Účetní CRM milují. Při kontrolách jim šetří čas a nervy
Každý účetní zná ten pocit, když zavolají z finančáku. Najednou je urychleně nutné dohledat, na čem přesně pracoval ten či onen zaměstnanec v březnu loňského roku, proč jste účtovali do nákladů určité služby, a jestli cestovné do Brna skutečně souviselo s projektem pro tamního klienta. Bez pořádné evidence jsou mnohé údaje zpětně takřka nedohledatelné. S moderním CRM systémem a softwarem pro řízení projektů je to otázka pár kliknutí.
Chaos v evidenci stojí peníze
Typická situace: softwarová firma má deset lidí a dělá na pěti projektech současně. Programátoři přeskakují mezi zakázkami, někdo je na DPP, jiný na plný úvazek. Některé věci (např. licence či hardware) se nakupují hromadně a poté se těžko přiřazují ke konkrétním projektům. Když přijde kontrola, kontrolor chce vědět, kolik hodin které práce patřilo ke kterému klientovi. Pokud to nedokážete, všechno se počítá jako jeden velký náklad bez možnosti uplatnit specifické odpočty. A to už může firemní konto pořádně zabolet.
Jak systém zachrání situaci?
CRM systém, který zahrnuje i software pro řízení projektů, si pamatuje všechno. Ráno si otevřete projekt, na kterém budete pracovat, a čas se počítá automaticky. Přepnete na jinou zakázku? Systém to zaznamená. Koupíte materiál? Přiřadíte ho rovnou k danému projektu. Jedete za klientem? Cestovné se automaticky napáruje ke správné zakázce. Na konci měsíce víte přesně, co vás která práce stála a jestli jste na tom vydělali nebo prodělali.
Kontroly už vás nevyděsí
Když si úředník z finančního úřadu vyžádá doklady k určitému projektu, nebudete muset listovat ve složkách a hádat. Systém „vyplivne“ kompletní přehled všech aktivit, nákladů a komunikace s klientem. Každý záznam má časové razítko a autora, takže je to věrohodné. Správně nastavený systém navíc pomáhá využít všechny možné odpočty. Nic nevynecháte, protože vás na vše upozorní.
Software pro řízení projektů jako pomocník při dodržování pravidel
Software pro řízení projektů není dobrý jen na termíny a úkoly. Dokáže hlídat, jestli někdo nepřekračuje pracovní dobu, má nárok na přesčasy a dodržuje pauzy. U zahraničních projektů pomáhá s DPH a místem plnění. A když se blíží termín pro podání přiznání, včas vás upozorní.
Peníze investované s rozumem
CRM kombinovaný se softwarem pro projektový management sice není zadarmo, ale investice se obvykle rychle vrátí. Ušetříte díky němu čas při přípravě daňového přiznání, využijete všechny možné odpočty a snížíte riziko pokut. Navíc konečně uvidíte, které projekty se skutečně vyplatí - a které se jako ziskové jen jeví. A kdybyste přeci jen chtěli vyzkoušet kvalitní řešení bez rizika, že utratíte nemalou částku za něco, co nepotřebujete, vsaďte na bezplatnou verzi populárního eWay- CRM Free.
