Jak poskytnout zálohu na pracovní cestu v hotovosti v cizí měně?
Při vysílání zaměstnance na zahraniční pracovní cestu je nezbytné řešit otázku financování výdajů spojených s touto cestou. Jedním z nejčastějších způsobů je poskytnutí zálohy v hotovosti v cizí měně, která umožňuje zaměstnanci pokrýt očekávané výdaje během jeho pobytu v zahraničí. Tato problematika má však mnoho aspektů, které je třeba zohlednit pro správné účetní i právní ošetření celého procesu.
Hotovostní záloha v cizí měně na zahraniční pracovní cestu zaměstnance by prioritně měla být poskytnuta v měně státu, kam byl pracovník na pracovní cestu vyslán. Toto pravidlo vychází z praktického hlediska, neboť zaměstnanec bude v dané zemi pravděpodobně realizovat většinu svých výdajů právě v lokální měně. Je však důležité zdůraznit, že zákonná úprava poskytuje v této oblasti určitou flexibilitu.
Vztah mezi měnou zálohy a měnou pro výpočet zahraničního stravného
Zásadním faktem, který je třeba mít na paměti, je skutečnost, že měna, ve které se poskytuje záloha, nemusí být totožná s měnou, ve které se podle vyhlášky Ministerstva financí vypočítává zahraniční stravné. Toto oddělení dvou různých měnových aspektů zahraniční pracovní cesty může být pro některé zaměstnavatele překvapivé, nicméně právní úprava tuto možnost explicitně připouští.
Neznamená to tedy, že když je sazba stravného vyhláškou stanovena například v eurech, že musí být v dané měně poskytnuta záloha. V praxi to znamená, že i když Ministerstvo financí stanovuje například pro zemi Evropské unie sazbu stravného v eurech, zaměstnavatel může zaměstnanci poskytnout zálohu v jiné měně, pokud je to z nějakého důvodu výhodnější nebo praktičtější.
Smluvní volnost při volbě měny pro poskytnutí zálohy
Zákon poskytuje zaměstnavateli a zaměstnanci značnou smluvní volnost při řešení otázky, v jaké měně bude záloha na zahraniční pracovní cestu poskytnuta. Zaměstnavatel se může se zaměstnancem dohodnout na poskytnutí zálohy prakticky v kterékoliv jiné měně, která je ve státě, kam byl zaměstnanec na pracovní cestu vyslán, volně směnitelná. Tato možnost reflektuje různorodost obchodních i cestovatelských situací, kdy může být z různých důvodů výhodnější použít jinou než místní měnu.
Například při cestě do některých zemí Asie může být výhodnější poskytnout zálohu v amerických dolarech, které jsou tam běžně akceptovány, nebo při několika návštěvách různých zemí během jedné pracovní cesty může být praktičtější poskytnout zálohu v jedné univerzálnější měně.
Technické aspekty poskytování hotovostní zálohy v cizí měně
Z praktického hlediska je nutné mít na paměti, že poskytnutí hotovostní zálohy zaměstnanci v cizí měně zaměstnavatel provádí prostřednictvím pokladny s cizí měnou, tedy takzvané valutové pokladny, kterou účetní jednotka pro tyto účely musí vést. Vedení valutové pokladny představuje pro účetní jednotku dodatečné administrativní povinnosti, neboť je třeba sledovat a účtovat kurzové rozdíly vznikající při změnách směnných kurzů.
Účetní jednotka musí při vedení valutové pokladny dodržovat pravidla stanovená zákonem o účetnictví a příslušnými účetními standardy. Je nutné určit metodu oceňování cizoměnových transakcí, zvolit způsob evidence a stanovit pravidla pro vykazování kurzových rozdílů. Správně vedená valutová pokladna je nezbytným předpokladem pro řádné poskytování záloh na zahraniční pracovní cesty v cizí měně.
Účetní a daňové souvislosti poskytování záloh v cizí měně
Poskytnutí zálohy v cizí měně má také své účetní a daňové aspekty. Při poskytnutí zálohy je nutné zaúčtovat výdej peněžních prostředků z valutové pokladny a vznik pohledávky vůči zaměstnanci. Po skončení pracovní cesty a předložení vyúčtování zaměstnancem je třeba tuto pohledávku vypořádat, přičemž může vzniknout přeplatek (zaměstnanec vrací část zálohy) nebo nedoplatek (zaměstnavatel doplácí zaměstnanci).
V účetnictví je třeba zohlednit také kurzové rozdíly, které mohou vzniknout mezi dnem poskytnutí zálohy a dnem jejího vyúčtování. Tyto kurzové rozdíly mohou mít podobu kurzových zisků nebo kurzových ztrát a ovlivňují daňový základ zaměstnavatele.
Závěr
Poskytování záloh na zahraniční pracovní cesty v hotovosti v cizí měně představuje komplexní problematiku, která zahrnuje právní, účetní i praktické aspekty. Zaměstnavatel by měl volit měnu zálohy s ohledem na destinaci pracovní cesty a praktičnost pro zaměstnance, přičemž má možnost dohodnout se se zaměstnancem na poskytnutí zálohy v jiné než místní měně, pokud je tato měna v dané zemi volně směnitelná. Pro řádné administrování těchto záloh je nezbytné vést valutovou pokladnu v souladu s účetními předpisy.
