Jak je to s úhradou nákladů při odvolání z dovolené?
Problematika odvolání zaměstnance z dovolené a související finanční kompenzace je v českém právním řádu explicitně upravena v zákoníku práce, konkrétně v ustanovení § 217 odstavec 4. Toto ustanovení jednoznačně stanoví, že pokud zaměstnavatel přistoupí k odvolání zaměstnance z již nastoupené dovolené, případně mu řádně naplánovanou dovolenou zruší nebo jednostranně změní termín jejího čerpání, vzniká mu automaticky zákonná povinnost uhradit veškeré náklady, které zaměstnanci v přímé souvislosti s tímto rozhodnutím zaměstnavatele prokazatelně vznikly.
Zákonodárce touto úpravou reflektuje skutečnost, že zaměstnavatelovo právo na změnu termínu dovolené či odvolání z dovolené nemůže být uplatňováno bez příslušné ekonomické odpovědnosti za důsledky takového jednání. Zaměstnanec, který v dobré víře plánuje svůj osobní a rodinný život, často vynakládá nemalé finanční prostředky na rekreaci, a neměl by tedy nést negativní majetkové důsledky rozhodnutí, které učinil zaměstnavatel ve svém zájmu.
Rozsah hrazených nákladů při odvolání z dovolené
Spektrum nákladů, které je zaměstnavatel povinen zaměstnanci uhradit v případě odvolání z dovolené, je poměrně široké. Primárně sem patří veškeré cestovní výdaje, které zaměstnanci vzniknou při návratu z místa, kde trávil dovolenou, zpět na pracoviště. Tyto náklady mohou zahrnovat jízdenky veřejné dopravy, letenky, výdaje za pohonné hmoty při použití soukromého vozidla, případně i náklady na ubytování během cesty, pokud se jedná o delší vzdálenost vyžadující přenocování.
Vedle cestovních nákladů jsou významnou položkou také finanční ztráty související s předčasným ukončením pobytu nebo jeho úplným nevyužitím. V této kategorii figurují především různé stornovací poplatky, které zaměstnanec musí uhradit poskytovatelům ubytovacích, stravovacích či jiných služeb. Může se jednat o nevratné zálohy na ubytování, penalizace za předčasné ukončení pobytu, propadlé zálohy na stravování, zrušené výlety, exkurze, sportovní či kulturní akce, které měl zaměstnanec v rámci své dovolené zarezervované a zaplacené.
V určitých případech mohou být součástí těchto nákladů i výdaje spojené s pojištěním dovolené, pokud toto pojištění nepokrývá zrušení ze strany zaměstnavatele, případně náklady na změnu či zrušení cestovního pojištění. Nelze opomenout ani případné výdaje za neuskutečněné očkování před cestou do exotických destinací či jiné zdravotní úkony, které zaměstnanec podstoupil specificky v souvislosti s plánovanou dovolenou.
Prokazování výše vzniklých nákladů
Pro úspěšné uplatnění nároku na náhradu nákladů je zásadní, aby zaměstnanec dokázal přesně a spolehlivě prokázat jejich výši. Zákoník práce stanoví, že zaměstnavatel je povinen uhradit tyto náklady v "zaměstnancem prokázané výši", což znamená, že důkazní břemeno ohledně existence a výše těchto nákladů leží plně na zaměstnanci.
Zaměstnanec by proto měl pečlivě uchovávat veškeré relevantní doklady - faktury, účtenky, potvrzení o platbách, rezervační dokumenty, storno faktury a jakékoliv další písemné materiály, které dokládají nejen samotnou výši vynaložených prostředků, ale také časovou souvislost s plánovanou dovolenou a její zrušení či přerušení ze strany zaměstnavatele. Zásadní význam mají především data uvedená na těchto dokladech, která musí korespondovat s obdobím plánované dovolené a časem jejího zrušení či odvolání.
Pro zaměstnance je výhodné vést si přesnou evidenci všech telefonických či elektronických komunikací s poskytovateli služeb, během nichž řešil zrušení rezervací a vyčíslení stornovacích poplatků. V ideálním případě by měl disponovat písemným potvrzením od těchto subjektů, které jasně specifikuje výši stornopoplatků a okolnosti jejich vzniku.
Příčinná souvislost jako klíčový faktor
Zákon výslovně stanoví, že náklady musí vzniknout "v příčinné souvislosti s odvoláním z dovolené". To znamená, že mezi rozhodnutím zaměstnavatele o odvolání z dovolené či její změně a vzniklými náklady musí existovat přímá kauzální vazba. Zaměstnanec tedy nemůže požadovat úhradu nákladů, které by mu vznikly bez ohledu na odvolání z dovolené nebo které s dovolenou přímo nesouvisejí.
Tato podmínka může být v praxi zdrojem určitých interpretačních nejasností, například pokud zaměstnanec zruší i jiné plánované aktivity, které přímo nesouvisely s dovolenou, ale časově na ni navazovaly. V takových případech je vhodné zvážit všechny okolnosti a posoudit, zda by dané náklady vznikly i bez odvolání z dovolené, nebo zda jsou skutečně přímým důsledkem rozhodnutí zaměstnavatele.
Časové hledisko uplatnění nároku
Ačkoliv zákoník práce nestanoví speciální lhůtu pro uplatnění nároku na náhradu nákladů vzniklých v souvislosti s odvoláním z dovolené, platí zde obecná ustanovení o promlčení. Právo na náhradu těchto nákladů se promlčuje v obecné tříleté promlčecí lhůtě, která začíná běžet od okamžiku, kdy právo mohlo být uplatněno poprvé, tedy zpravidla od okamžiku, kdy náklady skutečně vznikly.
Přestože zákon poskytuje relativně dlouhou dobu pro uplatnění tohoto nároku, je v zájmu zaměstnance, aby jej uplatnil co nejdříve po vzniku nákladů, ideálně bezprostředně poté, co shromáždí všechny potřebné podklady a doklady. Včasné uplatnění nároku totiž nejen minimalizuje riziko jeho promlčení, ale také zvyšuje pravděpodobnost úspěšného prokázání všech rozhodných skutečností, neboť s odstupem času může být obtížnější některé okolnosti doložit či vysvětlit.
