Jak nakládat s kopiemi rodných listů dokládaných zaměstnancem?
Pokud zaměstnavatel vyžaduje od zaměstnance předložení rodného listu dítěte za účelem uplatnění daňového zvýhodnění na vyživované dítě, je vždy bezpodmínečně povinen postupovat v plném souladu s platnou legislativou na ochranu osobních údajů, konkrétně s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679, obecně známým pod zkratkou GDPR, které stanovuje přísná pravidla pro zpracování osobních údajů fyzických osob a jehož dodržování je pro každého zaměstnavatele jakožto správce osobních údajů zcela závaznou právní povinností.
Kdy zaměstnavatel rodný list požaduje
Zaměstnavatel přistupuje k vyžádání kopie rodného listu dítěte zaměstnance zejména v těch situacích, kdy zaměstnanec uplatňuje nárok na daňové zvýhodnění na vyživované děti, přičemž tento nárok musí být řádně doložen relevantními dokumenty prokazujícími existenci vyživovacího vztahu a věk dítěte. Rodný list v takovém případě slouží jako klíčový doklad potvrzující totožnost dítěte, jeho datum narození a příbuzenský vztah k zaměstnanci, tedy skutečnosti, které jsou z hlediska správného daňového posouzení zcela nezbytné a bez jejichž ověření by zaměstnavatel nemohl nárokované daňové zvýhodnění zaměstnanci přiznat a správně zohlednit při výpočtu měsíčních záloh na daň z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti.
Zásada minimalizace osobních údajů
Při samotném pořizování fotokopií rodných listů je zaměstnavatel striktně vázán základními zásadami zpracování osobních údajů vyplývajícími z nařízení GDPR, přičemž klíčovou roli zde sehrává zejména zásada minimalizace údajů, která jednoznačně ukládá, že smí být zpracovávány pouze ty osobní údaje, jež jsou přiměřené, relevantní a omezené na nezbytný rozsah ve vztahu k účelu, pro který jsou zpracovávány. V praxi to pro zaměstnavatele znamená, že při pořízení kopie rodného listu nesmí bez dalšího uchovávat veškeré údaje, které se na tomto dokumentu nacházejí, neboť rodný list zpravidla obsahuje celou řadu informací, které pro účely daňového zvýhodnění nejsou nijak relevantní ani potřebné, a jejich uchovávání by tak bylo v přímém rozporu s výše zmíněnou zásadou minimalizace a potažmo i s dalšími zásadami GDPR, jako je například zásada účelového omezení či zásada integrity a důvěrnosti zpracovávaných osobních údajů.
Anonymizace nepotřebných údajů
Z výše popsaných důvodů je naprosto zásadní, aby zaměstnavatel před samotným uložením kopie rodného listu do osobního spisu zaměstnance důkladně posoudil, které konkrétní údaje uvedené v daném dokumentu jsou skutečně nezbytné pro daňové posouzení uplatňovaného zvýhodnění, a veškeré ostatní údaje, které tomuto účelu neslouží a nejsou pro něj relevantní, na pořízené kopii viditelně a nevratně anonymizoval, tedy znečitelnil jejich začerněním či jiným vhodným způsobem tak, aby tyto údaje nebyly nadále čitelné ani rekonstruovatelné, čímž zaměstnavatel nejen splní svou zákonnou povinnost vyplývající z nařízení GDPR, ale zároveň co nejšetrněji ochrání soukromí dotčeného dítěte i samotného zaměstnance a výrazně minimalizuje riziko případného zneužití citlivých osobních údajů, které by mohlo mít pro všechny zúčastněné strany závažné právní i praktické důsledky.
