Kdy je nutné zvýšit základ daně o částky pojistného za zaměstnance?
Zaměstnavatel má ze zákona jasně stanovenou a nepřenosnou povinnost, která spočívá v pravidelném odvádění povinného pojistného na zdravotní pojištění a současně také na sociální pojištění za všechny své zaměstnance, kteří u něj vykonávají pracovní činnost na základě pracovněprávního vztahu. Tato povinnost představuje jeden ze základních pilířů fungování systému veřejného pojištění v České republice a zaměstnavatel ji musí plnit bez ohledu na ekonomickou situaci své společnosti. Jedná se o zákonnou povinnost, která je neodkladná a její nesplnění může mít pro zaměstnavatele významné právní a finanční důsledky, včetně sankcí a penále ze strany příslušných institucí, kterými jsou zdravotní pojišťovny a Česká správa sociálního zabezpečení.
Daňové zacházení s řádně odvedeným pojistným
V případě, že zaměstnavatel postupuje v souladu se zákonem a všechny částky povinného pojistného, které je ze zákona povinen odvádět, skutečně řádně a včas odvedl příslušným institucím, tedy zdravotním pojišťovnám a České správě sociálního zabezpečení, může si následně tyto finančné částky promítnout do svých daňových povinností velmi výhodným způsobem. Konkrétně si může tyto řádně odvedené částky pojistného uznat jako splněnou daňovou povinnost, což v praxi znamená, že o tyto částky může snížit svůj základ daně z příjmů právnických osob, případně daně z příjmů fyzických osob, pokud se jedná o podnikající fyzickou osobu. Tímto mechanismem zákon zajišťuje, že zaměstnavatel není finančně zatížen dvojí povinností, ale řádně odvedené pojistné se mu promítne jako daňově uznatelný náklad, který snižuje jeho celkovou daňovou povinnost vůči státu.
Problematická situace při sražení, ale neodhledení pojistného
Může však nastat situace, která je z daňového a právního hlediska poměrně komplikovaná a vyžaduje speciální zacházení v účetnictví a daňové evidenci zaměstnavatele. Tato situace nastává tehdy, když zaměstnavatel sice řádně provedl srážku ze mzdy svého zaměstnance, tedy z jeho hrubé mzdy odečetl zákonem stanovené částky pojistného na zdravotní a sociální pojištění, tak jak mu to zákon jednoznačně ukládá, ale následně se dostane do situace, kdy tyto sražené částky neodvede ve stanoveném termínu příslušným institucím. Tato situace je problematická zejména proto, že zaměstnavatel fakticky disponuje finančními prostředky, které patří systému veřejného pojištění, zaměstnanec již má sníženou svou čistou mzdu o tyto částky, ale pojišťovny a správa sociálního zabezpečení tyto prostředky neobdržely.
Zákonná lhůta a povinnost zvýšit základ daně
Zákon v této souvislosti stanovuje jasnou časovou hranici, do kdy musí být sražené pojistné skutečně odvedeno příslušným institucím, aby nedošlo k nutnosti upravovat základ daně. Tato lhůta je stanovena tak, že pojistné musí být odvedeno nejpozději do konce následujícího měsíce po uplynutí zdaňovacího období. Pokud zaměstnavatel tuto lhůtu nedodrží a k odvedení pojistného dojde až po jejím uplynutí, je ze zákona povinen o tyto částky sraženého, ale neodvedeného pojistného zvýšit svůj základ daně z příjmů. Toto zvýšení základu daně představuje sankční mechanismus, který má zaměstnavatele motivovat k tomu, aby pojistné odváděl včas, protože jinak dochází k dočasnému navýšení jeho daňové povinnosti, což má přímý negativní dopad na jeho finanční situaci a zvyšuje jeho daňovou zátěž v daném zdaňovacím období.
Typická situace s prosincovými mzdami
Velmi často se tato situace vyskytuje v souvislosti s vyplácením prosincových mezd a s tím souvisejícími odvody pojistného, což je zcela běžná a pravidelně se opakující situace, která postihuje většinu zaměstnavatelů v České republice každý rok. Problém spočívá v tom, že prosincové mzdy jsou obvykle vypláceny na začátku ledna následujícího roku a odvody pojistného z těchto mezd jsou splatné až v průběhu ledna. Pokud však dojde k situaci, že zaměstnavatel tyto odvody z prosincových mezd odvede až po datu 31. ledna následujícího roku, což je právě tou kritickou hranicí stanovenou zákonem, musí dojít k tomu, že zaměstnavatel zvýší svůj základ daně o tyto částky pojistného. Tato situace se týká pojistného, které bylo sraženo zaměstnancům z prosincových mezd předchozího roku, ale odvod proběhl opožděně, tedy až v únoru nebo ještě později.
Běžný jev bez pochybení zaměstnavatele
Je velmi důležité zdůraznit a správně pochopit, že tato situace představuje zcela běžný a pravidelný jev, který přímo souvisí s přirozeným plynutím času, s administrativními procesy spojenými s výplatou mezd a zpracováním účetnictví na konci roku a s nastavením termínů splatnosti odvodů pojistného. Rozhodně se nejedná o situaci, která by automaticky znamenala pochybení na straně zaměstnavatele, jeho nedbalost, nesystémovost nebo záměrné porušování zákonných povinností. Jedná se spíše o technickou záležitost, která vyplývá z časového nesouladu mezi obdobím, za které se pojistné platí, zdaňovacím obdobím a termíny splatnosti těchto odvodů. Zaměstnavatelé, kteří se chovají zcela korektně a v souladu se zákonem, se s touto situací přesto setkávají pravidelně, zejména právě v souvislosti s přechodem mezi kalendářními roky.
Účetní a daňové zachycení situace
Přestože tato situace nepředstavuje pochybení zaměstnavatele, musí být přesto řádně a správně zachycena v účetnictví a v daňových záznamech společnosti, protože jinak by docházelo k nepřesnému vykázání základu daně a k možným problémům při daňové kontrole. V praxi to znamená, že zaměstnavatel musí ve svém daňovém přiznání za příslušné zdaňovací období, ve kterém došlo k opožděnému odvodu pojistného, zvýšit svůj základ daně o částku tohoto opožděně odvedeného pojistného. Toto zvýšení základu daně je pouze přechodné a dočasné, slouží k tomu, aby byla správně zachycena časová návaznost mezi sražením pojistného, jeho odvodem a daňovým uznáním nákladu. Jedná se tedy o technickou úpravu, která zajišťuje, že daňové přiznání bude odpovídat skutečnému stavu věci a že odvody pojistného budou správně přiřazeny k příslušným zdaňovacím obdobím.
Následná možnost snížení základu daně
Velmi podstatným faktem, který je třeba zdůraznit, aby zaměstnavatelé měli úplný obraz o této problematice, je skutečnost, že toto zvýšení základu daně má pouze dočasný a přechodný charakter a není tedy trvalým navýšením daňové zátěže zaměstnavatele. V následujícím zdaňovacím období, kdy již bude pojistné skutečně řádně odvedeno příslušným institucím a tato skutečnost bude doložitelná a ověřitelná, si bude moci zaměstnavatel tento základ daně opět snížit o tutéž částku, kterou jej dříve zvýšil. Jedná se tedy o mechanismus, který pouze dočasně navyšuje základ daně v období, kdy pojistné nebylo včas odvedeno, ale následně umožňuje jeho snížení v období, kdy už k odvodu došlo. Tento systém zajišťuje, že celková daňová zátěž zaměstnavatele zůstane dlouhodobě stejná a že se jedná pouze o časový posun v daňovém uznání nákladu na pojistné, nikoli o trvalé zvýšení daně.
