Komu a kdy musí zaměstnavatel vydat potvrzení o zaměstnání?
Potvrzení o zaměstnání, které je v pracovněprávní terminologii rovněž označováno jako zápočtový list, představuje pro každého zaměstnance naprosto klíčový a nezastupitelný dokument, jehož význam spočívá především v tom, že obsahuje komplexní přehled o průběhu pracovního vztahu mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem. Tento dokument nabývá zvláštní důležitosti zejména v okamžiku, kdy dochází k ukončení pracovního poměru, přičemž je zcela lhostejno, z jakých konkrétních důvodů k tomuto ukončení pracovního vztahu došlo. Může se jednat o situaci, kdy zaměstnanec sám podává výpověď ze svého pracovního poměru z různých osobních či profesních důvodů, může jít o případ, kdy výpověď uděluje zaměstnavatel na základě zákonných důvodů stanovených zákoníkem práce, ale také o případy, kdy pracovní poměr končí dohodou obou stran, uplynutím sjednané doby u pracovního poměru na dobu určitou, nebo dokonce v důsledku okamžitého zrušení pracovního poměru z důvodů stanovených zákonem.
Právní základ povinnosti vydání
Vydání zápočtového listu není pouze doporučenou praxí nebo zvyklostí v pracovněprávních vztazích, nýbrž se jedná o striktní a nezpochybnitelnou zákonnou povinnost každého zaměstnavatele, která je explicitně zakotvena v ustanovení § 313 odst. 1 zákoníku práce, jenž představuje základní a nejdůležitější právní normu upravující pracovněprávní vztahy v České republice. Tato zákonná povinnost není nijak podmíněna vůlí zaměstnavatele ani konkrétními okolnostmi ukončení pracovního poměru, což znamená, že zaměstnavatel nemá žádné diskreční oprávnění rozhodovat o tom, zda tento dokument vydá či nevydá. Zákonodárce tímto ustanovením sleduje ochranu zaměstnanců a zajištění jejich práv při přechodu k novému zaměstnavateli nebo při vyřizování různých administrativních záležitostí spojených s ukončením zaměstnání, jako je například evidence na úřadu práce, žádost o podporu v nezaměstnanosti nebo předložení dokumentace novému zaměstnavateli.
Okruh osob s nárokem na potvrzení
Uvedený dokument, tedy potvrzení o zaměstnání neboli zápočtový list, musí zaměstnavatel obligatorně a bez výjimky vydat všem zaměstnancům, kteří s ním ukončují pracovní vztah v rámci klasického pracovního poměru, který je charakterizován nejvyšší mírou právní ochrany zaměstnance a nejkomplexnějším souborem práv a povinností obou stran pracovněprávního vztahu. Avšak povinnost vydání tohoto dokumentu se nevztahuje výhradně na zaměstnance v pracovním poměru, nýbrž za určitých specifických podmínek se tato povinnost vztahuje i na pracovníky, kteří jsou zaměstnáváni na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr, konkrétně na základě dohody o provedení práce nebo dohody o pracovní činnosti. V případě těchto dohod vzniká zaměstnavateli povinnost vydat potvrzení o zaměstnání tehdy, pokud z odměny vyplácené na základě takové dohody bylo odváděno povinné pojistné na sociální zabezpečení a zdravotní pojištění, což nastává zpravidla při překročení zákonem stanovených limitů pro odvod pojistného, nebo pokud z odměny zaměstnance pracujícího na dohodu jsou na základě rozhodnutí příslušného orgánu nebo soudu prováděny povinné srážky, mezi které nejčastěji patří srážky výživného na nezletilé děti nebo jiné závislé osoby, případně srážky exekuční nebo insolvenci.
Specifické situace vyžadující vydání
Potvrzení o zaměstnání musí být bezpodmínečně a vždy vydáno také zaměstnancům, kteří odcházejí do starobního důchodu, tedy dosáhli zákonem stanoveného důchodového věku a splnili podmínky pro přiznání starobního důchodu dle příslušných ustanovení zákona o důchodovém pojištění, přičemž tento dokument je pro tyto osoby velmi důležitý zejména pro účely kompletace podkladů pro Českou správu sociálního zabezpečení. Stejně tak je zaměstnavatel povinen vydat zápočtový list studentům, kteří vykonávají krátkodobé zaměstnání během prázdninových měsíců, což je v praxi často označováno jako "prázdninová brigáda" nebo "studentská brigáda", a to bez ohledu na skutečnost, že se může jednat o velmi krátký pracovní vztah trvající třeba pouze několik týdnů během letních prázdnin. Tato povinnost platí i v případě, kdy student pracuje na dohodu o provedení práce na krátkou dobu, pokud jsou splněny výše uvedené podmínky týkající se odvodu pojistného nebo provádění srážek z odměny, přičemž tento dokument může být pro studenta důležitý například pro účely potvrzení pracovní činnosti při žádosti o různé stipendia nebo podpory.
Lhůta pro vydání potvrzení
Uvedený dokument, tedy potvrzení o zaměstnání ve formě zápočtového listu, musí být zaměstnanci ze strany zaměstnavatele poskytnut vždy a bez jakéhokoli odkladu přesně v den skutečného skončení pracovního poměru nebo jiného pracovněprávního vztahu, přičemž tímto dnem se rozumí poslední den, kdy zaměstnanec vykonával práci pro zaměstnavatele nebo poslední den výpovědní doby či doby, na kterou byl pracovní poměr sjednán. Tato povinnost je velmi striktní a zákonodárce nezanechal zaměstnavateli žádný prostor pro odklad vydání tohoto důležitého dokumentu, což je ale bohužel často ze strany zaměstnavatelů nesprávně interpretováno nebo dokonce záměrně porušováno. Někteří zaměstnavatelé se totiž mylně domnívají, že na vydání zápočtového listu mají k dispozici určitou dodatečnou lhůtu, nejčastěji osm kalendářních dnů nebo dokonce delší období, což však představuje zásadní právní omyl a hrubé porušení zákonných povinností zaměstnavatele. Tento mylný předpoklad pravděpodobně pramení ze záměny s jinými lhůtami stanovenými zákoníkem práce pro jiné účely, například pro vyplacení mzdy nebo provedení konečného vyúčtování, ale v případě vydání potvrzení o zaměstnání je stanovisko zákonodárce zcela jednoznačné a nepřipouští žádný odkad.
Důsledky porušení povinnosti a právní ochrana
Pokud by se zaměstnavatel ocitl v situaci, kdy odmítá vydat zaměstnanci potvrzení o zaměstnání, ať už z jakýchkoli důvodů, které mohou být motivovány špatnými vztahy mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem, nespokojeností s průběhem ukončení pracovního poměru, nebo dokonce snahou zaměstnavatele poškodit bývalého zaměstnance ztížením jeho situace na trhu práce, má dotčený zaměstnanec plné právo využít prostředků právní ochrany a domáhat se vydání tohoto dokumentu soudní cestou prostřednictvím podání žaloby u příslušného okresního soudu. V takovém soudním řízení bude soud zkoumat, zda byly splněny zákonné podmínky pro vznik povinnosti zaměstnavatele vydat potvrzení o zaměstnání, a pokud ano, uloží zaměstnavateli povinnost tento dokument zaměstnanci vydat, přičemž může zároveň zaměstnavateli uložit povinnost uhradit zaměstnanci náklady řízení včetně případných nákladů na právní zastoupení. Taktéž existuje situace, kdy zaměstnavatel sice potvrzení o zaměstnání vydá, avšak zaměstnanec s obsahem tohoto potvrzení, respektive s některými údaji v něm uvedenými, zásadně nesouhlasí, protože považuje tyto údaje za nesprávné, nepravdivé, zavádějící nebo dokonce dehonestující jeho osobu či jeho pracovní výkon. V takové situaci má zaměstnanec možnost obrátit se opět na příslušný soud a v souladu s ustanovením § 315 zákoníku práce se soudně domáhat toho, aby bylo zaměstnavateli uloženo dokument odpovídajícím způsobem upravit, opravit nebo doplnit tak, aby odpovídal skutečnému stavu věci a objektivní realitě pracovního vztahu, který mezi stranami existoval.
