Co dělat, když zaměstnavatel hned nenahlásil zahraničního pracovníka?
Od října roku 2025 vstupuje v platnost zpřísněná legislativa týkající se zaměstnávání zahraničních pracovníků na území České republiky. Každý zaměstnavatel, který hodlá zaměstnat cizince, má nově povinnost nahlásit tohoto zahraničního zaměstnance příslušným orgánům státní správy ještě před tím, než tento pracovník fakticky zahájí výkon své pracovní činnosti. Konkrétně se jedná o povinnost nahlásit zahraničního zaměstnance České správě sociálního zabezpečení, tedy ČSSZ, a současně také příslušnému úřadu práce v místě, kde bude pracovní činnost vykonávána. Tato povinnost má za cíl zajistit lepší přehled státních orgánů o zaměstnávání cizinců na českém trhu práce a předcházet případům nelegálního zaměstnávání. V případě, že zaměstnavatel tuto povinnost nesplní včas a zahraniční pracovník začne pracovat bez řádného předchozího nahlášení, vystavuje se zaměstnavatel riziku velmi nepříjemných finančních sankcí a dalších právních důsledků, které mohou významně dopadnout na chod jeho podnikání.
Nechtěné opomenutí a snaha o rychlou nápravu
V praxi se ovšem může stát, že zaměstnavatel jedná v dobré víře a ke zpoždění v nahlášení zahraničního pracovníka dojde čistě z důvodu neúmyslného opomenutí, administrativní chyby nebo nepochopení přesného znění nových právních předpisů. Může se jednat například o situaci, kdy personální oddělení podniku nebylo dostatečně seznámeno s novou legislativou, kdy došlo k technickým problémům při podávání elektronického hlášení, nebo kdy zaměstnavatel mylně předpokládal, že určitá kategorie zahraničních pracovníků není předmětem této ohlašovací povinnosti. V takových případech je zcela zásadní, aby zaměstnavatel co nejrychleji zjistil, že k pochybení došlo, a okamžitě zahájil kroky vedoucí k nápravě této situace. Rychlost reakce a prokazatelná snaha o odstranění protiprávního stavu totiž může hrát klíčovou roli v následném posuzování závažnosti přestupku a při rozhodování příslušných kontrolních orgánů o výši případné sankce nebo dokonce o možnosti prominutí pokuty. Je tedy v zájmu každého zaměstnavatele, aby věnoval maximální pozornost plnění ohlašovacích povinností a v případě zjištění chyby jednal bez zbytečného odkladu.
Zpětné hlášení do pěti dnů od zahájení práce
Pokud zaměstnavatel zjistí své pochybení a učiní hlášení zpětně, avšak stále ještě v časovém horizontu do pěti dnů od okamžiku, kdy zahraniční pracovník fakticky započal vykonávat pracovní činnost, nachází se v relativně příznivější situaci, než kdyby k nahlášení došlo později. V tomto případě, a za předpokladu, že v uvedeném mezidobí od zahájení práce do okamžiku dodatečného nahlášení neproběhla kontrola ze strany inspektorátu práce nebo jiných kontrolních orgánů, bude toto porušení povinnosti sice stále považováno za formu nehlášené práce, ale v právním posouzení bude kvalifikováno jako přestupek, nikoli jako závažnější správní delikt. To má zásadní důsledky pro výši hrozících sankcí. Zaměstnavatel má v takovém případě možnost uplatnit polehčující okolnosti a může například předložit důkazy prokazující, že k opozdění v plnění ohlašovací povinnosti došlo z vážných důvodů na jeho straně, které nebyly zcela v jeho moci ovlivnit. Může se jednat například o náhlou nemoc odpovědného pracovníka, technický výpadek informačních systémů, živelní událost nebo jinou mimořádnou situaci. V takových případech existuje reálná možnost, že příslušný správní orgán nebo inspektorát práce při posuzování případu přihlédne k těmto okolnostem a sankci může výrazně snížit nebo dokonce zcela prominout, pokud uzná, že jednání zaměstnavatele nebylo úmyslné a že byla prokázána snaha o rychlou nápravu.
Zpětné hlášení po více než pěti dnech od zahájení práce
Situace je podstatně méně příznivá v případě, že zaměstnavatel zareaguje pomaleji a zpětné nahlášení zahraničního pracovníka uskuteční až poté, co od okamžiku skutečného zahájení výkonu práce tohoto zaměstnance uplyne více než pět pracovních dnů. V takové situaci se zaměstnavatel jednoznačně dopustil nehlášené práce v jejím základním a plném rozsahu a toto pochybení již nemůže být kvalifikováno pouze jako jednodušší přestupek s možností mírnějšího postihu. Kontrolní orgány jsou v těchto případech povinny zahájit správní řízení a posoudit závažnost protiprávního jednání. Je však důležité zdůraznit, že i v této nepříznivé situaci má význam, že zaměstnavatel nakonec přece jen svou povinnost splnil, byť se značným zpožděním, a zahraniční pracovník byl dodatečně řádně nahlášen všem příslušným institucím. Tato skutečnost, tedy že k dohlášení došlo z vlastní iniciativy zaměstnavatele ještě před zahájením kontroly nebo správního řízení, může být vzata v úvahu jako polehčující okolnost při určování výše finanční pokuty. Správní orgán může při svém rozhodování přihlédnout k tomu, že zaměstnavatel sice porušil zákon, ale následně projevil snahu o nápravu a spolupráci s úřady, což může vést ke zmírnění výsledné sankce, i když již nejde o její úplné prominutí jako v případě kratšího prodlení.
Úplné nenahlášení zahraničního pracovníka
Nejzávažnější situací ze všech možných scénářů je případ, kdy zaměstnavatel nezahájil žádné kroky k nápravě a zahraniční pracovník nebyl nahlášen České správě sociálního zabezpečení ani úřadu práce vůbec, přičemž k odhalení této skutečnosti došlo až v rámci kontrolní činnosti inspektorátu práce nebo jiného dozorového orgánu. V takovém případě se jedná o klasickou nehlášenou práci v její nejzávažnější podobě, která je posuzována jako vědomé a úmyslné porušení zákonných povinností zaměstnavatele. Zde hrozí uložení velmi citelných finančních sankcí, přičemž zákon stanoví možnost uložení pokuty až do maximální výše tří milionů korun českých. Konkrétní výše pokuty v jednotlivých případech se odvíjí od celé řady faktorů, mezi něž patří například délka trvání nehlášeného zaměstnávání, počet nenahlášených pracovníků, existence případných recidiv a předchozích správních postihů zaměstnavatele, ekonomická síla podniku a další relevantní okolnosti případu. Takto vysoké pokuty mohou představovat existenční hrozbu zejména pro menší a střední podniky a mohou vážně ohrozit jejich další fungování a konkurenceschopnost na trhu. Proto je naprosto zásadní, aby si zaměstnavatelé byli plně vědomi svých povinností a věnovali dostatečnou pozornost řádnému plnění všech administrativních a ohlašovacích povinností spojených se zaměstnáváním cizinců.
Důležitost dodatečného nahlášení a aktivní spolupráce
Bez ohledu na to, jaké časové prodlení v nahlášení zahraničního zaměstnance nastalo, je vždy zásadně důležité a doporučené, aby zaměstnavatel provedl dodatečné nahlášení pracovníka, i když si je vědom, že již došlo k porušení zákonné lhůty a že mu pravděpodobně hrozí sankce. Pasivní přístup a odkládání nápravy v naději, že k odhalení pochybení nedojde, je velmi riskantní strategií, která může vést pouze k dalšímu prohlubování problému a k výraznému zvýšení případných postihů. Naopak aktivní a prokazatelná snaha zaměstnavatele o nápravu protiprávního stavu, okamžitá reakce po zjištění pochybení a transparentní spolupráce s kontrolními orgány představují významné polehčující okolnosti, které mohou být zohledněny v rámci případného správního nebo přestupkového řízení. Správní orgány a inspektorát práce mají v tomto směru určitou míru diskreční pravomoci při posuzování konkrétních případů a při stanovování výše sankcí, a proto mohou přihlédnout k celkovému kontextu situace včetně ochoty zaměstnavatele situaci řešit. V praxi to znamená, že zaměstnavatel, který ihned po zjištění problému provede dohlášení, poskytne úřadům všechny potřebné informace a dokumentaci a prokáže, že k pochybení nedošlo z důvodu zlého úmyslu nebo snahy o úmyslné obcházení zákona, má reálnou šanci na výrazně mírnější postih než zaměstnavatel, který by situaci ignoroval až do doby provedení kontroly.
Preventivní opatření a doporučení pro zaměstnavatele
Z výše uvedených skutečností jednoznačně vyplývá, že nejlepší strategií pro každého zaměstnavatele je samozřejmě prevence a striktní dodržování všech zákonných povinností již od samého počátku pracovního vztahu se zahraničním pracovníkem. To znamená důsledně nahlásit každého zahraničního zaměstnance České správě sociálního zabezpečení a příslušnému úřadu práce ještě před tím, než tento pracovník skutečně nastoupí do práce a začne vykonávat jakékoli pracovní činnosti pro zaměstnavatele. Zaměstnavatelé by měli investovat do školení svých personálních pracovníků, zajistit jasné vnitřní postupy a kontrolní mechanismy pro nahlašování zahraničních zaměstnanců a pravidelně sledovat změny v legislativě, aby byli vždy plně informováni o svých aktuálních povinnostech. V případě nejistoty ohledně výkladu právních předpisů je vhodné konzultovat situaci s odborníkem na pracovní právo nebo se specialistou na zaměstnávání cizinců. Pokud přesto dojde k pochybení, je klíčové reagovat okamžitě, provést dodatečné nahlášení bez zbytečného odkladu, zdokumentovat veškeré okolnosti případu a připravit se na možné vysvětlení situace vůči kontrolním orgánům. Tento proaktivní přístup je nejlepší cestou, jak minimalizovat případné negativní důsledky a chránit podnikání před vysokými finančními sankcemi, které mohou vyplynout z porušení povinností spojených se zaměstnáváním zahraničních pracovníků na území České republiky.
