Jak se připravit na elektronické nahlašování úrazů?
Od ledna roku 2026 vstupuje v platnost významná změna, která se dotkne naprosto všech zaměstnavatelů působících na území České republiky, bez ohledu na jejich velikost, počet zaměstnanců či odvětví, ve kterém působí. Tato zásadní změna spočívá v tom, že všichni zaměstnavatelé budou mít od tohoto data povinnost hlásit úrazy svých zaměstnanců úřadům výhradně v elektronické formě prostřednictvím speciálně určeného portálu Státního úřadu inspekce práce, který je zkráceně označován jako SÚIP. Tradiční způsob hlášení úrazů prostřednictvím papírového formuláře, který byl po mnoho let standardem a běžnou praxí zejména v menších firmách, již od tohoto okamžiku nebude možné využít a zaměstnavatelé tak nebudou moci splnit svou zákonnou povinnost jiným způsobem než elektronickým nahlášením.
Nutnost přípravy menších firem
Protože se blíží konec kalendářního roku a s ním i termín zavedení této nové povinnosti, je naprosto nezbytné a zcela zásadní, aby si především menší firmy a podniky, které dosud pracovaly výhradně s papírovými formuláři a neměly potřebu se elektronickými systémy zabývat, začaly urychleně připravovat na tuto změnu. Konkrétní příprava zahrnuje hned několik důležitých kroků, které je třeba systematicky provést. Především musí tyto firmy zavést a aktivovat si přístup do elektronického portálu Státního úřadu inspekce práce, což vyžaduje určitý administrativní proces a registraci. Dále je nezbytně nutné důkladně proškolit pověřené osoby, které budou mít na starosti vyplňování těchto elektronických formulářů a které musí být seznámeny se všemi funkcionalitami systému, technickými požadavky a právními povinnostmi. Nedílnou součástí přípravy je také nastavení jasných vnitřních postupů ve firmě, které budут určovat, kdo má za úraz zodpovědnost, jak se budou shromažďovat potřebné informace a kdo bude oprávněn formuláře odesílat.
Praktický postup při nahlášení úrazu
V každodenní praxi to bude znamenat, že každý zaměstnavatel, ať už se jedná o velkou korporaci s tisíci zaměstnanci nebo malou rodinnou firmu s několika pracovníky, který se dostane do situace, kdy se ve firmě stane pracovní úraz některého ze zaměstnanců, přičemž tento úraz si vyžádá pracovní neschopnost postiženého zaměstnance, bude muset neprodleně a řádně vyplnit elektronický formulář označovaný jako záznam o úrazu na oficiálním portálu Státního úřadu inspekce práce. Tento elektronický formulář je navržen tak, že po jeho kompletním vyplnění všech povinných údajů a následném stisknutí tlačítka "odeslat", které je součástí formuláře, se záznam automaticky prostřednictvím elektronického systému dostane k příslušnému oblastnímu inspektorátu práce, který má ve své působnosti danou lokalitu, případně v specifických situacích může být záznam směřován k příslušnému báňskému úřadu, pokud se jedná o úraz spadající do jeho kompetence.
Lhůty pro nahlášení úrazu
Uvedený záznam o pracovním úrazu musí firma zodpovědně zpracovat se všemi požadovanými informacemi a následně odeslat prostřednictvím elektronického systému nejpozději do patnácti pracovních dnů, přičemž tato lhůta se počítá od okamžiku, kdy se zaměstnavatel nebo jím pověřená osoba o úrazu dozvěděla, nikoliv od okamžiku, kdy k úrazu skutečně došlo. Toto časové okno dává zaměstnavateli dostatečný prostor pro shromáždění všech relevantních informací, provedení šetření okolností úrazu, získání lékařských zpráv a dalších podkladů. Je však mimořádně důležité zdůraznit, že v případě nejzávažnějších úrazů a zejména smrtelných úrazů, kdy dojde k úmrtí zaměstnance v důsledku pracovního úrazu, je povinnost nahlášení nutné splnit co nejrychleji, prakticky bez jakéhokoliv odkladu, protože v těchto tragických případech je okamžité informování kontrolních orgánů naprosto zásadní pro zajištění místa úrazu a provedení nezbytného šetření.
Možnost aktualizace záznamu
Pokud se po odeslání elektronického záznamu o úrazu do systému portálu změní situace postiženého zaměstnance, což se může stát poměrně často v praxi, zejména v případech, kdy se zdravotní stav zraněného zaměstnance nečekaně zhorší, když se objeví komplikace v léčbě, když dojde k prodloužení pracovní neschopnosti nebo když vyjdou najevo další následky úrazu, které nebyly zpočátku zřejmé, bude mít zaměstnavatel zákonnou povinnost již dříve odeslaný záznam řádně aktualizovat, čili doplnit do systému všechny nové a relevantní údaje, které vzešly najevo po původním nahlášení. Právě tato možnost rychlého, operativního a poměrně jednoduchého doplnění nových údajů nebo možnost rychlé a nekomplikované opravy případných chyb, přepisů či nepřesností, které mohly vzniknout při prvotním vyplňování formuláře, se u tohoto nového elektronického postupu jeví jako velmi pozitivní aspekt a výrazné zlepšení oproti dřívějšímu papírovému systému, kde jakákoliv změna vyžadovala složité administrativní postupy.
Povinnost podpisu zaměstnance
Důležité je také si uvědomit a vědět, že zaměstnavatel musí mít vždy, pokud to není vzhledem k okolnostem vysloveně nemožné a není k tomu objektivní překážka, záznam o úrazu podepsaný samotným zraněným zaměstnancem, čímž zaměstnanec potvrzuje, že byl s obsahem záznamu seznámen, že souhlasí s uvedenými skutečnostmi a že záznam odpovídá realitě. V nových podmínkách elektronického hlášení, které vstoupí v platnost v lednu 2026, bude tedy prakticky potřeba zajistit jeden ze dvou možných postupů: buď mít jednu kopii záznamu vytištěnou na papíře a podepsánu zaměstnancem klasickým fyzickým způsobem vlastnoručním podpisem, což může být vhodnější pro menší firmy nebo zaměstnance, kteří nejsou technologicky zdatní, nebo ji zaměstnanec také může podepsat moderním způsobem prostřednictvím elektronického podpisu, což je zejména vhodné pro větší firmy s rozvinutou elektronickou infrastrukturou. Takto podepsaný dokument, ať už v papírové nebo elektronické formě, pak zaměstnavatel má ze zákona povinnost řádně archivovat po stanovenou dobu a mít jej k dispozici pro případné kontroly inspekce práce.
Výjimečné situace při nemožnosti podpisu
V případě, že není objektivně možné kvůli závažnosti zranění, vážnosti zdravotního stavu či hospitalizaci na jednotce intenzivní péče, aby zraněný zaměstnanec dokumentaci osobně podepsal, protože je například v bezvědomí, pod vlivem silných léků, má zraněné ruce nebo je jinak indisponován, je bezpodmínečně nutné o této dané situaci a důvodech nemožnosti získání podpisu vytvořit důkladný písemný doklad, který okolnosti podrobně zdokumentuje, vysvětlí, proč nebylo možné podpis získat, a kdo tuto skutečnost konstatoval. Tento písemný doklad je následně nezbytné přiložit k archivovanému záznamu o úrazu jako nedílnou součást dokumentace, aby bylo v případě kontroly zřejmé, že zaměstnavatel postupoval v souladu se zákonem a že absence podpisu zaměstnance má své oprávněné důvody.
