Daňové a účetní doklady se vyplatí uschovávat nejen v době krize
Doklady jsou faktickým důkazem a doložením akce, že k něčemu došlo, bylo vykonáno, co být mělo a podobně. Ve sféře podniků podnikání a s ním související oblasti daňové a účetní hrají doklady nezastupitelnou roli a dobu jejich úschovy stanoví dokonce jednoznačně zákony.
Dobu uchovávání účetních a daňových dokladů stanoví zákon o účetnictví a zákon o DPH
Účetní i daňové doklady je nutné ve firmách střežit a uchovávat z nařízení zákonů, jak v době poklidné, když firma šlape jako hodinky, tak i v době přesně opačné. Naopak dá se říci, že v době nějak vypjaté a nouzové má každý doklad ještě důležitější opodstatnění je naopak a mívá zásadní roli, při žádostech o podpůrné prostředky, při dokazování nezaviněných ztrát a dalších podobných situacích.
Pravidla uchovávání účetních a daňových dokladů se řídí jednak zákonem o účetnictví a jednak zákonem o DPH. Daná legislativa stanoví, které doklady a v jaké formě se musí uchovávat, jak dlouhou dobu a kdo za danou činnost odpovídá.
Podle své důležitosti se většina uvedených dokladů musí uchovávat po dobu 5 až 10 let. Na dobu 10 let se uchovávají nejen účetní závěrky a výroční zprávy, ale podle zákona o DPH i doklady o uskutečněném zdanitelném plnění.
Nejméně pět let se musí ze zákona uchovávat doklady o formě vedení účetnictví firmy a také účetní knihy a rozvrhy, inventurní soupisy nebo odpisové plány. Záznamy například o reklamacích je ale potřeba někdy uchovávat i po dobu delší než jsou výše uvedené lhůty.
Uchování firemní dokumentace je třeba řešit i při krachu firmy či úmrtí majitele či osoby vedoucí účetnictví
Zásadní věc, kterou je třeba si v souvislosti s vedením firmy uvědomit je ta, že úschova firemní dokumentace musí být vyřešena i v situacích, kdy činnost firmy končí krachem, zemře majitel či osoba, která vedla účetnictví.
Před zánikem společnosti musí vždy majitel firmy, účetní či jiná pověřená osoba zajistit řádnou úschovu firemní dokumentace. V případě úmrtí se o úschovu firemních dokladů musí postarat dědicové.
Uchovávání dokladů v elektronické podobě se musí zase dít podle stanovených předpisů
Dnešní doba elektronická a digitální má už samozřejmě i velkou část účetní a daňové dokumentace v elektronické podobě, což není nijak na překážku, ale zákonná pravidla úschovy samozřejmě platí i pro tento typ dokumentů. Zde je navíc potřeba zajistit si odpovídající elektronické prostředky, které zaručí, že dokument bude uchován v potřebné kvalitě a odpovídajícím formátu po stanovenou lhůtu.
Při daňové evidenci se uchovávání dokladů děje podle daňového řádu
Může nastat situace třeba v případě drobného živnostníka, že daný podnikatel není povinen vést účetnictví a není plátcem DPH a pro jeho podnikání mu stačí vedení daňové evidence. I v takovém případě je však nutné uchovávat důležité daňové doklady podle pravidel. V tomto případě se uchovávání daných dokladů děje podle pravidel daňového řádu. Více zde.
Podobné články
Propadlý řidičák v nouzovém stavu není překážkou, jezdit se beztrestně může dál, možná až do konce března 2021
Ministerstvo dopravy rozhodlo, že během nouzového stavu řidiči s propadlým řidičským průkazem mohou beztrestně…
Více informací
Paušální daň a jak se vyplatí, vašemu podnikání si můžete spočítat přímo s ministerstvem financí
Návrhem paušální daně, která má usnadnit administrativní život živnostníkům, se v současnosti opět zabývají…
Více informací
Vysvětlující informace k novele zákona o DPH účinné od 1. září 2020
Změny v daňových zákonech si podnikatelé potřebují osvojit vždy co nejrychleji, aby se podle nich dokázali řídit.…
Více informací
Internetové obchody s potravinami vzhledem k situaci mění pravidla nákupu potravin
Internetové obchody s potravinami se kvůli stále horší epidemiologické situaci začínají dostávat do podobné…
Více informací
