Vedení účetnictví Praha, Brno, Bratislava, Wien, Warszawa
Kompletní účetní servis a služby daňového poradce.
Vedení účetnictví, daňové poradenství ,zpracování mezd, roční uzávěrky a další účetní služby.

Mzdové listy a GDPR

GDPR nařízení EU, které zavedlo velmi přísné podmínky ochrany pro veškeré zacházení s osobními údaji je i u nás platné od 25. 5. 2018. Jak se uvedená směrnice dotýká mzdových listů zaměstnanců, kde se to citlivými údaji jen hemží? Je nutné mít ke zpracování uvedené dokumentace souhlas zaměstnance, kterého se údaje týkají?

Mzdové listy a GDPR 2.jpg
Datum článku: 03. 09. 2018

Ke zpracování osobních údajů pro mzdové účely není ani při GDPR nutné mít souhlas zaměstnance

Bez povinnosti vedení mzdového listu se neobejde žádný pracovněprávní vztah mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem a řádně vedení mzdového listu je nutností také u všech poplatníků, kteří mají zdanitelné příjmy podle § 6 zákona o dani z příjmů.

Povinnost vedení mzdového listu ukládá zaměstnavatelům výše uvedený zákon č.586/1992 o daních z příjmů. Uvedený zákon také jednoznačně vymezuje údaje, které musí mzdový list pro správné zdanění příjmů nezbytně nutně obsahovat. Ustanovení daného zákona bylo přímo napojeno na směrnici GDPR, které je v daném případě nadřazeno. V článku 6 v bodu 1 samotného GDPR nařízení se říká, že zpracování osobních údajů je zákonné, pokud je jeho účelem plnění daňových povinností.

Zaměstnavatel může v nutném rozsahu stanoveném zákonem o daních z příjmů zpracovávat osobní údaje zaměstnance bez jeho souhlasu. Při zpracování uvedených údajů musí zaměstnavatel postupovat vždy tak, aby zajistil daným citlivým údajům maximální ochranu a bezpečnost před ztrátou, únikem či zneužitím.

I v případě že zaměstnavatel zaniká, musí myslet na mzdové listy a musí povinně zajistit úschovu dané dokumentace, tak aby byla zajištěna nezbytná archivace s jejími povinnými lhůtami. V případě zániku je též nezbytně nutné písemně informovat příslušnou okresní správu sociálního zabezpečení o místě uložení této dokumentace.

Údaje, které musí každý mzdový list obsahovat

Mzdový list se nikdy neobejde bez správných základních identifikačních údajů poplatníka, jména a příjmení, rodného čísla a bydliště.

Dalšími nezbytnými údaji na mzdovém listě jsou údaje o výši částek slev na dani a výši nezdanitelných částek, které se poplatníka týkají. Z uvedených důvodů musí být v dané dokumentaci i jméno či jména a rodná čísla osob na, které poplatník uplatňuje slevu na dani. Což se týká slevy na manželku a daňových slev na nezaopatřené děti. Zapomenout se v dané souvislosti nikdy nesmí ani na údaje o vyplacených daňových bonusech.

Údaje, které musí na mzdovém listě být každý měsíc, jsou:

  • úhrn zúčtovaných mezd,
  • částky osvobozené od daně,
  • základ pro výpočet zálohy na daň nebo daně podle zvláštní sazby,
  • měsíční slevu na dani podle § 35ba a zálohu sníženou o měsíční slevu na dani podle tohoto paragrafu,
  • měsíční slevu na dani plynoucí z nároku na daňový bonus a měsíční zálohu sníženou o tento bonus,
  • skutečně sraženou mzdu.

Dalšími údaji je součet všech údajů za zdaňovací období a úhrn vyplacených daňových bonusů i záznam o solidární dani, pokud se uvedená daň poplatníka týká.

Každé vystavení dokladu s údaji ze mzdového listu, je nutno v kopii uschovat

Pokud zaměstnavatel vystavuje zaměstnanci na jeho žádost dokument s údaji ze mzdového listu, které zaměstnanec potřebuje v případě, že sám podává daňové přiznání, musí pamatovat na dvě nutnosti. Uvedené potvrzení musí být zaměstnanci vystaveno do deseti dnů ode dne, kdy o něj zaměstnanec písemně požádal. Kopii daného potvrzení musí zaměstnavatel archivovat spolu se mzdovým listem.

Sdílet článek:
Facebook >Google+ >Twitter

Podobné články

Prostřednictvím bankovní identity si už může občan zkontrolovat, jestli za něho zaměstnavatel odevzdal ČSSZ podklady pro důchod či výplatu nemocenské

Prostřednictvím bankovní identity si už může občan zkontrolovat, jestli za něho zaměstnavatel odevzdal ČSSZ podklady pro důchod či výplatu nemocenské

Datum článku: 14. 04. 2021

Stejné údaje, které občan používá pro internetové bankovnictví, čili bankovní identita už mohou pomoci ověřit…

Více informací
Povinné testování zaměstnanců a ochrana osobních údajů

Povinné testování zaměstnanců a ochrana osobních údajů

Datum článku: 08. 04. 2021

V souvislosti s povinným testováním zaměstnanců ve firmách na přítomnost koronaviru musí zaměstnavatelé…

Více informací
Jak vytvořit životopis podle vzoru

Jak vytvořit životopis podle vzoru

Datum článku: 19. 01. 2021

Už to bude brzy rok, co život v republice ochromila koronavirová pandemie, která změnila mnohé. Pro některé…

Více informací

Doplatek do minimální mzdy si i v roce 2021 musí u zaměstnanců pohlídat každý zaměstnavatel

Každý zaměstnanec musí i v roce 2021 dostat za svoji práci alespoň tu nejnižší minimální mzdu, kterou pro daný rok stanoví nařízení vlády. Když odměna za práci v kalendářním měsíci nedosáhne výše aktuálně platné minimální mzdy, musí zaměstnavatel poskytnout doplatek do minimální mzdy.

Minimální mzda je v roce 2021 znovu vyšší a tomu je třeba náležitě přizpůsobit vše, co s tímto souvisí včetně doplatku ke mzdě zaměstnanců, kteří na minimální mzdu pro nižší výkonost nedosáhnou

Jak je řečeno v úvodu, minimální mzda je ze zákona nejnižší přípustná výše odměny za zaměstnancovu práci, což znamená, že nižší než tuto mzdu zaměstnanec dostat nesmí, ani v případech, kdy je třeba méně výkonný, ať už z vlastní viny či nezaviněně.

Nařízení vlády č. 487/2020 o minimální mzdě a nejnižších úrovních zaručené mzdy, o vymezení ztíženého pracovního prostředí a o výši příplatku ke mzdě za práci ve ztíženém pracovním prostředí, stanoví, že od 1. 1. 2021 se zvyšuje základní sazba minimální mzdy na 15 200 Kč za měsíc a samozřejmě se zvyšuje i základní sazba minimální mzdy za hodinu na částku 90,50 Kč. Uvedené platí při standardní pracovní době 40 hodin týdně. Do minimální mzdy a nejnižších úrovní zaručené mzdy se započítávají taktéž osobní příplatky, příplatky za specializaci, vedení, zastupování pedagogickou činnost a všechny mimořádné odměny. V podnikatelské sféře se jedná o odměny typu prémie, cílové odměny, fakultativní příplatkové mzdy a mimořádné odměny z rozhodnutí zaměstnavatele. Do výše minimální mzdy ze zákona naopak nezasahují mzda za práci přesčas a příplatky za práci o víkendech, svátcích či příplatky za práci v noci.

Pokud však mzda, plat či odměna z dohody u zaměstnance nedosáhne v kalendářním měsíci ani se započítáním všeho co započteno být má, výše minimální mzdy, pak je zaměstnavatel povinen danému zaměstnanci poskytnout příslušný doplatek do výše minimální mzdy. Doplatek se poskytuje bez ohledu na zaviněnou či nezaviněnou nižší výkonost zaměstnance.

Na dodržování správného odměňování minimální mzdou se často zaměřují kontroly

Na dodržování zákonů v oblasti odměňování zaměstnanců se velmi často soustředí Státní úřad inspekce práce při svých kontrolách, proto je důležité mít i v roce 2021 vše v pořádku a přizpůsobeno aktuální výši minimální mzdy.