OSVČ musí od roku 2026 podávat přehled zdravotní pojišťovně jedině elektronicky

Od prvního ledna roku 2026 vstoupí v platnost významná legislativní změna, která zásadním způsobem ovlivní komunikaci všech osob samostatně výdělečně činných se zdravotními pojišťovnami. Tato změna se dotkne nejen větších podnikatelů, ale především také drobných živnostníků, kteří dosud možná využívali tradiční papírové formy komunikace. Nová právní úprava jednoznačně stanoví, že od tohoto data nebude možné využívat jiné než elektronické formy pro podávání přehledů zdravotní pojišťovně. Tato změna představuje další krok v digitalizaci veřejné správy a administrativních procesů v České republice.

Co přesně se mění v podávání přehledů

Konkrétně se jedná o povinný přehled o výši daňového základu, který je mezi podnikateli běžněji znám pod neformálním označením přehled o příjmech a výdajích pro zdravotní pojišťovnu. Tento dokument musí osoby samostatně výdělečně činné pravidelně podávat své zdravotní pojišťovně, aby ta mohla správně vyčíslit výši pojistného na zdravotní pojištění. Od roku 2026 už nebude možné tento přehled předkládat v klasické papírové podobě, ani jej zasílat prostřednictvím poštovních služeb, jak to bylo dosud běžnou praxí zejména u starších podnikatelů nebo těch, kteří nejsou zvyklí pracovat s elektronickými systémy. Jakákoliv jiná forma podání přehledu kromě elektronické bude od tohoto data považována za neplatnou a nesplnění této povinnosti může vést k postihům ze strany zdravotní pojišťovny.

Praktický dopad změny na OSVČ

V praktické rovině to pro osoby samostatně výdělečně činné znamená, že již přehled, který budou podávat za zdaňovací období roku 2025, musí být v roce 2026 nutně podán výhradně elektronickou cestou. Není možné využít žádnou jinou alternativu, přičemž tato povinnost se vztahuje naprosto na všechny OSVČ bez výjimky. Je důležité zdůraznit, že tato povinnost elektronického podání se týká dokonce i těch osob samostatně výdělečně činných, které za rok 2025 nebudou mít ze zákona povinnost podávat daňové přiznání k dani z příjmů fyzických osob. I tyto osoby, které třeba podnikají pouze na malém rozsahu nebo mají příjmy pod určitou hranicí, musí přesto zdravotní pojišťovně podat přehled elektronicky.

Dostupné způsoby elektronického podání

Pro splnění této nové zákonné povinnosti mají osoby samostatně výdělečně činné k dispozici hned několik možností elektronického podání přehledu. První variantou je využití elektronické aplikace Moje VZP, kterou provozuje Všeobecná zdravotní pojišťovna. Druhou možností je podání prostřednictvím datové schránky, což je oficiální elektronický komunikační nástroj pro styk s orgány veřejné moci v České republice. Třetí možností, kterou OSVČ mají k dispozici, je systém VZP Point, který také umožňuje elektronickou komunikaci se zdravotní pojišťovnou. Každá z těchto možností má své specifické výhody a podnikatelé si mohou vybrat tu variantu, která jim nejvíce vyhovuje z hlediska jejich technických možností a preferencí.

Nejjednodušší způsob podání přes aplikaci Moje VZP

Podle odborníků i samotné zdravotní pojišťovny je pravděpodobně nejjednodušším a nejuživatelsky nejpřívětivějším způsobem splnění této povinnosti využití elektronické aplikace Moje VZP. Tato aplikace je speciálně navržena tak, aby byla co nejpřístupnější i pro uživatele, kteří nemají pokročilé znalosti práce s elektronickými systémy. Hlavní výhodou této aplikace je interaktivní formulář, který systematicky provede podnikatele celým procesem podání přehledu krok za krokem. Uživatel tak nemusí mít obavy, že něco opomene nebo vyplní nesprávně, protože systém ho vede a upozorňuje na případné chyby či chybějící údaje.

Automatické předvyplnění údajů v systému

Jednou z největších výhod elektronického systému Moje VZP je skutečnost, že většinu potřebných dat formulář čerpá automaticky přímo ze systému Všeobecné zdravotní pojišťovny. To znamená, že podnikatel nemusí zdlouhavě vyhledávat a přepisovat řadu informací, které již zdravotní pojišťovna má ve svých databázích k dispozici. Například systém automaticky doplní celkový úhrn všech zaplacených záloh na pojistné, které osoba samostatně výdělečně činná během uplynulého roku uhradila. Dále také systém sám vyplní údaje o době pojištění, tedy o tom, v jakém období byla daná osoba u zdravotní pojišťovny pojištěna. Tyto automaticky předvyplněné údaje výrazně usnadňují a zrychlují celý proces podání.

Co musí OSVČ vyplnit a zkontrolovat

Samotná osoba samostatně výdělečně činná pak do formuláře vyplní především výši svého daňového základu, což je klíčový údaj pro výpočet pojistného na zdravotní pojištění. Po zadání této částky by měla podnikatel pečlivě zkontrolovat všechna automaticky vyplněná data, která systém načetl z databáze zdravotní pojišťovny. Je důležité ověřit, zda jsou tyto údaje správné a úplné. Pokud by osoba samostatně výdělečně činná zjistila nějaké nesrovnalosti nebo chybějící informace, které systém VZP nemá ve svých databázích k dispozici, má možnost tyto údaje ručně doplnit nebo opravit. Důkladná kontrola všech údajů před odesláním přehledu je velmi důležitá, protože případné chyby mohou vést k nesprávnému vyčíslení pojistného.

Automatický výpočet pojistného a přeplatků

Další významnou výhodou elektronického systému je skutečnost, že formulář po vyplnění všech potřebných údajů automaticky vypočítá výši pojistného, které osoba samostatně výdělečně činná za uplynulé zdaňovací období dluží. Systém přitom sám vyčíslí případný přeplatek, tedy situaci, kdy podnikatel během roku zaplatil na zálohách více, než kolik činí jeho skutečná povinnost podle dosaženého daňového základu. Tento přeplatek mu bude vrácen nebo může být použit k úhradě budoucích záloh. Opačně systém také vypočítá případný nedoplatek, tedy situaci, kdy zaplacené zálohy nepostačují k pokrytí celkové výše pojistného a podnikatel musí doplatit rozdíl. V případě vzniku nedoplatku systém vygeneruje speciální QR kód, který je součástí potvrzení o podání přehledu.

Snadná úhrada nedoplatku pomocí QR kódu

Tento QR kód představuje velmi praktické řešení pro okamžitou úhradu případného nedoplatku na pojistném. Osoba samostatně výdělečně činná může tento kód jednoduše naskenovat pomocí mobilní aplikace své banky a platbu provést okamžitě, aniž by musela složitě přepisovat čísla účtů, variabilní symboly a další platební údaje. Všechny tyto informace jsou již zakódovány v QR kódu, což minimalizuje riziko chyby při zadávání platby a celý proces úhrady nedoplatku velmi urychluje a zjednodušuje. Tento moderní způsob platby je v současné době stále populárnější a umožňuje vyřídit celou záležitost podání přehledu i úhrady pojistného během několika minut z pohodlí domova nebo kanceláře.

Lhůty pro podání přehledu navázané na daňové přiznání

Osoba samostatně výdělečně činná má ze zákona stanovenou povinnost odevzdat přehled zdravotní pojišťovně nejpozději do jednoho měsíce od okamžiku, kdy podala daňové přiznání k dani z příjmů fyzických osob za příslušné zdaňovací období. To v praxi znamená, že konkrétní termín pro podání přehledu zdravotní pojišťovně se odvozuje od toho, v jakém termínu daná osoba samostatně výdělečně činná odevzdává své daňové přiznání finančnímu úřadu. Pokud tedy například podnikatel využívá služeb daňového poradce a má proto prodloužený termín pro podání daňového přiznání, automaticky se mu tím prodlužuje i lhůta pro podání přehledu zdravotní pojišťovně. Toto provázání termínů je logické, protože výše daňového základu uvedená v daňovém přiznání je klíčovým údajem i pro přehled zdravotní pojišťovně.

Speciální termín pro OSVČ bez povinnosti podávat daňové přiznání

Existuje však i specifická skupina osob samostatně výdělečně činných, které v určitém zdaňovacím období nemají ze zákona povinnost podat daňové přiznání k dani z příjmů fyzických osob. U těchto podnikatelů by výše uvedené pravidlo o podání přehledu do jednoho měsíce od podání daňového přiznání nemohlo fungovat, protože oni žádné daňové přiznání nepodávají. Pro tyto případy zákon stanoví jasný a pevně daný termín, a to vždy osmého dubna roku následujícího po skončení zdaňovacího období. Konkrétně to tedy znamená, že přehled za zdaňovací období roku 2025 musí být zdravotní pojišťovně odevzdán nejpozději do osmého dubna roku 2026. Tento termín platí bez ohledu na jiné okolnosti a je důležité jej dodržet.

Zjištění nové výše záloh z podaného přehledu

Pro osoby samostatně výdělečně činné, které mají zákonnou povinnost hradit pojistné na zdravotní pojištění formou měsíčních záloh, má podaný přehled ještě další důležitý význam. Z tohoto přehledu totiž zjistí případnou novou výši záloh, které budou muset platit pro probíhající neboli aktuální zdaňovací období. Výše těchto záloh se totiž odvozuje od daňového základu dosaženého v předchozím roce, proto je nutné ji po podání přehledu aktualizovat. Pokud podnikatel v uplynulém roce dosáhl vyššího daňového základu než v roce předchozím, pravděpodobně se mu zvýší i výše měsíčních záloh na pojistné. Naopak pokud jeho daňový základ klesl, měly by se mu zálohy přiměřeně snížit.

Doplacení nedoplatku za uplynulý rok

Zároveň z podaného přehledu osoby samostatně výdělečně činné zjistí, zda za uplynulé zdaňovací období vznikl nějaký nedoplatek na pojistném. Tento nedoplatek musí podnikatel uhradit, aby splnil své zákonné povinnosti vůči zdravotní pojišťovně. Nedoplatek vzniká v situaci, kdy součet všech zaplacených měsíčních záloh během roku nedosahuje celkové výše pojistného, které bylo vypočteno na základě skutečně dosaženého daňového základu. K tomuto nesouladu může dojít například v případě, kdy podnikatel během roku výrazně zvýšil své příjmy, ale neupravil odpovídajícím způsobem výši svých měsíčních záloh. Případně může nedoplatek vzniknout také v situacích, kdy podnikatel z různých důvodů některé měsíční zálohy neuhradil včas nebo vůbec.

Specifická situace OSVČ na vedlejší činnost

Zcela odlišná situace nastává u osob samostatně výdělečně činných, které provozují podnikání pouze jako vedlejší činnost vedle svého hlavního zaměstnání nebo jiné hlavní aktivity. Tyto osoby totiž ze zákona nemají povinnost během roku hradit zálohy na pojistné na zdravotní pojištění z titulu své samostatné výdělečné činnosti. Důvodem je skutečnost, že pojistné na zdravotní pojištění je za ně v plné výši odváděno z jejich hlavního pracovního poměru jejich zaměstnavatelem. Proto u těchto osob samostatně výdělečně činných probíhá úhrada pojistného z podnikání odlišným způsobem. Celou částku pojistného za uplynulé zdaňovací období uhradí jednorázově až po tom, co podají přehled zdravotní pojišťovně a zjistí tak přesnou výši své povinnosti.

Důležitost přípravy na elektronickou komunikaci

Všichni podnikatelé provozující samostatnou výdělečnou činnost by se měli na tuto zásadní změnu v komunikaci se zdravotními pojišťovnami řádně připravit již s dostatečným předstihem před rokem 2026. Je vhodné se včas zaregistrovat do systému Moje VZP nebo si ověřit funkčnost své datové schránky, aby v kritický okamžik podávání přehledu nevznikly zbytečné technické komplikace. Pro osoby, které nemají dostatečné zkušenosti s elektronickou komunikací, může být užitečné vyhledat školení nebo konzultaci, případně požádat o pomoc rodinu, přátele nebo odborníky. Přechod na povinnou elektronickou komunikaci sice může na první pohled působit jako komplikace, ve skutečnosti však přináší řadu výhod v podobě rychlosti, pohodlí a minimalizace chyb díky automatickému předvyplňování údajů.