V jakých situacích je možné nařízení práce na dálku zaměstnavatelem?
Zaměstnavatel je oprávněn k tomuto jednostrannému kroku pouze v situacích, které představují mimořádné okolnosti vyžadující rychlé a efektivní řešení, přičemž toto oprávnění musí být vždy podloženo konkrétním speciálním opatřením vydaným příslušným orgánem veřejné moci.
Klíčovou podmínkou pro využití tohoto výjimečného oprávnění je existence speciálního opatření, které bylo vydáno orgánem veřejné moci na základě jiného příslušného právního předpisu. Nejčastěji se jedná o opatření vydaná podle zákona č. 258/2000 Sb., o ochraně veřejného zdraví a o změně některých souvisejících zákonů, ve znění pozdějších předpisů, který poskytuje orgánům ochrany veřejného zdraví pravomoci k vydávání mimořádných opatření v případech ohrožení nebo poškození veřejného zdraví. Taková opatření mohou například nařídit omezení pohybu osob, zavření provozoven, nebo právě doporučení či příkaz k výkonu práce z domova za účelem minimalizace rizika šíření infekčních onemocnění. V praxi se s tímto typem opatření setkáváme zejména během epidemických situací, jako byla pandemie COVID-19, kdy orgány veřejného zdraví vydávaly četná opatření směřující k omezení interpersonálních kontaktů a tím i k potlačení šíření nákazy.
Podmínky a omezení při nařizování práce na dálku
Zaměstnavatel při využívání svého oprávnění k nařízení práce na dálku musí respektovat několik základních omezujících podmínek, které jsou stanoveny zákonem za účelem ochrany práv zaměstnanců a zajištění proporcionality takového opatření. Především je povinen nařídit práci na dálku pouze na nezbytně nutnou dobu, což znamená, že délka trvání tohoto opatření musí být přiměřená závažnosti situace a rozsahu mimořádných okolností, které k jeho vydání vedly. Zaměstnavatel nemůže využít této možnosti k dlouhodobému či permanentnímu přesunu zaměstnance na práci z domova, pokud k tomu neexistují trvající mimořádné důvody podložené příslušnými opatřeními orgánů veřejné moci.
Další zásadní podmínkou je, že povaha vykonávané práce musí umožňovat její výkon na dálku. Tato podmínka vylučuje možnost nařízení práce na dálku u pozic, které ze své podstaty vyžadují fyzickou přítomnost zaměstnance na pracovišti, jako jsou například profese ve výrobě, stavebnictví, zdravotnictví při poskytování přímé péče pacientům, nebo v maloobchodě. Naopak práci na dálku lze nařídit typicky u administrativních pozic, IT specialistů, poradců, překladatelů a dalších profesí, kde je možné všechny pracovní úkoly vykonávat prostřednictvím informačních technologií a komunikačních prostředků bez nutnosti fyzické přítomnosti na konkrétním místě.
Třetí podmínkou je způsobilost místa výkonu práce k výkonu práce na dálku. Tato podmínka zahrnuje technické, hygienické a bezpečnostní požadavky na pracovní prostředí, které musí být splněny i při práci mimo tradiční pracoviště. Místo výkonu práce na dálku musí poskytovat odpovídající podmínky pro efektivní a bezpečný výkon práce, včetně dostatečného osvětlení, vhodného pracovního nábytku, přístupu k potřebným technickým prostředkům a komunikačním kanálům, a musí splňovat základní hygienické a ergonomické standardy.
Povinnosti zaměstnance při určování místa výkonu práce na dálku
Pokud zaměstnavatel hodlá využít svého oprávnění k nařízení práce na dálku, vzniká zaměstnanci konkrétní povinnost aktivně spolupracovat při identifikaci vhodného místa pro výkon této práce. Zaměstnanec je povinen na výzvu zaměstnavatele bez zbytečného odkladu, což znamená v nejkratší možné době od obdržení výzvy, písemně určit místo, na které mu zaměstnavatel může práci na dálku nařídit. Tato povinnost je formulována imperativně a její nesplnění by mohlo být považováno za porušení pracovní kázně.
Písemná forma tohoto sdělení je vyžadována za účelem právní jistoty obou stran a možnosti budoucí dokumentace a důkazů o tom, jaké místo bylo pro výkon práce na dálku určeno. Zaměstnanec by měl v tomto písemném sdělení uvést nejen konkrétní adresu místa výkonu práce, ale také základní informace o tom, že toto místo splňuje technické a hygienické požadavky nutné pro řádný výkon jeho pracovních povinností. Měl by rovněž potvrdit, že na daném místě má k dispozici potřebné technické vybavení, stabilní internetové připojení a další prostředky nezbytné pro komunikaci se zaměstnavatelem a výkon svěřených úkolů.
Alternativně má zaměstnanec možnost písemně sdělit zaměstnavateli, že nemá k dispozici žádné místo, které by bylo způsobilé k výkonu práce na dálku. Toto sdělení musí být pravdivé a zaměstnanec by měl být schopen v případě potřeby doložit důvody, proč žádné z míst, která má k dispozici, není vhodné pro výkon práce. Mezi takové důvody mohou patřit nedostatečné technické vybavení, absence internetového připojení, nevhodné prostorové podmínky, hlučné prostředí, nebo přítomnost dalších osob, které by mohly narušovat výkon práce nebo ohrozit mlčenlivost ohledně citlivých informací.
Řešení situací kdy zaměstnanec nemá vhodné místo pro práci na dálku
V případech, kdy zaměstnanec písemně sdělí, že nemá k dispozici žádné místo způsobilé k výkonu práce na dálku, vzniká zaměstnavateli povinnost řešit tuto situaci individuálně s ohledem na konkrétní okolnosti případu a potřeby jak zaměstnance, tak provozní požadavky organizace. Zákonodárce si uvědomuje, že ne všichni zaměstnanci mají k dispozici vhodné prostory nebo technické vybavení pro práci z domova, a proto stanovuje povinnost zaměstnavatele hledat individuální řešení, které bude zohledňovat specifickou situaci daného zaměstnance.
Nejčastěji využívaným řešením v takových případech je udělení neplaceného volna pro překážku v práci na straně zaměstnance. Toto řešení vychází ze skutečnosti, že pokud zaměstnanec objektivně nemůže vykonávat práci na dálku a současně mu speciální opatření orgánu veřejné moci brání v docházení na tradiční pracoviště, jedná se o překážku v práci, kterou nezavinil ani zaměstnavatel ani zaměstnanec. Neplacené volno v tomto případě představuje spravedlivé řešení, které nezatěžuje zaměstnavatele povinností platit mzdu za nevykonanou práci, ale současně neohrožuje pracovní poměr zaměstnance sankčními opatřeními za neschopnost plnit pracovní povinnosti.
Zaměstnavatel by však měl před rozhodnutím o udělení neplaceného volna pečlivě zvážit všechny dostupné alternativy a možnosti. Může například nabídnout zaměstnanci zapůjčení potřebného technického vybavení, poskytnutí finančního příspěvku na úpravu domácího pracovního prostoru, nebo umožnění práce z jiného místa, například z pracoviště kolegy či z co-workingového centra, pokud to umožňují platná opatření orgánů veřejné moci. V některých případech může být možné také dočasně upravit náplň práce zaměstnance tak, aby bylo možné ji vykonávat za stávajících podmínek, nebo najít jiné kreativní řešení, které umožní pokračování pracovního vztahu bez újmy pro obě strany.
Praktické aspekty a doporučení pro implementaci
Implementace jednostranného nařízení práce na dálku v praxi vyžaduje od zaměstnavatelů pečlivou přípravu a systematický přístup k řešení všech souvisejících otázek. Zaměstnavatelé by měli předem připravit vnitřní postupy a směrnice, které budou definovat konkrétní kroky při aktivaci tohoto mimořádného opatření, včetně způsobu komunikace se zaměstnanci, požadavků na technické vybavení a standardů pro místa výkonu práce na dálku. Tyto postupy by měly být transparentní, srozumitelné a dostupné všem zaměstnancům, aby věděli, co mohou v případě mimořádných situací očekávat.
Důležitou součástí přípravy je také vytvoření registru zaměstnanců, u kterých je možné nařídit práci na dálku, včetně informací o jejich technickém vybavení a domácích podmínkách pro práci. Tento registr by měl být pravidelně aktualizován a měl by respektovat principy ochrany osobních údajů. Zaměstnavatelé by rovněž měli investovat do technologické infrastruktury, která umožní efektivní práci na dálku, včetně bezpečných komunikačních kanálů, cloudových služeb a nástrojů pro vzdálenou spolupráci a kontrolu výkonu práce.
Z hlediska právní ochrany je doporučeno dokumentovat všechny kroky související s nařízením práce na dálku, včetně odkazů na příslušná speciální opatření orgánů veřejné moci, komunikace se zaměstnanci a důvodů pro konkrétní rozhodnutí. Tato dokumentace může být klíčová v případě případných sporů nebo kontrolních činností příslušných orgánů. Zaměstnavatelé by také měli být připraveni na možnost, že některé situace budou vyžadovat flexibilní a kreativní přístup, který bude zohledňovat jak právní požadavky, tak praktické potřeby všech zúčastněných stran.
