Má zaměstnavatel právo pořizovat kopie dokladů zaměstnance ohledně daní?
Zaměstnavatel má jako plátce daně plné právo pořizovat kopie dokladů předkládaných zaměstnanci za účelem uplatnění nezdanitelné části základu daně, slev na dani a daňového zvýhodnění, a to přímo z titulu plnění své zákonné povinnosti, neboť je povinen zdaňovat příjmy svých zaměstnanců a odvádět za ně povinné zálohy na daň z příjmů fyzických osob.
Ověření nároku na daňové úlevy a důkazní funkce dokumentů
Na základě předložených dokumentů zaměstnavatel provádí zákonné ověření zaměstnancova nároku na příslušné daňové úlevy, přičemž tyto dokumenty zároveň plní velmi důležitou a nezastupitelnou funkci důkazního prostředku, který zaměstnavateli slouží k prokázání toho, že při srážení daně z příjmů zaměstnance nebo zálohy na daň postupoval zcela v souladu s platnou právní úpravou a nepochybil ani formálně, ani věcně. Tato důkazní funkce má zcela zásadní praktický význam zejména v situacích, kdy dojde ke kontrole ze strany finančního úřadu nebo jiného příslušného orgánu státní správy, přičemž bez předmětných kopií by zaměstnavatel jen stěží byl schopen doložit správnost svého postupu a oprávněnost uplatněných daňových úlev.
Vlastní majetková odpovědnost zaměstnavatele
Zaměstnavatel jako plátce daně nese při srážení daně, případně zálohy na daň z příjmu zaměstnance, vždy plnou vlastní majetkovou odpovědnost, což znamená, že v případě, kdy by sraženou daň vypočítal nesprávně nebo by bezdůvodně přiznal zaměstnanci daňovou úlevu, na kterou tento zaměstnanec ve skutečnosti nárok neměl, nesl by veškeré finanční důsledky takového pochybení sám, bez možnosti přenést tuto odpovědnost na zaměstnance či jinou osobu. Právě z tohoto závažného důvodu je pořizování kopií dokladů předložených poplatníkem naprosto nezbytnou a logickou součástí správného a zákonného postupu zaměstnavatele, protože mu umožňuje nejen průběžně kontrolovat oprávněnost uplatňovaných nároků, ale také se efektivně hájit v případě jakýchkoli pochybností nebo sporů ohledně správnosti provedených srážek.
Povinnost ochrany osobních údajů dle GDPR
V neposlední řadě je naprosto nezbytné zdůraznit, že i při pořizování kopií daňových dokladů svých zaměstnanců musí zaměstnavatel vždy a za všech okolností postupovat v plném souladu s ustanoveními nařízení GDPR o ochraně osobních údajů, což v praxi znamená, že je oprávněn pořizovat pouze takové kopie osobních údajů, jejichž rozsah je skutečně nezbytně nutný pro splnění výše uvedené daňové povinnosti, přičemž jakékoli shromažďování nadbytečných či irelevantních osobních údajů by bylo v přímém rozporu se zásadou minimalizace dat zakotvenou v tomto nařízení. Zaměstnavatel je proto současně povinen přijmout veškerá potřebná technická, organizační a jiná vhodná opatření, která zajistí, aby získané osobní údaje byly spolehlivě a dostatečně zabezpečeny před jakýmkoli neoprávněným přístupem, ztrátou, zničením nebo případným zneužitím třetími osobami, a to po celou dobu, po kterou jsou tyto dokumenty v jeho držení a správě.
