Musí být záloha na pracovní cestu zaměstnanci poskytnuta vždy?
V současné pracovněprávní legislativě, konkrétně v zákoníku práce, je jasně zakotvena povinnost zaměstnavatele poskytnout zaměstnanci před nástupem na pracovní cestu přiměřenou zálohu, jejíž výše by měla odpovídat předpokládaným výdajům, které zaměstnanec během pracovní cesty vynaloží. Tato záloha má primárně sloužit k pokrytí nákladů spojených s ubytováním, stravováním, dopravou a dalšími nezbytnými výdaji, které zaměstnanci vzniknou v přímé souvislosti s výkonem práce mimo sjednané místo výkonu práce. Zákonodárce tímto ustanovením sleduje ochranu zaměstnance před situací, kdy by musel z vlastních prostředků hradit náklady, které ve skutečnosti náleží k tíži zaměstnavatele.
Smluvní volnost a možnost dohody o neposkytnutí zálohy
Ačkoliv zákoník práce primárně stanovuje povinnost poskytnout zálohu, zároveň umožňuje určitou flexibilitu v podobě smluvní volnosti mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem. Obě strany pracovněprávního vztahu se totiž mohou vzájemně dohodnout na tom, že záloha na pracovní cestu poskytnuta nebude. Taková dohoda představuje legitimní výjimku z obecného pravidla, přičemž reflektuje autonomii vůle subjektů pracovněprávního vztahu a respektuje skutečnost, že v některých případech může být neposkytnutí zálohy praktické či vyhovující oběma stranám.
Podmínky platnosti dohody o neposkytnutí zálohy
Dohoda o neposkytnutí zálohy na pracovní cestu není v zákoníku práce podmíněna žádnými zvláštními formálními požadavky. Z teoretického hlediska by tedy mohla být uzavřena jak písemně, tak ústně, případně i konkludentně, tedy mlčky učiněnými úkony, z nichž lze dovodit souhlas s určitým postupem. Zákoník práce v tomto ohledu projevuje značnou benevolenci a ponechává na smluvních stranách, jakým způsobem dohodu o neposkytnutí zálohy uzavřou. Tato volnost však na druhou stranu přináší riziko pozdějších sporů o existenci či obsah takové dohody.
Doporučení pro praxi a předcházení sporům
Vzhledem k potenciálnímu riziku budoucích nedorozumění či sporů se v praxi důrazně doporučuje, aby dohoda o neposkytnutí zálohy na pracovní cestu byla uzavřena v písemné formě. Písemná forma totiž poskytuje jasný důkaz o existenci dohody, jejím obsahu i o tom, že zaměstnanec s neposkytnutím zálohy skutečně souhlasil. Taková písemná dohoda může být součástí cestovního příkazu, interní směrnice o pracovních cestách, případně může být uzavřena jako samostatný dokument. V každém případě by měla obsahovat jednoznačnou formulaci o tom, že zaměstnanec souhlasí s tím, že mu záloha na konkrétní pracovní cestu nebude poskytnuta.
Právní následky absence dohody o neposkytnutí zálohy
V situaci, kdy mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem není uzavřena žádná dohoda o neposkytnutí zálohy, nastupuje zákonná povinnost zaměstnavatele zálohu poskytnout. Z právního hlediska se v takovém případě má za to, že záloha na pracovní cestu musí být zaměstnanci bezpodmínečně vyplacena před nástupem na pracovní cestu. Pokud by zaměstnavatel tuto povinnost nesplnil, dopustil by se porušení ustanovení zákoníku práce, což by mohlo vést nejen k oprávněné stížnosti ze strany zaměstnance, ale v krajním případě i k zásahu ze strany inspekce práce či k soudnímu sporu.
Pragmatický přístup k poskytování záloh
Z výše uvedeného rozboru je zřejmé, že záloha na pracovní cestu nemusí být poskytnuta vždy a za všech okolností. Klíčovým faktorem je zde existence dohody mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem o neposkytnutí zálohy. Bez takové dohody je zaměstnavatel povinen zálohu poskytnout. Pro zajištění právní jistoty a předcházení potenciálním sporům je vysoce žádoucí, aby případná dohoda o neposkytnutí zálohy byla uzavřena písemně, ačkoliv zákon takovou formu výslovně nevyžaduje. Takový postup nejlépe chrání zájmy obou stran pracovněprávního vztahu a přispívá k transparentnosti a předvídatelnosti vzájemných práv a povinností v souvislosti s pracovními cestami.
