže, že jeho skutečným záměrem bylo prostřednictvím tohoto výdaje příjem získat, avšak plánovaný obchod, zakázka nebo podnikatelský záměr se z objektivních důvodů neuskutečnil. Rozhodující je především věcná souvislost s podnikáním, nikoliv pouze skutečnost, zda byl příjem nakonec opravdu dosažen.
Posuzování konkrétního nákladu
Je proto důležité si uvědomit, že neexistuje jeden univerzální seznam výdajů, který by byl stejný pro všechny OSVČ. Jiný okruh nákladů bude mít například grafik pracující z domova, jiný řemeslník, poradce, e-shop, dopravce nebo osoba poskytující IT služby. Pokud poplatník nenalezne konkrétní druh výdaje výslovně uvedený ve druhém odstavci § 24, může posoudit také ustanovení § 25, které vymezuje výdaje daňově neuznatelné. Současně je však nutné ověřit, zda výdaj splňuje obecnou podmínku souvislosti s dosažením, zajištěním nebo udržením zdanitelných příjmů a zda jeho uplatnění nevylučuje některé zvláštní ustanovení zákona.
Výdaj, který neslouží výhradně podnikatelské činnosti, nemusí být automaticky vyloučen v celém rozsahu. Pokud má náklad současně podnikatelský i soukromý charakter, lze zpravidla uvažovat o jeho uplatnění pouze v poměrné části, která odpovídá využití pro podnikání. V praxi se často stanovuje procentuální poměr podnikatelského a soukromého využití. U některých druhů majetku nebo provozních nákladů však může být přesnější určit poměr podle skutečného používání, například podle času, plochy, počtu použití nebo počtu ujetých kilometrů.
Smíšené využití majetku a automobilu
Typickým příkladem smíšeného využití je automobil, který OSVČ používá jak při podnikatelských cestách, tak pro soukromé účely. V takovém případě může být podnikatelský poměr stanoven například na základě evidence ujetých kilometrů, z níž bude patrné, kolik kilometrů bylo ujeto v souvislosti s podnikáním a kolik soukromě. Podle takto stanoveného poměru se nemusí krátit pouze výdaje na pohonné hmoty, ale také náklady na opravy, údržbu, pojištění, dálniční poplatky nebo další provozní výdaje. Do poměrné výše mohou být za určitých okolností zahrnuty také odpisy automobilu připadající na příslušný kalendářní rok.
Zvolený způsob krácení by měl být přiměřený, logický, dlouhodobě použitelný a především prokazatelný. OSVČ by proto měla být schopna vysvětlit, jak k danému poměru dospěla a z jakých podkladů vycházela. Nestačí pouze bez dalšího uvést náhodně zvolené procento, pokud neodpovídá skutečnému způsobu využívání majetku. U nákladů spojených s domácí pracovnou, telefonem nebo internetovým připojením může být poměr stanoven například podle podlahové plochy využívané pro podnikání, podle intenzity používání nebo podle jiného objektivně odůvodnitelného kritéria.
Daňová evidence a uchovávání dokladů
Pokud se OSVČ rozhodne uplatňovat výdaje ve skutečně prokázané výši, vztahuje se na ni povinnost vést daňovou evidenci podle § 7b zákona o daních z příjmů. Tato evidence nemusí mít podobu složitého účetního systému a její konkrétní forma není obecně předepsána tak podrobně, jako je tomu u účetnictví. Zákon především požaduje, aby byly výdaje vedeny v členění potřebném pro zjištění základu daně. V jednoduchém případě tak může postačovat například přehledná tabulka v Excelu, která bude obsahovat datum úhrady, popis výdaje, částku a označení, zda jde o výdaj daňový, nebo nedaňový.
Pokud však OSVČ nechce evidenci vést pouze jako podklad pro získání jediné částky do daňového přiznání, je vhodné zaznamenávat také další informace, například číslo dokladu, dodavatele, způsob úhrady, vazbu na konkrétní zakázku, případný poměr podnikatelského a soukromého využití nebo poznámku k daňové uznatelnosti. Součástí podkladů by měly být rovněž faktury, účtenky, paragony, smlouvy, objednávky, cestovní příkazy, bankovní výpisy a další dokumenty, které mohou prokázat skutečné uskutečnění výdaje a jeho souvislost s podnikatelskou činností.
Rozhodný okamžik a archivace dokladů
Daňovou evidenci i příslušné účetní a daňové doklady musí OSVČ uchovávat po všechna zdaňovací období, u nichž dosud neuplynula lhůta pro stanovení daně. Je přitom nutné počítat také s možným prodloužením této lhůty, například v případě vykázání daňové ztráty, protože její uplatňování může ovlivnit i následná zdaňovací období. Dokumenty by proto neměly být likvidovány pouze na základě toho, že uplynulo několik let od jejich vystavení, ale až po ověření, že již skutečně není možné jejich potřebnost pro daňové řízení relevantně očekávat.
Daňová evidence vedená pro účely daně z příjmů navíc není totožná s evidencí pro účely daně z přidané hodnoty. U plátců DPH platí vlastní pravidla pro evidenci, prokazování nároku na odpočet i pro uchovávání daňových dokladů a příslušných záznamů, přičemž lhůty mohou být odlišné a v některých případech delší. Pro účely daně z příjmů je zásadní zejména den, kdy byl výdaj skutečně uhrazen, tedy kdy došlo k reálnému výdeji peněžních prostředků. Tento okamžik však nemusí odpovídat tomu, kdy se stejný doklad uplatňuje v přiznání k DPH, protože pravidla pro DPH se řídí jinými principy a rozhodnými okamžiky.
