Kdy má zaměstnanec požádat o provedení inventarizace?
Inventarizace představuje jeden ze zásadních nástrojů, které slouží k ochraně jak zaměstnavatele, tak samotného zaměstnance v případech, kdy mezi nimi existuje smluvní vztah týkající se odpovědnosti za svěřené hodnoty. Zaměstnanec, který má se svým zaměstnavatelem uzavřenu dohodu o odpovědnosti za schodek na svěřených hodnotách, je vystaven celé řadě situací, ve kterých je pro něj nejen výhodné, ale přímo nezbytné, aby aktivně požádal o provedení inventarizace. Tato odpovědnost je závažným právním závazkem, který zaměstnance zavazuje k náhradě případného schodku, jenž vznikne na hodnotách, které mu byly svěřeny do péče, a proto je nanejvýš důležité, aby zaměstnanec vždy dbal na to, aby stav svěřených hodnot byl řádně a včas zdokumentován a ověřen prostřednictvím inventarizace, a to právě v klíčových momentech jeho pracovního života.
Převedení na jinou práci nebo jiné pracoviště
Jednou z nejdůležitějších situací, ve které by měl zaměstnanec bezodkladně požádat o provedení inventarizace, je okamžik, kdy dochází k jeho převedení na jinou práci nebo na jiné pracoviště. V takovém případě totiž zaměstnanec přestává vykonávat činnost, při níž dosud za svěřené hodnoty odpovídal, a přechází na odlišnou pracovní pozici, případně na zcela jiné místo výkonu práce, kde bude mít na starosti jiné úkoly nebo jiné hodnoty. Pokud by v tomto okamžiku nebyla provedena inventarizace, mohlo by dojít k situaci, kdy by byl zaměstnanec i po svém převedení nadále považován za odpovědného za případný schodek, který by byl zjištěn teprve při následné inventarizaci, přičemž tento schodek mohl vzniknout ještě v době, kdy zaměstnanec svěřené hodnoty fakticky spravoval, nebo naopak až poté, co již na daném pracovišti nepůsobil a za hodnoty tudíž odpovídal někdo jiný. Provedení inventarizace při převedení na jinou práci nebo jiné pracoviště tedy slouží jako jasné a nezpochybnitelné vymezení stavu svěřených hodnot k okamžiku, kdy zaměstnanec přestává za dané hodnoty odpovídat, a chrání ho tak před případnými budoucími nároky ze strany zaměstnavatele, které by se mohly vztahovat k období, za nějž zaměstnanec objektivně odpovídat nemůže.
Přeložení na jiné pracoviště
Velmi podobnou situací, která opět zakládá důvod pro podání žádosti o provedení inventarizace, je přeložení zaměstnance na jiné pracoviště. I v tomto případě dochází ke změně místa výkonu práce zaměstnance, přičemž zaměstnanec opouští pracoviště, na němž dosud spravoval svěřené hodnoty, a přechází na jiné místo, kde bude jeho pracovní náplň a s ní spojená odpovědnost definována zcela nově. Přeložení na jiné pracoviště může být motivováno různými provozními nebo organizačními důvody na straně zaměstnavatele, nicméně z pohledu zaměstnance je klíčové, aby v okamžiku, kdy fakticky přestává mít přístup ke svěřeným hodnotám a možnost je kontrolovat a spravovat, byl jasně a prokazatelně doložen jejich aktuální stav. Inventarizace provedená při přeložení tak funguje jako ochranný mechanismus, který zaměstnanci umožňuje prokázat, v jakém stavu a v jakém rozsahu předával svěřené hodnoty, a zamezuje tak vzniku sporů o to, zda případný schodek zjištěný v budoucnosti vznikl ještě za doby působení daného zaměstnance na původním pracovišti, nebo až poté, co jej opustil a převzal odpovědnost někdo jiný.
Skončení pracovního poměru
Dalším klíčovým okamžikem, kdy má zaměstnanec požádat o provedení inventarizace, je skončení pracovního poměru u daného zaměstnavatele, a to bez ohledu na to, jakým způsobem k tomuto skončení dochází, tedy zda jde o výpověď ze strany zaměstnance nebo zaměstnavatele, o dohodu o rozvázání pracovního poměru, o uplynutí doby, na níž byl pracovní poměr sjednán, nebo o okamžité zrušení pracovního poměru. Ve všech těchto případech platí, že zaměstnanec definitivně opouští zaměstnavatele a přestává vykonávat pracovní činnost, s níž byla spojena jeho odpovědnost za svěřené hodnoty. Je proto naprosto zásadní, aby byl stav svěřených hodnot ke dni skončení pracovního poměru přesně zdokumentován a ověřen prostřednictvím inventarizace, neboť po skončení pracovního poměru již zaměstnanec nemá žádný vliv na to, co se se svěřenými hodnotami děje, a neměl by tedy nést odpovědnost za případný schodek, který by byl zjištěn teprve po tomto okamžiku. Inventarizace při skončení pracovního poměru tak představuje závěrečné a definitivní vypořádání odpovědnosti zaměstnance za svěřené hodnoty a chrání obě strany před budoucími spory a nejasnostmi ohledně rozsahu případné škody a doby jejího vzniku.
Zařazení na pracoviště se společnou hmotnou odpovědností
Specifickou a poněkud odlišnou situací, ve které je rovněž v zájmu zaměstnance požádat o provedení inventarizace, je jeho zařazení na pracoviště, kde pracují zaměstnanci se společnou hmotnou odpovědností, a kdy daný zaměstnanec přijímá tuto odpovědnost také tím, že uzavírá příslušnou dohodu o hmotné odpovědnosti. Společná hmotná odpovědnost je zvláštní formou odpovědnosti, při níž za případný schodek na svěřených hodnotách odpovídají společně všichni zaměstnanci, kteří jsou touto dohodou vázáni, přičemž odpovědnost je mezi ně rozdělena zpravidla v poměru odpracované doby. Zaměstnanec, který vstupuje do kolektivu se společnou hmotnou odpovědností, by si měl být vědom toho, že okamžikem uzavření dohody o hmotné odpovědnosti se stává spoluzodpovědným za stav svěřených hodnot na daném pracovišti, a to bez ohledu na to, v jakém stavu tyto hodnoty byly před jeho příchodem. Právě z tohoto důvodu je pro nově příchozího zaměstnance naprosto zásadní, aby při svém zařazení do kolektivu se společnou hmotnou odpovědností bez zbytečného odkladu požádal o provedení inventarizace, která jasně a nezpochybnitelně doloží stav svěřených hodnot ke dni jeho vstupu do tohoto kolektivu a umožní mu tak v případě budoucího zjištění schodku prokázat, zda a v jaké míře se na jeho vzniku podílel.
Důsledky nepožádání o inventarizaci při vstupu do kolektivu se společnou hmotnou odpovědností
Pokud zaměstnanec při zařazení do kolektivu se společnou hmotnou odpovědností nepožádá současně o provedení inventarizace, vystavuje se závažnému právnímu riziku, které může mít pro něj velmi nepříznivé finanční důsledky. V takovém případě totiž platí, že zaměstnanec, pokud sám aktivně nepožádal o odstoupení od dohody o hmotné odpovědnosti, odpovídá za případný schodek zjištěný nejbližší inventarizací, a to bez ohledu na to, zda daný schodek vznikl ještě před jeho příchodem na pracoviště, nebo až po jeho zařazení do kolektivu. Toto pravidlo může být pro zaměstnance krajně nevýhodné, neboť může být nucen nést finanční odpovědnost za schodek, na jehož vzniku se vůbec nepodílel a který byl způsoben jednáním či opomenutím jeho kolegů ještě v době, kdy daný zaměstnanec na pracovišti nepůsobil. Jedinou cestou, jak se zaměstnanec může v takové situaci zprostit odpovědnosti za schodek vzniklý před jeho příchodem, je buď prokázání, že schodek vznikl bez jeho zavinění, nebo aktivní odstoupení od dohody o hmotné odpovědnosti, které je ovšem spojeno s dalšími právními důsledky a nelze je považovat za standardní řešení situace. Právě proto je provedení inventarizace při vstupu do kolektivu se společnou hmotnou odpovědností tak důležité a zaměstnanec by na ni nikdy neměl zapomínat ani ji podceňovat.
Aktivní přístup zaměstnance jako klíčový prvek ochrany jeho práv
Ze všeho výše uvedeného vyplývá jeden zásadní závěr, který by si měl každý zaměstnanec s uzavřenou dohodou o odpovědnosti za schodek na svěřených hodnotách dobře zapamatovat a řídit se jím ve své každodenní pracovní praxi. Tímto závěrem je skutečnost, že aktivní přístup zaměstnance a jeho schopnost včas identifikovat situace, ve kterých je provedení inventarizace nezbytné nebo přinejmenším vysoce žádoucí, představuje základní a nezastupitelný prvek ochrany jeho práv a jeho finanční bezpečnosti. Zaměstnanec by tedy neměl spoléhat na to, že zaměstnavatel sám od sebe iniciuje provedení inventarizace ve správný okamžik, ale měl by sám aktivně a bez zbytečného odkladu podat žádost o její provedení vždy, když nastane některá ze situací popsaných výše. Pouze tímto způsobem může zaměstnanec účinně chránit své zájmy, předcházet vzniku sporů se zaměstnavatelem a zajistit si, že nebude nucen nést odpovědnost za schodky, které nevznikly jeho zaviněním a ke kterým přispěly okolnosti mimo jeho kontrolu nebo jednání jiných osob.
