Jak napsat žádost o převod dovolené k novému zaměstnavateli?
Česká pracovněprávní legislativa, konkrétně zákoník práce, pamatuje i na situace, kdy zaměstnanec v průběhu kalendářního roku mění své pracovní působiště. V takovém případě existuje možnost, která umožňuje zaměstnanci požádat o převedení nevyčerpané části dovolené, na niž mu vznikl nárok u stávajícího zaměstnavatele, k zaměstnavateli novému. Toto ustanovení reflektuje fakt, že právo na dovolenou je jedním ze základních práv zaměstnanců a jeho realizace by neměla být znemožněna pouze z důvodu změny zaměstnavatele.
Je však důležité zdůraznit, že převod dovolené není automatickým procesem, který by nastával při každém ukončení pracovního poměru. Jedná se o možnost, o kterou musí zaměstnanec aktivně požádat, a která je podmíněna souhlasem obou zúčastněných stran - jak stávajícího, tak i budoucího zaměstnavatele.
Iniciativa musí vyjít od zaměstnance
Klíčovým aspektem celého procesu je skutečnost, že zaměstnanec, který má zájem o převedení nevyčerpané dovolené, musí projevit vlastní iniciativu. To znamená, že pokud zaměstnanec tuto možnost zvažuje, je nezbytné, aby sám aktivně oslovil svého současného zaměstnavatele s konkrétní žádostí o převod nevyčerpané části dovolené. Bez této aktivní žádosti ze strany zaměstnance nemůže k převodu dojít, a to ani v případě, že by s ním oba zaměstnavatelé souhlasili.
Zaměstnanec by měl svou žádost adresovat zaměstnavateli, u kterého jeho pracovní poměr končí, nikoliv tomu, ke kterému nově nastupuje. Je to totiž stávající zaměstnavatel, kdo disponuje informacemi o výši nevyčerpaného nároku na dovolenou a kdo má pravomoc o převodu rozhodnout.
Žádost je nutné podat v předstihu před skončením pracovního poměru
Z praktického hlediska je nanejvýš vhodné podat žádost o převod dovolené s dostatečným časovým předstihem před plánovaným ukončením pracovního poměru. Doporučuje se předložit žádost alespoň několik týdnů před tímto datem, aby měli oba zaměstnavatelé dostatek času na vzájemnou komunikaci a dohodnutí podmínek převodu.
Včasné podání žádosti je důležité i proto, že pokud by zaměstnanec požádal o převod dovolené příliš pozdě, například až v den ukončení pracovního poměru, stávající zaměstnavatel by již nemusel mít dostatek času na provedení všech potřebných administrativních úkonů a na komunikaci s novým zaměstnavatelem. V takovém případě by mohla být žádost zamítnuta i přesto, že by za jiných okolností byla schválena.
Formální náležitosti žádosti o převod dovolené
Ačkoliv zákoník práce nestanovuje jednotný formulář nebo přesnou podobu žádosti o převod dovolené, je nezbytné, aby byla tato žádost podána v písemné formě. Písemná forma zajišťuje, že obě strany mají jasný doklad o tom, že žádost byla skutečně podána, a také o jejím přesném obsahu.
Žádost o převod dovolené by měla být zpracována formou individuálního dopisu, který obsahuje několik klíčových informací:
1. Identifikační údaje současného zaměstnavatele - Zde by měl být uveden přesný název společnosti, IČO, sídlo a případně i jméno odpovědné osoby (například vedoucího personálního oddělení nebo přímého nadřízeného).
2. Identifikační údaje žadatele - Tato část by měla obsahovat jméno a příjmení zaměstnance, jeho datum narození, adresu trvalého bydliště a případně i osobní číslo, pokud je ve firmě používáno.
3. Jasné označení dokumentu jako žádosti o převod dovolené - V hlavičce nebo v úvodu dopisu by mělo být jednoznačně uvedeno, že se jedná o "Žádost o převod nevyčerpané dovolené k novému zaměstnavateli".
4. Popis důvodu žádosti - Zde by měl zaměstnanec stručně vysvětlit, proč o převod dovolené žádá, například z důvodu plynulého přechodu k novému zaměstnavateli nebo z potřeby zachování kontinuity práva na dovolenou.
5. Identifikační údaje nového zaměstnavatele - Tyto údaje by měly být stejně detailní jako v případě stávajícího zaměstnavatele, tedy název společnosti, IČO, sídlo a případně i kontaktní osobu.
6. Přesné datum ukončení stávajícího pracovního poměru a začátku nového - Tyto informace jsou klíčové pro správné načasování celého procesu a pro výpočet výše převáděné dovolené.
7. Informace o výši nevyčerpané dovolené - Pokud má zaměstnanec tyto informace k dispozici, měl by uvést, kolik dní dovolené mu zbývá k čerpání a o převod jakého počtu dní žádá.
8. Datum a vlastnoruční podpis - Tyto náležitosti jsou nezbytné pro platnost dokumentu a neměly by v žádosti chybět.
Proces schvalování žádosti a dohoda mezi zaměstnavateli
Po podání žádosti o převod dovolené následuje proces jejího posouzení a schválení. Tento proces zahrnuje nejen rozhodnutí stávajícího zaměstnavatele, ale také dohodu mezi oběma zaměstnavateli o konkrétních podmínkách převodu.
Stávající zaměstnavatel po obdržení žádosti zváží, zda jí vyhoví. Pokud se rozhodne žádosti vyhovět, kontaktuje nového zaměstnavatele a zahájí s ním jednání o podmínkách převodu. Tato jednání se týkají především finanční stránky věci, konkrétně úhrady náhrady mzdy nebo platu za převáděnou část dovolené.
Oba zaměstnavatelé musí dospět k vzájemné dohodě, zejména pokud jde o část dovolené, na kterou by zaměstnanci u stávajícího zaměstnavatele nevzniklo právo (například poměrná část dovolené za neodpracované období). V takovém případě musí nový zaměstnavatel uhradit stávajícímu zaměstnavateli odpovídající náhradu.
Je důležité si uvědomit, že ani stávající, ani nový zaměstnavatel nemají zákonnou povinnost žádosti o převod dovolené vyhovět. Jedná se o možnost, nikoliv o povinnost, a konečné rozhodnutí závisí na dohodě všech zúčastněných stran.
