Do konce dubna 2026 je třeba doplnit údaje do registru u zaměstnávaných cizinců
V souvislosti se spuštěním nového systému Jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatelů (JHMZ) od 1. dubna 2026 vznikla zaměstnavatelům nová administrativní povinnost týkající se zahraničních zaměstnanců, kteří u nich pracují již před tímto datem – všechny chybějící údaje o těchto osobách musí být doplněny do registru zaměstnanců nejpozději do 30. dubna 2026.
2. Na které zaměstnance se povinnost vztahuje
Tato povinnost se vztahuje na přesně vymezenou skupinu zahraničních zaměstnanců, u nichž musí být splněny zároveň všechny níže uvedené podmínky. Konkrétně se jedná o situace, kdy cizinec nastoupil k danému zaměstnavateli před 1. dubnem 2026, přičemž jeho nástup do zaměstnání byl v té době řádně nahlášen prostřednictvím tzv. informačních karet nebo sdělení, tedy nástrojů, které byly součástí tehdejšího systému hlášení. Zároveň musí platit, že tento zaměstnanec byl ke dni 31. března 2026 veden v registru pojištěnců České správy sociálního zabezpečení (ČSSZ), a jeho pracovní poměr nebo jiný pracovněprávní vztah u téhož zaměstnavatele nepřetržitě pokračuje i po 1. dubnu 2026. Teprve při současném splnění všech těchto podmínek vzniká zaměstnavateli povinnost k doplnění rozšířeného setu údajů.
3. Jak správně povinnost splnit
Zaměstnavatel, který zaměstnává cizince splňující výše popsaná kritéria, je povinen dohlásit veškeré rozšířené údaje o těchto osobách prostřednictvím konkrétního podání, a to formuláře Registrace zaměstnance označovaného zkratkou REGZEC, přičemž toto podání musí být vyplněno s typem akce 3, který odpovídá změně již existujícího záznamu. Prostřednictvím tohoto podání je zaměstnavatel povinen uvést všechny ty informace a údaje, které nebyly v rámci původního Oznámení nástupu do zaměstnání (ONZ) evidovány, jelikož tehdejší formulář ČSSZ nepožadoval tak rozsáhlý soubor dat, jaký je vyžadován v novém systému JMHZ. Celé toto podání musí být zaměstnavatelem úspěšně odesláno a zpracováno nejpozději do 30. dubna 2026, přičemž nedodržení této lhůty může mít pro zaměstnavatele nepříznivé právní a administrativní důsledky.
4. Proč nelze data převést automaticky
Skutečnost, že zaměstnavatelé musejí veškeré údaje o zahraničních zaměstnancích zadávat do nového systému ručně a znovu, vyplývá z technických omezení, která bohužel neumožňují automatický ani jinak zjednodušený přenos dat z původní evidence do nového systému JMHZ. Stávající databáze a evidence vedená v rámci původního systému ONZ a registru pojištěnců ČSSZ je totiž z hlediska své datové struktury, formátu i technického řešení natolik odlišná od nového systému Jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatelů, že přímá migrace či automatické převzetí již dříve zadaných a uložených informací není technicky proveditelná. Z toho důvodu neexistuje žádný způsob, jak by příslušné orgány nebo provozovatelé systému mohli tato data přesunout za zaměstnavatele, a veškerá odpovědnost za správné, úplné a včasné doplnění chybějících údajů leží výhradně na samotném zaměstnavateli.
5. Propojení s přechozí evidencí ONZ
Vedle doplnění nových a dosud neevidovaných údajů jsou zaměstnavatelé také povinni zajistit, aby do nového registru zaměstnanců v systému JMHZ byly převedeny veškeré relevantní informace o dotčených cizincích, které byly původně vedeny v předchozí evidenci v rámci Oznámení o nástupu do zaměstnání. To v praxi znamená, že zaměstnavatel nesmí při vyplňování formuláře REGZEC s typem akce 3 vycházet pouze z nových nebo aktuálně dostupných informací, ale musí důsledně zkontrolovat a zohlednit rovněž veškerá historická data, která byla o daném zaměstnanci v minulosti nahlášena prostřednictvím ONZ, a tato data v odpovídající podobě zahrnout do nového podání tak, aby byl výsledný záznam v systému JMHZ úplný, konzistentní a odpovídající skutečnému stavu pracovněprávního vztahu od jeho samotného vzniku.
