Kdy a jak v roce 2026 správně nahlašovat zaměstnance k zaměstnávání?
Od 1. dubna 2026 vstoupil v platnost zcela nový systém povinného hlášení zaměstnavatelů, který nese oficiální název Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatelů, zkráceně JMHZ. Tento systém zásadním způsobem mění dosavadní praxi a přináší zaměstnavatelům nové, závazné povinnosti v oblasti registrace jejich zaměstnanců, přičemž jejich plnění bude bedlivě sledovat a kontrolovat Státní úřad inspekce práce. Jednou z klíčových a zcela zásadních povinností, na kterou se kontrolní orgány zaměří především, je včasná a řádná registrace nově přijímaných zaměstnanců do zaměstnání, která musí být podle nově platných pravidel bez výjimky provedena vždy ještě před samotným nástupem daného zaměstnance k výkonu práce.
Registrace zahraničních zaměstnanců – přísná pravidla bez výjimky
Pokud jde o zaměstnávání zahraničních pracovníků, platí od 1. dubna 2026 jasná a přísná pravidla, která zaměstnavatelé musí bezvýhradně dodržovat. Zaměstnavatel je v tomto případě povinen nahlásit přijetí zahraniční osoby do zaměstnání příslušným úřadům vždy ještě před tím, než tento zaměstnanec fakticky nastoupí k výkonu práce, tedy ještě dříve, než vůbec poprvé začne vykonávat jakoukoliv pracovní činnost. Zároveň platí druhá velmi důležitá podmínka, a sice ta, že při registraci zahraničního zaměstnance prostřednictvím formuláře JMHZ musí zaměstnavatel uvést a vyplnit všechny požadované informace a potřebné údaje najednou, tedy kompletně a bez možnosti jejich pozdějšího doplnění. Neexistuje zde tedy žádný odklad ani možnost zadat jen část údajů a zbytek doplnit dodatečně – vše musí být vyplněno správně, úplně a včas, a to ještě před samotným nástupem zahraničního zaměstnance do práce.
Registrace tuzemských zaměstnanců – mírnější podmínky a postupný přechod
Situace tuzemských, tedy českých zaměstnanců, se v několika důležitých ohledech od registrace zahraničních pracovníků výrazně liší, a právě v těchto rozdílech zaměstnavatelé nejčastěji tápou a chybují. Povinná registrace tuzemských zaměstnanců před jejich nástupem k výkonu práce totiž nebude platit hned od dubna 2026, ale nastane až o něco později, konkrétně od června roku 2026, což zaměstnavatelům poskytuje určitý přechodný čas na přípravu a přizpůsobení se novým pravidlům. Navíc i samotný způsob vyplňování formuláře JMHZ je u tuzemských zaměstnanců benevolentnější, neboť zaměstnavateli je umožněno, aby při registraci před nástupem k práci zadal do systému pouze část povinně požadovaných údajů a zbývající, dosud chybějící informace pak doplnil dodatečně, a to nejpozději do osmi kalendářních dnů ode dne, kdy zaměstnanec fakticky nastoupil k výkonu své práce. Tato možnost postupného doplňování údajů platí výhradně pro tuzemské zaměstnance a v případě zahraničních pracovníků ji nelze žádným způsobem uplatnit.
Shrnutí klíčových rozdílů a společná povinnost registrace
Ačkoliv se podmínky registrace tuzemských a zahraničních zaměstnanců v několika podstatných aspektech liší, jedno zůstává pro obě skupiny pracovníků naprosto stejné a neměnné – povinnost registrace jako takové musí zaměstnavatel splnit v obou případech bez výjimky, přičemž celkový rozsah údajů, které je třeba do systému JMHZ uvést, je v zásadě obdobný a srovnatelný. Hlavní a prakticky nejdůležitější rozdíl mezi oběma skupinami tedy spočívá zejména v načasování této registrační povinnosti a také v tom, zda musí být všechny údaje zadány najednou a kompletně ještě před nástupem, nebo zda je možné část informací doplnit až po nástupu zaměstnance do práce, a to v zákonem stanovené lhůtě osmi dnů. Zaměstnavatelé by proto měli věnovat zvýšenou pozornost tomu, jakou národnost a jaký pobytový status jejich nový zaměstnanec má, a podle toho zvolit správný postup registrace, aby se vyhnuli případným sankcím ze strany Státního úřadu inspekce práce, který dodržování těchto nových povinností aktivně a důsledně kontroluje.
