Daňové a účetní doklady se vyplatí uschovávat nejen v době krize
Doklady jsou faktickým důkazem a doložením akce, že k něčemu došlo, bylo vykonáno, co být mělo a podobně. Ve sféře podniků podnikání a s ním související oblasti daňové a účetní hrají doklady nezastupitelnou roli a dobu jejich úschovy stanoví dokonce jednoznačně zákony.
Dobu uchovávání účetních a daňových dokladů stanoví zákon o účetnictví a zákon o DPH
Účetní i daňové doklady je nutné ve firmách střežit a uchovávat z nařízení zákonů, jak v době poklidné, když firma šlape jako hodinky, tak i v době přesně opačné. Naopak dá se říci, že v době nějak vypjaté a nouzové má každý doklad ještě důležitější opodstatnění je naopak a mívá zásadní roli, při žádostech o podpůrné prostředky, při dokazování nezaviněných ztrát a dalších podobných situacích.
Pravidla uchovávání účetních a daňových dokladů se řídí jednak zákonem o účetnictví a jednak zákonem o DPH. Daná legislativa stanoví, které doklady a v jaké formě se musí uchovávat, jak dlouhou dobu a kdo za danou činnost odpovídá.
Podle své důležitosti se většina uvedených dokladů musí uchovávat po dobu 5 až 10 let. Na dobu 10 let se uchovávají nejen účetní závěrky a výroční zprávy, ale podle zákona o DPH i doklady o uskutečněném zdanitelném plnění.
Nejméně pět let se musí ze zákona uchovávat doklady o formě vedení účetnictví firmy a také účetní knihy a rozvrhy, inventurní soupisy nebo odpisové plány. Záznamy například o reklamacích je ale potřeba někdy uchovávat i po dobu delší než jsou výše uvedené lhůty.
Uchování firemní dokumentace je třeba řešit i při krachu firmy či úmrtí majitele či osoby vedoucí účetnictví
Zásadní věc, kterou je třeba si v souvislosti s vedením firmy uvědomit je ta, že úschova firemní dokumentace musí být vyřešena i v situacích, kdy činnost firmy končí krachem, zemře majitel či osoba, která vedla účetnictví.
Před zánikem společnosti musí vždy majitel firmy, účetní či jiná pověřená osoba zajistit řádnou úschovu firemní dokumentace. V případě úmrtí se o úschovu firemních dokladů musí postarat dědicové.
Uchovávání dokladů v elektronické podobě se musí zase dít podle stanovených předpisů
Dnešní doba elektronická a digitální má už samozřejmě i velkou část účetní a daňové dokumentace v elektronické podobě, což není nijak na překážku, ale zákonná pravidla úschovy samozřejmě platí i pro tento typ dokumentů. Zde je navíc potřeba zajistit si odpovídající elektronické prostředky, které zaručí, že dokument bude uchován v potřebné kvalitě a odpovídajícím formátu po stanovenou lhůtu.
Při daňové evidenci se uchovávání dokladů děje podle daňového řádu
Může nastat situace třeba v případě drobného živnostníka, že daný podnikatel není povinen vést účetnictví a není plátcem DPH a pro jeho podnikání mu stačí vedení daňové evidence. I v takovém případě je však nutné uchovávat důležité daňové doklady podle pravidel. V tomto případě se uchovávání daných dokladů děje podle pravidel daňového řádu. Více zde.
Podobné články
Dlouhodobý investiční produkt lze přidat k jinému spoření na stáří a snížit si tím základ daně
Od roku 2024 se nabídka produktů určených pro spoření na důchod rozšíří o nový dlouhodobý investiční produkt…
Více informací
Směrnice NIS2 ukládá firmám i úřadům ostřeji střežit kyberbezpečnost již v roce 2024
Manažery větších firem s počtem zaměstnanců přesahujícím padesátku a ročním obratem v přepočtu kolem 10…
Více informací
Firmy budou muset povinně jasně informovat nejen zaměstnance o odměňování a skončí doložky o mlčenlivosti
Zaměstnavatelé budou mít již brzy nové povinnosti ohledně informování zaměstnanců i inspektorátu práce ohledně…
Více informací
Ozdravný nebo také konsolidační balíček opatření bude od ledna 2024 opravdu platit
Ozdravný nebo taktéž konsolidační balíček nejen daňových opatření, který má vést ke snížení státního dluhu…
Více informací
