Jak nastavit přihlašování nových zaměstnanců od července 2026?
Od 1. července 2026 vstupuje v platnost nová zákonná povinnost, která zásadním způsobem mění dosavadní praxi při přihlašování nových zaměstnanců do evidence. Zaměstnavatelé budou nově povinni nahlásit každého nastupujícího zaměstnance – včetně tuzemských pracovníků – do evidence zaměstnanců dle zákona o JMHZ, a to nejpozději před samotným okamžikem, kdy daný zaměstnanec nastoupí k výkonu práce. Nejdříve však bude možné toto přihlášení provést ve lhůtě 8 kalendářních dní před předpokládaným dnem nástupu do zaměstnání. Toto oznamovací okno je tedy přesně vymezené a jeho nedodržení může mít pro zaměstnavatele závažné právní i finanční důsledky.
Proč je nutné začít s přípravou již nyní
Vzhledem k tomu, že změna nabývá účinnosti již od 1. července 2026 a my se právě nacházíme na začátku června 2026, zbývá zaměstnavatelům na přípravu jen velmi omezený čas, který by rozhodně neměli podcenit ani promarnit. Je naprosto nezbytné, aby personální oddělení, HR manažeři i mzdové účetní začaly okamžitě mapovat stávající interní procesy a identifikovaly všechna slabá místa, která by mohla způsobit zpoždění při plnění nové zákonné povinnosti. Příprava by měla zahrnovat nejen technické nastavení přístupu k příslušnému systému evidence zaměstnanců, ale také důkladné proškolení všech zaměstnanců, kteří budou za přihlašování odpovídat. Firmy, které přípravu odloží nebo ji budou brát na lehkou váhu, se v červenci nevyhnutelně ocitnou pod obrovským časovým tlakem a riskují porušení zákona hned při prvních nástupech nových pracovníků.
Jak správně nastavit interní procesy
Klíčem k bezproblémovému plnění nové povinnosti je precizní nastavení interních procesů tak, aby celý tok informací od podpisu pracovní smlouvy až po samotné přihlášení do evidence probíhal plynule, včas a bez zbytečných prodlev. V praxi to konkrétně znamená, že HR oddělení nebo mzdová účetní musí mít k dispozici veškeré potřebné osobní a pracovněprávní údaje o novém zaměstnanci s dostatečným předstihem – ideálně nejpozději dva až tři pracovní dny před plánovaným dnem nástupu, aby byl dostatek času na případné doplnění chybějících podkladů a provedení samotného přihlášení. Nástupní dokumentace musí být kompletní absolutně nejpozději den před nástupem zaměstnance, přičemž je vhodné zavést interní kontrolní seznam, který zajistí, že žádný dokument ani údaj nezůstane opomenut. Zaměstnavatelé by měli rovněž jasně definovat odpovědné osoby a zastupitelnost pro případ dovolené nebo nemoci, aby povinnost byla splněna vždy a za jakýchkoliv okolností.
Co hrozí těm, kdo povinnost podcení
Zaměstnavatelé, kteří novou povinnost přihlašování zaměstnanců před nástupem do evidence podcení nebo ji nebudou schopni plnit z důvodu nepřipravenosti svých interních procesů, čelí od července 2026 reálnému riziku sankcí ze strany příslušných kontrolních orgánů, přičemž tyto sankce mohou mít podobu citelných finančních pokut, které se mohou opakovat při každém jednotlivém pochybení. Kromě přímých finančních postihů však může nedodržení zákonné povinnosti přinést i širší reputační škody a komplikace při případných kontrolách nebo auditech. Je proto v zájmu každého zaměstnavatele, bez ohledu na velikost firmy či počet nástupů, aby přistoupil k přípravě zodpovědně, systematicky a bez odkladu – čas na bezbolestnou přípravu se totiž neúprosně krátí.
