Vedení účetnictví Praha, Brno, Bratislava, Wien, Warszawa

Kompletní účetní servis a služby daňového poradce.
Vedení účetnictví, daňové poradenství ,zpracování mezd, roční uzávěrky a další účetní služby.

Do začátku dubna 2023 je třeba zkontrolovat evidenci skutečných majitelů

Evidence skutečných majitelů firem se stává stále zásadnějším informačním systémem veřejné správy, kde lze najít informace jednak o struktuře a fungování konkrétních právnických osob, ale i další ještě důležitější informace. Těmito ještě zásadnějšími a důležitějšími informacemi, které zde musí být zaznamenány, jsou informace o osobách, které právnické osoby čili firmy skutečně vlastní a ovládají. A právě právní aktuálnost informací v zápisech o skutečných majitelích je nutné zkontrolovat do 1. 4. 2023 a případně opravit nesrovnalosti či chyby.

Do začátku dubna 2023 je třeba zkontrolovat evidenci skutečný 2.jpg

Datum článku: 14. 02. 2023

Do 1. dubna 2024 mají firmy čas na to, aby zkontrolovaly a případně doplnily chybějící aktuální informace do evidence skutečných majitelů

Kontrola a případné zajištění aktualizace údajů, které musí být povinně ze zákona uvedeny v evidenci skutečných majitelů, je poměrně novou, ale o to důležitější povinností, na kterou si mnohé firmy ještě nestačily zvyknout. Kontrolu správnosti údajů je důležité provádět vždy po případných změnách v zákoně o evidenci skutečných majitelů, který určuje, co v daném systému má být a co nesmí chybět. Pokud totiž v této důležité dokumentaci o firmě něco aktuálního chybí, tak samozřejmě hrozí příslušné sankce dle zákona.

V dané souvislosti je důležité myslet na to, že změny zákonů jsou v naší zemi poměrně častým jevem a zákonu o evidenci skutečných majitelů se taktéž nevyhýbají. K velké novelizaci tohoto zákona došlo v loňském roce a účinnost nových pravidel začala 1. října 2022.

Uvedená novelizace byla poměrně rozsáhlá. Kromě změny definice skutečného majitele se rozšířil okruh osob zákonem považovaných za skutečného majitele, které musí být v dané evidenci řádně uvedeny. Rozšířil se také okruh právnických osob, které mají nově povinnost mít skutečné majitele v dané evidenci zapsané, a též se rozšířil okruh automaticky propisovaných osob do evidence.

Důležité je tedy zkontrolovat, zda v evidenčních zápisech nechybí nikdo, kdo tam uveden být jako skutečný majitel musí. Nově musí být jako skutečný majitel evidována také fyzická osoba pokud má 26 procentní nebo větší podíl na základním kapitálu společnosti. Tato osoba musí být nově evidována jako skutečný majitel, i když třeba nebude mít hlasovací práva ve společnosti ani podíl na zisku. Nově zákon považuje za skutečného majitele korporace také každou osobu, která v korporaci uplatňuje rozhodující vliv na řízení společnosti prostřednictvím své vazby na rodinné příslušníky ve vedení společnosti. I taková osoba musí být v evidenci uvedena.

Na zápis svých skutečných majitelů do evidence nesmí nově zapomenout třeba společenství vlastníků jednotek, církve nebo honební společenstva

Jak je zmíněno výše, povinnost mít evidované skutečné majitele má po zmíněné novelizaci mnohem více subjektů než dříve. Zdaleka už nejde jen o záležitost firem. Skutečné majitele dnes musí mít evidovány všechna společenství vlastníků jednotek, politické strany, odborové organizace a také církve nebo honební společenstva.

Kontrolovat z hlediska správnosti je třeba i automatické průpisy do evidence

Již v předchozích článcích na téma povinností spojených s evidencí skutečných majitelů bylo uvedeno, že nejeden údaj se dnes do evidence propíše automaticky přes zápisy z veřejných registrů a není tedy nutné kvůli každé změně žádat o úpravu v dané dokumentaci notáře. Na straně druhé je důležité právě tyto automatické průpisy občas kontrolovat, zda skutečně žádná informace nechybí, protože ani automatizace nemusí znamenat absolutní bezchybnost procesu. V případě zjištění chybějících nebo chybných informací je povinností evidující osoby čili svěřenského správce či jiné osoby v obdobném postavení zajistit příslušnou opravu či doplnění chybějících údajů.

Na aktuální kontrolu, doplnění či případnou úpravu záznamů v evidenci je čas do 1. dubna 2023. Spěchat s nápravou by se mělo tam, kde skutečné majitele vůbec zapsané nemají. Postihy a omezení za neplnění těchto povinností jsou velmi nepříjemné

V současné době je tedy potřeba záznamy v evidenci skutečných majitelů sladit s úpravami v zákoně o evidenci skutečných majitelů, které platí od loňského podzimu konkrétně od 1. října 2022. Jedná se o výše popsanou kontrolu a případné doplnění informací. Na tyto úpravy je ze zákona určena lhůta do 1. dubna 2023. Po uvedeném datu hrozí za chybějící nebo chybné údaje v záznamech samozřejmě hrozí postihy ve formě pokut a omezení v jednání obchodní korporace i znemožnění výkonu některých práv nezapsaných skutečných majitelů.

Nepříjemné problémy a sankce hrozí nejvíce subjektům, které skutečného majitele, dosud vůbec zapsaného nemají. V takovém případě hrozí pokuta evidující osobě, že nezajistila v uvedené lhůtě zápis předmětného údaje do evidence. Stejný postih však hrozí také skutečnému majiteli, který společnost vlastní a kontroluje, za to, že neposkytl součinnost evidující osobě, aby mohla potřebné údaje do evidence zapsat. Pokuta za tento přestupek činí 500 000 Kč.

Další nepříjemnosti za nezapsání skutečného majitele do evidence skutečných majitelů však dopadají na pravomoci i práva skutečných majitelů. Pokud totiž skutečný majitel není zapsán v evidenci skutečných majitelů, nesmí při rozhodování nejvyššího orgánu korporace vykonávat hlasovací práva ani rozhodovat jako jediný společník. Stejně tak nesmí být nezapsanému skutečnému majiteli vyplácen podíl na zisku, jiných vlastních zdrojích nebo likvidačním zůstatku společnosti.

K popsaným nepříjemnostem však nemusí dojít, pokud se zápisy v evidenci skutečných majitelů do výše uvedeného prvního dubnového dne napraví a skutečný majitel či majitelé budou řádně uvedeni.