Jak je to s cestovními náhradami při přerušení pracovní cesty?
Pracovní cesta je definována jako časově omezené vyslání zaměstnance zaměstnavatelem k výkonu práce mimo sjednané místo výkonu práce. Během této doby vzniká zaměstnanci nárok na různé druhy cestovních náhrad, mezi něž typicky patří náhrada jízdních výdajů, náhrada výdajů za ubytování, stravné a náhrada nutných vedlejších výdajů. Tyto náhrady mají kompenzovat zaměstnanci zvýšené životní náklady, které mu vznikají v důsledku pracovní cesty, a jsou tak významným prvkem ochrany jeho ekonomických zájmů.
Podstata přerušení pracovní cesty na žádost zaměstnance
V některých případech může nastat situace, kdy zaměstnanec z osobních důvodů požádá o dočasné přerušení pracovní cesty. Může se jednat například o rodinné důvody, osobní záležitosti či jiné soukromé aktivity, které si zaměstnanec potřebuje během pracovní cesty vyřídit. Je třeba zdůraznit, že přerušení pracovní cesty je možné pouze na základě dohody mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem, nikoliv jednostranným rozhodnutím zaměstnance.
Dopad přerušení pracovní cesty na poskytování cestovních náhrad
Klíčovou informací pro zaměstnance je skutečnost, že pokud je pracovní cesta, na které zaměstnanec koná zadané úkoly pro svého zaměstnavatele, na jeho žádost přerušena, má to zásadní vliv na rozsah zaměstnavatelem poskytovaných zákonných cestovních náhrad. S přerušením pracovní cesty se automaticky přeruší i poskytování všech cestovních náhrad, které by jinak zaměstnanci náležely, kdyby pracovní cesta přerušena nebyla. Toto pravidlo vychází z logického předpokladu, že během přerušení pracovní cesty zaměstnanec nekoná práci pro zaměstnavatele, a tedy mu nevznikají výdaje související s výkonem práce.
Období přerušení jako doba osobního volna zaměstnance
Je nezbytné si uvědomit, že pokud je pracovní cesta na žádost zaměstnance přerušena, jedná se v době přerušení o dobu volna zaměstnance. Po tuto dobu zaměstnanec nejen že nevykonává pracovní úkoly, ale také mu nepřísluší žádné náhrady cestovních výdajů. Tato skutečnost se projevuje především v oblasti stravného, které zaměstnanci za dobu přerušení pracovní cesty nenáleží, a také v nákladech za ubytování, které si v době přerušení musí zaměstnanec hradit z vlastních prostředků.
Dopad na stravné
Stravné jako jedna z nejčastějších forem cestovních náhrad je poskytováno za každý kalendářní den pracovní cesty v závislosti na době trvání pracovní cesty. Při přerušení pracovní cesty je poskytování stravného pozastaveno, což může mít významný dopad na celkovou výši cestovních náhrad. Například pokud zaměstnanec přeruší pracovní cestu na jeden den, ztrácí nárok na stravné za tento den, a to i v případě, že by jinak na něj měl nárok vzhledem k celkové délce pracovní cesty.
Dopad na náhradu za ubytování
Další významnou položkou cestovních náhrad je náhrada výdajů za ubytování. Pokud zaměstnanec přeruší pracovní cestu, ztrácí nárok na proplacení ubytování po dobu přerušení. To znamená, že pokud si zaměstnanec ponechá ubytování i během přerušení pracovní cesty (například proto, že je to ekonomicky výhodnější než ukončit ubytování a poté si zajistit nové), musí si náklady za toto ubytování v době přerušení hradit sám.
Dopad na jízdní výdaje
Přerušení pracovní cesty má vliv i na náhradu jízdních výdajů. Zaměstnanec nemá nárok na proplacení jízdních výdajů, které mu vzniknou v souvislosti s cestami uskutečněnými během přerušení pracovní cesty. Například pokud zaměstnanec během přerušení pracovní cesty cestuje z místa pracovní cesty domů a zpět, jízdní výdaje spojené s touto cestou si hradí sám.
Význam předchozího informování zaměstnance
Vzhledem k výše uvedeným dopadům je nanejvýš důležité, aby zaměstnanec, který žádá o přerušení pracovní cesty, byl již v okamžiku podání žádosti informován o tom, že v době přerušení mu zaměstnavatel cestovní výdaje kompenzovat nebude. Tato informace by měla být poskytnuta jasně a srozumitelně, aby zaměstnanec nebyl později nemile překvapen případnou výší výdajů v době přerušení, kterou si bude muset uhradit sám. Nedostatečná informovanost v této oblasti může vést k nedorozuměním a sporům mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem.
Důležitost přesné dohody o přerušení pracovní cesty
Pro předcházení potenciálním nesrovnalostem a sporům je klíčové, aby v dohodě o přerušení pracovní cesty, kterou musí zaměstnanec se zaměstnavatelem sjednat, bylo vždy přesně určeno, od jakého okamžiku do kdy se pracovní cesta přerušuje. Toto časové vymezení by mělo být co nejpřesnější, ideálně s uvedením konkrétního data a času začátku a konce přerušení. Přesné časové vymezení je důležité nejen pro správné vypočítání cestovních náhrad, ale také pro případné řešení pojistných událostí či pracovních úrazů, které by mohly během pracovní cesty nastat.
Formální náležitosti dohody o přerušení pracovní cesty
Dohoda o přerušení pracovní cesty by měla mít písemnou formu, ačkoliv zákoník práce explicitně písemnou formu nevyžaduje. Písemná forma však zajišťuje průkaznost v případě pozdějších sporů. Dohoda by měla obsahovat identifikaci zaměstnance a zaměstnavatele, specifikaci pracovní cesty, důvod přerušení, přesné časové vymezení přerušení a výslovné ustanovení o tom, že během přerušení nevzniká nárok na cestovní náhrady. Je vhodné, aby dohoda obsahovala také poučení zaměstnance o finančních dopadech přerušení pracovní cesty.
Vliv přerušení pracovní cesty na odpovědnost zaměstnavatele
Kromě finančních aspektů má přerušení pracovní cesty vliv i na odpovědnostní vztahy mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem. Během přerušení pracovní cesty se přerušuje nejen poskytování cestovních náhrad, ale také odpovědnost zaměstnavatele za případné škody, které by zaměstnanci mohly vzniknout. Zaměstnanec by si měl být vědom toho, že během přerušení pracovní cesty se na něj nevztahuje pojištění odpovědnosti zaměstnavatele a že případné škody, které mu vzniknou, si bude muset řešit sám nebo prostřednictvím svého vlastního pojištění.
