Daňové a účetní doklady se vyplatí uschovávat nejen v době krize
Doklady jsou faktickým důkazem a doložením akce, že k něčemu došlo, bylo vykonáno, co být mělo a podobně. Ve sféře podniků podnikání a s ním související oblasti daňové a účetní hrají doklady nezastupitelnou roli a dobu jejich úschovy stanoví dokonce jednoznačně zákony.
Dobu uchovávání účetních a daňových dokladů stanoví zákon o účetnictví a zákon o DPH
Účetní i daňové doklady je nutné ve firmách střežit a uchovávat z nařízení zákonů, jak v době poklidné, když firma šlape jako hodinky, tak i v době přesně opačné. Naopak dá se říci, že v době nějak vypjaté a nouzové má každý doklad ještě důležitější opodstatnění je naopak a mívá zásadní roli, při žádostech o podpůrné prostředky, při dokazování nezaviněných ztrát a dalších podobných situacích.
Pravidla uchovávání účetních a daňových dokladů se řídí jednak zákonem o účetnictví a jednak zákonem o DPH. Daná legislativa stanoví, které doklady a v jaké formě se musí uchovávat, jak dlouhou dobu a kdo za danou činnost odpovídá.
Podle své důležitosti se většina uvedených dokladů musí uchovávat po dobu 5 až 10 let. Na dobu 10 let se uchovávají nejen účetní závěrky a výroční zprávy, ale podle zákona o DPH i doklady o uskutečněném zdanitelném plnění.
Nejméně pět let se musí ze zákona uchovávat doklady o formě vedení účetnictví firmy a také účetní knihy a rozvrhy, inventurní soupisy nebo odpisové plány. Záznamy například o reklamacích je ale potřeba někdy uchovávat i po dobu delší než jsou výše uvedené lhůty.
Uchování firemní dokumentace je třeba řešit i při krachu firmy či úmrtí majitele či osoby vedoucí účetnictví
Zásadní věc, kterou je třeba si v souvislosti s vedením firmy uvědomit je ta, že úschova firemní dokumentace musí být vyřešena i v situacích, kdy činnost firmy končí krachem, zemře majitel či osoba, která vedla účetnictví.
Před zánikem společnosti musí vždy majitel firmy, účetní či jiná pověřená osoba zajistit řádnou úschovu firemní dokumentace. V případě úmrtí se o úschovu firemních dokladů musí postarat dědicové.
Uchovávání dokladů v elektronické podobě se musí zase dít podle stanovených předpisů
Dnešní doba elektronická a digitální má už samozřejmě i velkou část účetní a daňové dokumentace v elektronické podobě, což není nijak na překážku, ale zákonná pravidla úschovy samozřejmě platí i pro tento typ dokumentů. Zde je navíc potřeba zajistit si odpovídající elektronické prostředky, které zaručí, že dokument bude uchován v potřebné kvalitě a odpovídajícím formátu po stanovenou lhůtu.
Při daňové evidenci se uchovávání dokladů děje podle daňového řádu
Může nastat situace třeba v případě drobného živnostníka, že daný podnikatel není povinen vést účetnictví a není plátcem DPH a pro jeho podnikání mu stačí vedení daňové evidence. I v takovém případě je však nutné uchovávat důležité daňové doklady podle pravidel. V tomto případě se uchovávání daných dokladů děje podle pravidel daňového řádu. Více zde.
Podobné články
Soudní znalci musí mít nově od roku 2021 povinně sjednané pojištění odpovědnosti za škodu způsobenou profesní činností
Od 1. 1. 2021 nastávají zásadní změny v zákoně č. 254/2019 o znalcích, znaleckých kancelářích a znaleckých…
Více informací
Daňové úlevy a pardony vydávané v období pandemie nepromíjí daňové povinnosti za roky předcházející
Finanční správa ČR upozorňuje daňové subjekty, že daňové úlevy a generální pardony udělované v souvislosti…
Více informací
Jak vytvořit životopis podle vzoru, aneb první krok do zaměstnání
Už to bude brzy rok, co život v republice ochromila koronavirová pandemie, která změnila mnohé. Pro některé…
Více informací
Informace o registraci k DPH v souvislosti se změnami v zákoně o DPH platnými od roku 2021
V zákoně o DPH a daňovém řádu došlo od 1. 1. 2021 opět k novelizaci, čímž se aktualizoval i dokument…
Více informací
