Práce na home-office má i své problémové stránky, kterým je třeba věnovat pozornost
Období koronavirovými okolnostmi vynuceného masívního rozšíření práce na home-office jasně ukázalo zaměstnavatelům i zaměstnancům, že tento způsob práce má kromě svých plusových stránek i problémové oblasti, kterým je nutné věnovat zvýšenou pozornost, aby zaměstnávání na home-office fungovalo správným způsobem a přinášelo požadované výsledky firmě i spokojenost zaměstnavateli a zaměstnanci.
Teprve vynucená zkušenost jednoznačně ukázala, že i práce na home-office si vždy žádá jasně a srozumitelně nastavená pravidla
Mohlo by se zdát, že práce z domova čili na home-office už ani před koronavirem nebyla v tuzemsku novinkou, ale stále žádanější záležitostí, které vycházel vstříc nejeden zaměstnavatel a že tudíž většina zaměstnavatelů i zaměstnanců si alespoň rámcově s nutností práce z domova dokázala poradit. Jenže tvrdá realita ukázala pravý opak. Mnoho zaměstnanců ale i jejich zaměstnavatelů až v případě uvedené vynucené nutnosti zjistilo, že i práce na home-office podléhá pravidlům zákoníku práce stejně jako práce na pracovišti a je nutné podle toho fungovat.
Zaměstnavatelé, kteří s daným způsobem zaměstnávání neměli žádnou předchozí zkušenost, často s překvapením zjišťovali, že práci na home-office nelze jednostranně nařídit a že pro ni zákoník práce ani nestanoví specifická pravidla.
Zákoník práce danou formu zaměstnávání připouští obecnými ustanoveními o tom, že zaměstnanec může vykonávat práci i z jiného dohodnutého místa než je přímo pracoviště zaměstnavatele a že zaměstnavatel musí v takovém případě sjednat se zaměstnancem písemnou dohodu o práci na home-office nebo danou formu zaměstnání ukotvit v pracovní smlouvě. Dále však oběma smluvním stranám ponechává zákoník práce poměrně velkou volnost v tom jaká konkrétní pravidla a podmínky si pro režim práce z domova nastaví. Samozřejmě zde platí, že zaměstnavatel má povinnost zaměstnanci pravidelně práci přidělovat a za odvedenou práci jej odměňovat a zaměstnanec má na druhé straně samozřejmě povinnost uloženou práci vykonávat. Platí zde i povinnost zaměstnavatele vést evidenci pracovní doby a starat se o bezpečnost a ochranu zdraví zaměstnance při práci. To jak si zaměstnavatel se zaměstnancem konkrétní záležitosti práv a povinností dohodnou, již záleží na nich.
Uvedené znamená, že obě strany pracovního vztahu si nutně musí hned na začátku sjednávání daného způsobu práce pečlivě a jednoznačně vymezit podmínky, práva i povinnosti. Pokud k takovému jednoznačnému nastavení pravidel nedojde, přijdou následně velké problémy například se zadáváním, odevzdáváním či třeba kontrolou práce. Dalším úskalím při práci z domova bývá evidence pracovní doby i to jak zajistit a kontrolovat bezpečnost a ochranu zdraví zaměstnance při práci a vyhnout se tak případným nepříjemnostem s pracovními úrazy. V dohodě či o zaměstnávání formou home office musí být jasně uvedeno, že například kontrola zaměstnance bude probíhat dálkově či přímo fyzicky a musí být jasně definováno, jakým způsobem bude kontrola probíhat, že například v předem dohodnutém čase bude zaměstnanec k dispozici na e-mailu či telefonu. Stejně jednoznačně musí být stanoven i způsob zadávání práce a další klíčové záležitosti.
Úhrada nákladů zaměstnanci může být při práci z domova dalším tvrdým oříškem
Při zaměstnávání pracovníků na home-office tápe mnoho zaměstnavatelů také v otázce, jak správně hradit zaměstnanci náklady, které mu při práci z domova vzniknou. Jedná se samozřejmě o výdaje vzniklé v souvislosti s vykonávanou prací.
Zákoník práce v dané záležitosti stanoví, že náhrada těchto nákladů nesmí být zahrnuta do mzdy zaměstnance.
Uvedené náklady se proplácejí buď paušálně, nebo systémem proplácení skutečně vynaložených nákladů prokázaných příslušnými doklady. Paušální proplácení však nelze uplatňovat u všech druhů nákladů. Nejde to třeba u energií. Jednoznačnější a přesnější je úhrada skutečně vynaložených nákladů podložených doklady, ale uvedené varianta bývá zase náročnější administrativně. Zde je proto také velmi nutné předem závazným vnitřním předpisem stanovit, co se bude proplácet a jakou formou.
Závěrem lze tedy jen znovu zopakovat, že fungující home office musí být vždy ukotven na jasných propracovaných pravidlech které si obě strany společně s akceptováním zákoníku práce i dalších právních norem vytvoří a odsouhlasí.
Podobné články
Pokuty za jízdu bez zimních pneumatik mohou zaskočit
Změnu pneumatik ze zimních na letní je vždy potřeba důkladně promyslet nejen z hlediska ročního období…
Více informací
Doručování důležitých písemností zaměstnanci e-mailem zatím stále nemusí být nejlepší volbou
Ačkoli se doručování písemností zaměstnancům prostřednictvím e-mailu může zaměstnavatelům jevit jako ta…
Více informacíDoručování důležitých písemností zaměstnanci e-mailem zatím stále nemusí být nejlepší volbou
Ačkoli se doručování písemností zaměstnancům prostřednictvím e-mailu může zaměstnavatelům jevit jako ta nejsnazší a nejpřijatelnější cesta, opak může být pravdou. Je důležité si uvědomit, že pro doručování zásadních pracovněprávních písemností e-mailem je zatím stále nutné splnit ne zcela snadné podmínky, které by se sice měly v dohledné budoucnosti změnit, ale zatím se tak nestalo.
Při doručování zásadních pracovněprávních písemností zaměstnanci e-mailem je nutné promyslet, zda je to ze zákona možné a zda budou splněny příslušné podmínky
Doručování písemností zaměstnanci e-mailem musí zaměstnavatel vždy pečlivě zvažovat podle toho, o jakou písemnost se jedná a co ohledně jejího doručování stanoví zákon konkrétně zákoník práce. Je důležité si jako zaměstnavatel uvědomovat, že pro doručování zásadních písemností v pracovněprávním vztahu, například písemností ohledně pracovního poměru, odměňování, či porušení pracovní neschopnosti jsou zákoníkem práce stanovena jednoznačná pravidla a postupy, jak musí být doručení v konkrétní situaci provedeno, aby bylo platné.
S uvedenými pravidly se musí zaměstnavatel před volbou způsobu doručení písemnosti zaměstnanci pečlivě seznámit, aby věděl, který ze způsobů, ve které situaci konkrétně použít.
Zákonem uznávaných a určených způsobů doručování výše uvedených písemností v pracovněprávních vztazích je hned několik od doručování do vlastních rukou na pracovišti, přes doručování provozovatelem poštovních služeb, až po doručování elektronicky e-mailem nebo datovou schránkou. Zaměstnavatel si však nemůže libovolně vybrat, který ze způsobů pro doručení důležité písemnosti zvolí, ale musí (zatím stále) postupovat v přesně vymezeném sledu. Začít je nutné vždy od doručení písemnosti do vlastních rukou zaměstnance na pracovišti. Až teprve pokud doručení na pracovišti není možné, může zaměstnavatel zvolit doručení prostřednictvím:
- provozovatele poštovních služeb čili běžné pošty,
- sítě nebo služby elektronických komunikací nebo
- datové schránky.
Z uvedeného tedy jednoznačně plyne, že k doručení pracovněprávních písemností určených do vlastních rukou zaměstnance nelze volit doručení e-mailem jako primární, ale až jako další možnost když se nezdaří předání na pracovišti, nebo kdekoli bude zaměstnanec zastižen.
Dále je třeba si v souvislosti s doručením uvedených písemností e-mailovou cestou uvědomovat, že zde zákon stanoví nutné splnění tří poměrně přísných podmínek pro postup zaměstnavatele i zaměstnance, aby doručení bylo právně platné.
K doručení pracovněprávních dokumentů e-mailem je nutný předchozí písemný souhlas zaměstnance, elektronická adresa pro doručování i elektronické podpisy
Předchozí řádky ukazují, že doručování pracovněprávních písemností například pracovní smlouvy zaměstnanci e-mailem nemusí být ze zákona správným způsobem a primárně je třeba stále volit způsob předání zaměstnanci přímo. Na straně druhé, i když doručení e-mailem správnou volbou, protože jiný způsob možný není, může nastat další problém s pravidly.
Paragraf 335 zákoníku práce si při doručování prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací čili doručování e-mailem žádá nejen písemný souhlas zaměstnance a poskytnutí elektronické adresy pro uvedené doručování, ale také elektronické podepsání písemnosti na straně zaměstnavatele i zaměstnance.
Aby mohl zaměstnavatel vůbec zvolit doručení výše popsaných písemností e-mailem, musí mít předtím písemný souhlas zaměstnance s takovým způsobem doručování a k tomu i elektronickou adresu také poskytnutou zaměstnancem k danému účelu. Další co zaměstnavatel k uvedenému doručování musí mít je vlastní uznávaný elektronický podpis, kterým bude doručovaná písemnost podepsána.
Elektronický podpis však potřebuje i zaměstnanec pro potvrzení přijetí písemností. Zákon si zatím potvrzení přijetí písemnosti zaměstnancem stále žádá a toto potvrzení může zaměstnanec uskutečnit jedině datovou zprávou podepsanou svým uznávaným elektronickým podpisem.
Pokud tedy nedá zaměstnanec zaměstnavateli písemný souhlas s doručováním prostřednictvím e-mailu nebo nemá zaměstnavatel či zaměstnanec vlastní elektronický podpis, tak doručování pracovněprávních písemností e-mailem mezi nimi možné není.
Změnit a usnadnit podmínky doručování uvedených písemností e-mailem by měla chystaná novela zákoníku práce. Zaměstnanec již nebude muset potvrzovat přijetí, protože se uplatní fikce doručení
Významný obrat v záležitosti doručování popsaných písemností e-mailem mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem, by měla přinést ona chystaná velká novelizace zákoníku práce. Jedná se o onu novelizaci, která má též upravit podmínky práce z domova, práce na dohody i řadu dalších záležitostí.
Pokud tedy uvedená novelizace dojde platnosti, doručování písemností zaměstnanci e-mailem by se měla otevřít snazší cesta. Písemný souhlas zaměstnance s doručováním pracovněprávních písemností e-mailem i elektronickou adresu sdělenou zaměstnancem, bude zaměstnavatel potřebovat pořád. Bez vlastního elektronického podpisu, kterým odesílaný dokument podepíše, se zaměstnavatel také neobejde, ale na potvrzení ze strany zaměstnance už nebude potřeba. A zaměstnanec nebude pro dané účely muset mít ani elektronický podpis.
Na straně zaměstnance by totiž nově měla platit fikce doručení. Pokud se tedy zaměstnanec a zaměstnavatel dohodnou, že zaměstnavatel bude doručovat uvedenou dokumentaci zaměstnanci e-mailem a zaměstnanec stvrdí uvedený souhlas v dohodě podpisem, bude moci zaměstnavatel uvedeným způsobem písemnosti doručovat i bez potvrzení zaměstnance. Záležitost bude po 15 dnech od odeslání považována za doručenou fikcí.
Zásilku výhradně do vlastních rukou lze dostat k adresátovi dosílkou
Vyzvednutí poštovní zásilky určené výhradně do vlastních rukou adresáta může být právě pro onoho adresáta…
Více informací
