Odesílání zpráv z cizí datové schránky bez elektronického podpisu autora může znamenat komplikace
Komunikace prostřednictvím datových schránek je stále využívanější formou digitální komunikace nejen při jednání s úřady a orgány veřejné moci, ale stále více se uplatňuje i při komunikaci fyzických osob s firmami i při komunikaci fyzických osob navzájem. Jenže, co se stane v případě, když autor použije k odeslání cizí datovou schránku? Je taková komunikace vůbec možná, a jak je to v takovém případě s identifikací autora zprávy?
Při komunikaci prostřednictvím cizí datové schránky je zásadní, aby byla jednoznačně identifikovatelná a ověřitelná i osoba komunikující
Komunikace prostřednictvím cizí datové schránky čili odesílání a doručování zpráv z datové schránky cizí čili jiné osoby než té, která komunikuje je možná. Uvedené znamená, že zákon odesílání a doručování podání a zpráv z cizí datové schránky nezakazuje a uzná takový způsob komunikace za zcela relevantní, pokud lze při takové komunikaci jednoznačně identifikovat autora čili komunikující osobu.
Jinými slovy i komunikace prostřednictvím cizí datové schránky může být zcela bezproblémová, pokud je z ní jasně identifikovatelné, kdo je autor zprávy čili komunikující subjekt, který prostřednictvím datové schránky jiného subjektu uplatňuje svá práva nebo plní své povinnosti, například činí podání třeba pro finanční úřad.
Hlavním úkolem datových schránek je umožňovat adresou a rychlou dálkovou komunikaci mezi subjekty čili doručování dokumentů a provádění úkonů vůči orgánům veřejné moci. Každá datová schránka zřízená právnické nebo fyzické osobě má jedinečné identifikační údaje, protože je striktně přidělena konkrétní právnické nebo fyzické osobě. Což znamená, že majitele datové schránky lze vždy jednoznačně prostřednictvím uvedených údajů identifikovat a prokázat danými údaji jeho totožnost. V případě komunikace osoby přes cizí datovou schránku může však nastat problém s jednoznačnou identifikací osoby komunikující čili autora zprávy subjektu, který plní své povinnosti nebo uplatňuje svá práva. V dané situaci je totiž jednoznačně identifikovatelný majitel schránky, z níž byla zpráva odeslána, ale nezvratná identifikace autora zprávy zde může být zaručena jedině, pokud je zpráva podepsána uznávaným elektronickým podpisem svého autora. Problém s dokumenty doručovanými z cizí datové schránky může tedy nastat ve chvíli, kdy na uvedené dokumentaci zprávě chybí autorův uznávaný elektronický podpis. Úřady a instituce mohou v daném případě považovat dokument za nedostatečný kvůli nedostatečné průkaznosti autora a může být požadováno další doložení identifikace dané osoby.
Uznávaný elektronický podpis autora zprávy umožní, aby doručení přes cizí datovou schránku prošlo bez problémů
Výše uvedené řádky tedy jednoznačně ukazují, že doručení zprávy či dokumentu z cizí datové schránky nebude žádný problém, pokud na uvedené dokumentaci bude uznávaný elektronický podpis osoby komunikující čili autora zprávy. Takovéto podání s uznávaným elektronickým podpisem bere zákon za podání perfektní uznávané i stanoviskem Nejvyššího soudu i Ministerstva vnitra ČR.
Obě instituce k dané záležitosti totiž zaujímají shodný postoj k doručování podání z cizí datové schránky a říkají, že uvedené podání je perfektní, pokud subjekt daného podání, který doručuje toto podání přes cizí datovou schránku, podepíše doručovaný dokument svým uznávaným elektronickým podpisem.
Podobné články
Přístupové údaje k datové schránce mohou přijít poštou nebo též do datové schránky
Přístupové údaje ke státem zřízené datové schránce mohou uživateli přijít několika způsoby podle konkrétní…
Více informací
Pokuty za jízdu bez zimních pneumatik mohou zaskočit
Změnu pneumatik ze zimních na letní je vždy potřeba důkladně promyslet nejen z hlediska ročního období…
Více informací
Doručování důležitých písemností zaměstnanci e-mailem zatím stále nemusí být nejlepší volbou
Ačkoli se doručování písemností zaměstnancům prostřednictvím e-mailu může zaměstnavatelům jevit jako ta…
Více informacíDoručování důležitých písemností zaměstnanci e-mailem zatím stále nemusí být nejlepší volbou
Ačkoli se doručování písemností zaměstnancům prostřednictvím e-mailu může zaměstnavatelům jevit jako ta nejsnazší a nejpřijatelnější cesta, opak může být pravdou. Je důležité si uvědomit, že pro doručování zásadních pracovněprávních písemností e-mailem je zatím stále nutné splnit ne zcela snadné podmínky, které by se sice měly v dohledné budoucnosti změnit, ale zatím se tak nestalo.
Při doručování zásadních pracovněprávních písemností zaměstnanci e-mailem je nutné promyslet, zda je to ze zákona možné a zda budou splněny příslušné podmínky
Doručování písemností zaměstnanci e-mailem musí zaměstnavatel vždy pečlivě zvažovat podle toho, o jakou písemnost se jedná a co ohledně jejího doručování stanoví zákon konkrétně zákoník práce. Je důležité si jako zaměstnavatel uvědomovat, že pro doručování zásadních písemností v pracovněprávním vztahu, například písemností ohledně pracovního poměru, odměňování, či porušení pracovní neschopnosti jsou zákoníkem práce stanovena jednoznačná pravidla a postupy, jak musí být doručení v konkrétní situaci provedeno, aby bylo platné.
S uvedenými pravidly se musí zaměstnavatel před volbou způsobu doručení písemnosti zaměstnanci pečlivě seznámit, aby věděl, který ze způsobů, ve které situaci konkrétně použít.
Zákonem uznávaných a určených způsobů doručování výše uvedených písemností v pracovněprávních vztazích je hned několik od doručování do vlastních rukou na pracovišti, přes doručování provozovatelem poštovních služeb, až po doručování elektronicky e-mailem nebo datovou schránkou. Zaměstnavatel si však nemůže libovolně vybrat, který ze způsobů pro doručení důležité písemnosti zvolí, ale musí (zatím stále) postupovat v přesně vymezeném sledu. Začít je nutné vždy od doručení písemnosti do vlastních rukou zaměstnance na pracovišti. Až teprve pokud doručení na pracovišti není možné, může zaměstnavatel zvolit doručení prostřednictvím:
- provozovatele poštovních služeb čili běžné pošty,
- sítě nebo služby elektronických komunikací nebo
- datové schránky.
Z uvedeného tedy jednoznačně plyne, že k doručení pracovněprávních písemností určených do vlastních rukou zaměstnance nelze volit doručení e-mailem jako primární, ale až jako další možnost když se nezdaří předání na pracovišti, nebo kdekoli bude zaměstnanec zastižen.
Dále je třeba si v souvislosti s doručením uvedených písemností e-mailovou cestou uvědomovat, že zde zákon stanoví nutné splnění tří poměrně přísných podmínek pro postup zaměstnavatele i zaměstnance, aby doručení bylo právně platné.
K doručení pracovněprávních dokumentů e-mailem je nutný předchozí písemný souhlas zaměstnance, elektronická adresa pro doručování i elektronické podpisy
Předchozí řádky ukazují, že doručování pracovněprávních písemností například pracovní smlouvy zaměstnanci e-mailem nemusí být ze zákona správným způsobem a primárně je třeba stále volit způsob předání zaměstnanci přímo. Na straně druhé, i když doručení e-mailem správnou volbou, protože jiný způsob možný není, může nastat další problém s pravidly.
Paragraf 335 zákoníku práce si při doručování prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací čili doručování e-mailem žádá nejen písemný souhlas zaměstnance a poskytnutí elektronické adresy pro uvedené doručování, ale také elektronické podepsání písemnosti na straně zaměstnavatele i zaměstnance.
Aby mohl zaměstnavatel vůbec zvolit doručení výše popsaných písemností e-mailem, musí mít předtím písemný souhlas zaměstnance s takovým způsobem doručování a k tomu i elektronickou adresu také poskytnutou zaměstnancem k danému účelu. Další co zaměstnavatel k uvedenému doručování musí mít je vlastní uznávaný elektronický podpis, kterým bude doručovaná písemnost podepsána.
Elektronický podpis však potřebuje i zaměstnanec pro potvrzení přijetí písemností. Zákon si zatím potvrzení přijetí písemnosti zaměstnancem stále žádá a toto potvrzení může zaměstnanec uskutečnit jedině datovou zprávou podepsanou svým uznávaným elektronickým podpisem.
Pokud tedy nedá zaměstnanec zaměstnavateli písemný souhlas s doručováním prostřednictvím e-mailu nebo nemá zaměstnavatel či zaměstnanec vlastní elektronický podpis, tak doručování pracovněprávních písemností e-mailem mezi nimi možné není.
Změnit a usnadnit podmínky doručování uvedených písemností e-mailem by měla chystaná novela zákoníku práce. Zaměstnanec již nebude muset potvrzovat přijetí, protože se uplatní fikce doručení
Významný obrat v záležitosti doručování popsaných písemností e-mailem mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem, by měla přinést ona chystaná velká novelizace zákoníku práce. Jedná se o onu novelizaci, která má též upravit podmínky práce z domova, práce na dohody i řadu dalších záležitostí.
Pokud tedy uvedená novelizace dojde platnosti, doručování písemností zaměstnanci e-mailem by se měla otevřít snazší cesta. Písemný souhlas zaměstnance s doručováním pracovněprávních písemností e-mailem i elektronickou adresu sdělenou zaměstnancem, bude zaměstnavatel potřebovat pořád. Bez vlastního elektronického podpisu, kterým odesílaný dokument podepíše, se zaměstnavatel také neobejde, ale na potvrzení ze strany zaměstnance už nebude potřeba. A zaměstnanec nebude pro dané účely muset mít ani elektronický podpis.
Na straně zaměstnance by totiž nově měla platit fikce doručení. Pokud se tedy zaměstnanec a zaměstnavatel dohodnou, že zaměstnavatel bude doručovat uvedenou dokumentaci zaměstnanci e-mailem a zaměstnanec stvrdí uvedený souhlas v dohodě podpisem, bude moci zaměstnavatel uvedeným způsobem písemnosti doručovat i bez potvrzení zaměstnance. Záležitost bude po 15 dnech od odeslání považována za doručenou fikcí.
