Archivace dokladů se týká podnikatele vždy a při skartaci je třeba uvážlivost
Archivace důležité dokumentace se při podnikání nevyhne žádnému podnikateli. Záležitost se týká jak velkých firem, tak drobných živnostníků. Povinnost archivace dokumentů ohledně podnikání se nevyplatí zanedbávat, protože jednak je v mnoha záležitostech nařízena přímo ze zákona, ale je také potřeba vždy v případě kontrol i k běžnému dokládání v podnikatelských vztazích. Obezřetnost se tedy vždy vyplatí i při vyřazování dokumentace ke skartaci.
Archivace podnikatelské dokumentace je zásadní a převážně i povinná pro velké i drobné podnikatele a je důležité nezapomenout, že má i zákonem stanovené různě dlouhé lhůty
Archivace dokumentů je roztřídění, uložení a uchování důležitých dokumentů, tak, aby byly i po určitém uplynutí času co nejrychleji k dispozici k doložení nejrůznějších skutečností v důležitých situacích. Uvedená činnost nebývá u podnikatelů zpravidla zrovna oblíbená, protože jim ukusuje z drahocenného času a někdy i prostoru. Jenže, jak už to bývá, neoblíbené činnosti patří obvykle k těm nejdůležitějším často uložených přímo zákonem, kterým je důležité se věnovat a nepodceňovat je protože mají v určitých situacích nezastupitelnou roli.
Jak napovídají řádky výše, úkolem archivace je uchovávat aktuálně nepotřebné dokumenty s důležitými informacemi ve stavu střednědobé a dlouhodobé použitelnosti a připravenosti poskytnout informace dřívějšího data k doložení či objasnění skutečností. Je tedy jasné, že archivace je důležitá nejen pro případ návštěvy kontrolních orgánů finančního úřadu, inspektorátu práce a dalších institucí, ale i pro vzájemná podnikatelská jednání a vztahy. Například ve vztazích mezi dodavateli a odběrateli je uchovávání dokumentace více, než potřebné.
Není proto divu, že archivaci některých dokumentů podnikatelům nařizuje přímo zákon a stanoví také dobu, po kterou musí být dokumenty archivovány.
- Nejdůležitější je archivace:
- daňových dokumentů,
- účetních dokumentů a
- dokumentů ohledně zaměstnanců.
I drobní podnikatelé si proto musí vést daňovou evidenci a archivovat
- přijaté a vydané faktury,
- příjmové a výdajové pokladní doklady,
- bankovní výpisy,
- soupisy majetku, zboží
- a další listiny k podnikatelské činnosti.
Doba archivace
Doba, po kterou je třeba dokumenty archivovat je různá i pokud je stanovena zákonem a záleží na tom, o jaký dokument se jedná.
Účetní a daňové doklady (účetní záznamy, účetní knihy, inventurní záznamy) je povinnost archivovat 5 let. Účetní závěrky a daňové doklady zákon vyžaduje archivovat 10 let. Ale mzdové listy a účetní záznamy ohledně zaměstnanců sloužící k účelům důchodového pojištění je nutné uchovávat 30 let.
Archivace je možná elektronická papírová i smíšená
Archivovat dokumenty je stále možné ve formě papírové i ve formě elektronické a také smíšené, čili něco v papírové formě a něco elektronicky. Ať už se archivuje tou či onou formou musí být po celou dobu archivace zajištěna čitelnost dokumentu, neporušitelnost jeho obsahu i jeho věrohodnost.
Po uplynutí doby archivace přichází ke slovu skartace, ale i skartovat je třeba s rozmyslem a pečlivostí
Když dokumentům uplyne doba archivace je samozřejmě potřeba, aby uvolnily místo jiným, což znamená dokumenty správně vyřadit a zlikvidovat, tak, aby jejich obsah nemohl být nějak zneužit. Znamená to, že i likvidaci vysloužilé dokumentace je nutné věnovat pozornost a práci. Vyřazovat je potřeba pečlivě a s rozmyslem a samotnou likvidaci dokumentu je potřeba provést takovým způsobem nejlépe skartací, aby údaje z vyřazené dokumentace nešlo více použít a nemohly sloužit k žádným dalším účelům.
Podobné články
Mzdu musí mít ve stanoveném termínu zaměstnanec k dispozici
Blíží se doba čerpání dovolených, a nemusí být vždy snadné nahradit ani pracovníky vyřizující mzdové…
Více informací
Zrychlené mimořádné odpisy majetku pro rok 2023 a 2024 by měly pomáhat místo seškrtaných dotací
Připravovaný konsolidační nebo taktéž úsporný balíček, který v současnosti připravuje vláda ČR, bude poměrně…
Více informací
Prolnutí tuzemských a zahraničních cestovních náhrad
Cestovní náhrady náleží zaměstnanci za plnění úkolů pro zaměstnavatele na pracovní cestě. Pokud zaměstnanec…
Více informací
Platové tabulky ve veřejném sektoru se změní, aby lákaly mladé posily
Ministerstvo práce a sociálních věcí se chystá změnit platové tabulky určující výši platů zaměstnanců…
Více informací
