Proč nezapomínat na potvrzení o svěření věci zaměstnanci?
V každodenní praxi pracovněprávních vztahů se velmi často vyskytují situace, kdy zaměstnavatel potřebuje svěřit svým zaměstnancům různé předměty, zařízení nebo hodnoty, které jsou nezbytné pro řádné vykonávání jejich pracovních povinností a plnění zadaných úkolů. Může se přitom jednat o širokou škálu předmětů – od pracovních oděvů, ochranných pomůcek, speciálních nástrojů a nářadí, přes moderní techniku jako jsou mobilní telefony, tablety, notebooky, firemní automobily, až po nejrůznější další záležitosti a věci, které zaměstnanec potřebuje mít k dispozici po určitou dobu ve svém užívání. V takových případech je naprosto zásadní a nelze to dostatečně zdůraznit, aby zaměstnavatel měl vždy řádně a především písemně potvrzeno, že konkrétní věc byla danému zaměstnanci skutečně předána a svěřena do užívání.
Podrobná specifikace v dokumentu o svěření věci
Samotný dokument o svěření věci by měl být zpracován s maximální pečlivostí a obsahovat všechny podstatné informace, které mohou být v budoucnu důležité pro případné řešení sporných situací nebo nesrovnalostí. V první řadě je nezbytné v takovém dokumentu přesně a jednoznačně uvést, o jakou konkrétní věc se jedná – ideálně včetně podrobného popisu, výrobního čísla, inventárního čísla, případně dalších identifikačních údajů, které umožní danou věc jednoznačně identifikovat. Dále musí dokument obsahovat přesné datum, kdy byla věc zaměstnanci svěřena a předána do užívání. Pokud je věc svěřována pouze na určitou dobu, tedy například na dobu trvání konkrétního projektu, pracovního úkolu nebo jiného časově omezeného období, je naprosto nezbytné tuto skutečnost v dokumentu také výslovně uvést a specifikovat, do kdy má zaměstnanec danou věc v užívání a kdy ji musí vrátit zpět zaměstnavateli.
Podmínky náhrady škody a jejich význam
Dalším velmi důležitým prvkem, který by rozhodně neměl v dokumentu o svěření věci chybět, je jasná a srozumitelná specifikace podmínek postupu v případě náhrady škody, která by mohla vzniknout v důsledku ztráty nebo poškození dané svěřené věci. Tato část dokumentu by měla jednoznačně definovat, za jakých okolností a v jaké výši bude zaměstnanec odpovídat za případnou škodu, jaké jsou jeho povinnosti v případě zjištění ztráty nebo poškození svěřené věci, jakým způsobem a v jakém časovém horizontu musí takovou skutečnost oznámit zaměstnavateli, a také jaká pravidla budут platit pro stanovení výše škody a způsob její náhrady. Tato preventivní opatření mohou výrazně usnadnit řešení případných problémů a předejít zbytečným sporům mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem.
Specifický režim pro věci do hodnoty 50 tisíc Kč a mladistvé zaměstnance
Zákon o pracovněprávních vztazích rozlišuje různé režimy odpovědnosti zaměstnance v závislosti na hodnotě svěřených věcí a také na věku zaměstnance. V případě, že hodnota svěřených věcí nepřesahuje částku 50 tisíc korun, nebo pokud je věc svěřována zaměstnanci, který ještě nedosáhl věku 18 let, tedy mladistvému zaměstnanci, není ze zákona vůbec možné uzavřít takzvanou dohodu o hmotné odpovědnosti za škodu v jejím plném rozsahu. V těchto specifických případech je možné uzavřít pouze dohodu o předání svěřené věci zaměstnanci k užívání, která je sice méně komplexní než plnohodnotná dohoda o hmotné odpovědnosti, ale i tak plní důležitou funkci v pracovněprávních vztazích. I v této zjednodušené formě dohody je však naprosto nezbytné a klíčové v dané dohodě maximálně přesně specifikovat, o jakou konkrétní věc se jedná, včetně všech identifikačních údajů, které umožní věc jednoznačně rozpoznat a odlišit od jiných podobných věcí.
Důležité náležitosti dohody o předání věci
V dokumentu o předání svěřené věci musí být dále jasně uvedeno datum předání a také identifikace osoby, které byla věc předána, tedy jméno, příjmení a další identifikační údaje zaměstnance, aby nemohlo dojít k žádným pochybnostem o tom, kdo konkrétně věc převzal a má ji ve svém užívání. Pokud je již v okamžiku předání věci známo, že věc je svěřována zaměstnanci pouze na přesně určenou dobu, například na dobu trvání určitého projektu, sezónní práce, dočasného přidělení na jiné pracoviště nebo jiného časově omezeného období, je zcela nezbytné tuto skutečnost v dokumentu také výslovně uvést a specifikovat přesné datum nebo událost, kdy má zaměstnanec věc vrátit. Tato informace je důležitá jak pro zaměstnance, aby věděl, do kdy má věc k dispozici a kdy ji musí vrátit, tak pro zaměstnavatele, aby mohl včas evidovat vrácení věci a případně ji připravit pro dalšího uživatele.
Preventivní ustanovení pro sporné situace
V rámci předcházení možným budoucím sporům, neshodám a konfliktům mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem, které by mohly být časově náročné, finančně zatěžující a nepříjemné pro obě strany, je více než vhodné, ba přímo doporučeníhodné, aby dokument o svěření věci obsahoval také jasně formulovaná a srozumitelná pravidla postupu pro ty situace, kdy by došlo k poškození nebo úplné ztrátě svěřené věci. Tato pravidla by měla definovat například povinnost zaměstnance okamžitě informovat zaměstnavatele o jakémkoli poškození nebo ztrátě věci, postup při šetření okolností, za kterých ke škodě došlo, způsob stanovení výše škody, možnosti odpracování škody, splátkového kalendáře nebo jiných forem náhrady škody, a také případné situace, kdy zaměstnanec za škodu neodpovídá vůbec nebo odpovídá jen částečně.
Podmínky pro uzavření dohody o hmotné odpovědnosti
Takzvanou dohodu o hmotné odpovědnosti zaměstnance za svěřené věci, která představuje nejpřísnější formu odpovědnosti zaměstnance a která umožňuje zaměstnavateli požadovat od zaměstnance náhradu škody v plné výši bez jakýchkoli zákonných omezení, je možné podle platné právní úpravy uzavřít pouze za splnění dvou kumulativních podmínek, které musí být splněny současně. První základní podmínkou je, že dohodu o hmotné odpovědnosti lze podepsat pouze se zaměstnancem, který již dosáhl zletilosti, tedy věku 18 let – s mladistvými zaměstnanci, kteří ještě nedovršili tento věk, nelze takovou dohodu uzavřít, a to z důvodu jejich zvýšené ochrany pracovním právem. Druhou nezbytnou podmínkou pro možnost uzavření dohody o hmotné odpovědnosti je skutečnost, že hodnota svěřované věci v okamžiku jejího převzetí zaměstnancem musí dosahovat minimálně částky 50 000 Kč nebo ji dokonce přesahovat. Obě tyto podmínky musí být splněny zároveň, jinak není možné dohodu o hmotné odpovědnosti platně uzavřít.
Odpovědnost při pouhé dohodě o převzetí věci
Je velmi důležité si uvědomit, že i v těch případech, kdy z různých důvodů není možné nebo není účelné uzavřít mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem plnohodnotnou dohodu o hmotné odpovědnosti za svěřené věci, a strany mají uzavřenu pouze základní dohodu o převzetí svěřené věci k užívání, což je situace typická například u mladistvých zaměstnanců nebo u věcí nižší hodnoty, neznamená to automaticky, že by zaměstnanec nebyl za svěřenou věc vůbec odpovědný a že by zaměstnavatel v případě jejího poškození nebo ztráty neměl žádné právní prostředky k vymáhání náhrady škody. I v těchto případech totiž platí obecná pravidla o odpovědnosti zaměstnance za škodu způsobenou zaměstnavateli, a zaměstnavatel tak může v případě, že došlo k poškození nebo úplné ztrátě daného svěřeného předmětu, požadovat od zaměstnance kompenzaci vzniklé škody z titulu obecné odpovědnosti, pokud byla škoda způsobena nedbalostním zavinění zaměstnance, přičemž výše této náhrady je ze zákona omezena částkou do výše 4,5 násobku průměrného měsíčního výdělku zaměstnance, který byl dosažen v předchozím kalendářním čtvrtletí.
Důkazní břemeno při vzniku škody
Posledním, ale o nic méně důležitým aspektem, který je třeba zmínit v souvislosti s odpovědností zaměstnance za svěřené věci, je otázka důkazního břemene v případě vzniku škody na svěřené věci. Podle platné právní úpravy je totiž výslovně stanoveno jako zákonná povinnost zaměstnance, že pokud zaměstnanec tvrdí, že škodu na svěřené věci nezavinil, že za ni nenese odpovědnost, že ke škodě došlo bez jeho přičinění nebo v důsledku okolností, které nemohl ovlivnit, nebo že vynaložil veškeré úsilí, které bylo možné od něj požadovat, aby škodě zabránil, je to právě zaměstnanec, kdo musí tyto skutečnosti řádně a přesvědčivě prokázat zaměstnavateli, případně v soudním řízení soudu. Zaměstnanec tedy v tomto případě nese důkazní břemeno a musí aktivně předložit důkazy o tom, že škodu nezavinil, přičemž nestačí pouze tvrdit, že za škodu neodpovídá, ale je nutné toto tvrzení také podložit konkrétními důkazy a argumenty. Toto ustanovení má chránit zaměstnavatele před situacemi, kdy by zaměstnanec zanedbával své povinnosti péče o svěřené věci a následně se pouze vymlouval na náhodné události nebo nepředvídatelné okolnosti, aniž by byl schopen své tvrzení jakkoliv doložit.
