Od začátku října 2025 pozor na včasné nahlášení práce cizinců
Od samotného začátku října roku 2025 vstoupila v platnost zásadní legislativní změna, která se bezprostředně dotýká všech zaměstnavatelů na území České republiky, kteří ve svých provozech, firmách, organizacích či na jakýchkoliv pracovištích zaměstnávají, využívají nebo jinak spolupracují s cizinci, tedy se zahraničními pracovníky přicházejícími ze zemí mimo Evropskou unii, nebo s vyslannými pracovníky, kteří jsou vysíláni do České republiky ze třetích zemí. Tato změna představuje podstatné zpřísnění dosavadních pravidel a zavádí mnohem přísnější režim oznamovací povinnosti vůči státním orgánům, konkrétně vůči České správě sociálního zabezpečení, která je od uvedeného data odpovědnou institucí za evidenci a kontrolu zahraničních pracovníků na českém pracovním trhu.
Povinnost předchozího nahlášení
Základním a naprosto klíčovým požadavkem nové právní úpravy je skutečnost, že každý zaměstnavatel má od prvního října 2025 bezpodmínečnou povinnost nahlásit České správě sociálního zabezpečení všechny zahraniční pracovníky ještě předtím, než tito pracovníci fakticky zahájí výkon jakékoliv pracovní činnosti na území České republiky. Toto nahlášení musí být provedeno výhradně v elektronické podobě prostřednictvím příslušného digitálního systému, který je pro tyto účely zřízen a spravován státními orgány. Není tedy již možné, aby zahraniční pracovník nastoupil do práce a teprve následně, třeba během prvního pracovního dne nebo v průběhu prvního týdne zaměstnání, byl zaměstnavatelem registrován a nahlášen do systému. Legislativa jednoznačně stanovuje, že registrace musí být dokončena a pracovník musí být v systému řádně evidován ještě před samotným okamžikem, kdy začne vykonávat svou pracovní činnost, což představuje zcela zásadní posun v časové posloupnosti administrativních úkonů, které musí zaměstnavatel splnit.
Vysoké finanční sankce za porušení
Pokud zaměstnavatel tuto nově stanovenou oznamovací povinnost poruší, nesplní ji včas nebo ji zcela opomene provést, dopouští se podle aktuálně platné právní úpravy správního přestupku, konkrétně přestupku nehlášené práce, což je velmi závažné porušení pracovněprávních předpisů. Za tento přestupek hrozí zaměstnavateli mimořádně vysoká finanční sankce, která může dosáhnout až do maximální výše tří milionů korun českých. Tato pokuta představuje značné navýšení oproti dřívějším sankcím a má evidentně za cíl výrazně motivovat všechny zaměstnavatele k dodržování zákonných povinností a k řádnému hlášení zahraničních pracovníků, čímž se má zajistit větší transparentnost pracovního trhu, lepší kontrola nad zaměstnáváním cizinců a účinnější boj proti nelegálnímu zaměstnávání a vykořisťování zahraničních pracovníků.
Kontroly inspekce práce a okamžitá evidence
Zcela zásadní je si uvědomit, že v případě provedení kontroly ze strany inspekce práce musí být v okamžiku zahájení této kontroly každý jediný zahraniční pracovník, který se právě nachází na pracovišti a vykonává tam jakoukoli pracovní činnost, již řádně nahlášen a zaregistrován v příslušném elektronickém evidenčním systému. Inspektoři práce mají totiž pravomoc okamžitě ověřit stav evidence přímo v digitálním systému a pokud zjistí, že na pracovišti pracuje cizinec, který v systému ještě není evidován, automaticky se jedná o přestupek nehlášené práce bez ohledu na jakékoliv další okolnosti nebo vysvětlení ze strany zaměstnavatele. Od října 2025 již tedy nelze použít dříve běžný argument či vysvětlení ve stylu: „tento pracovník dnes právě nastoupil do práce a my ho v průběhu dnešního dne samozřejmě nahlásíme do systému". Takové vysvětlení inspektorát práce již nemůže akceptovat a stále se bude jednat o porušení zákona, protože pracovník prostě neměl začít pracovat dříve, než byl řádně nahlášen.
Pětidenní lhůta pro nápravu
Zákonodárce však částečně zohledňuje možnost lidského pochybení nebo administrativního zaváhání a v určitých případech poskytuje zaměstnavatelům omezenou možnost nápravu situace, aniž by automaticky čelili maximální možné pokutě. Konkrétně pokud zaměstnavatel zjistí své pochybení nebo je na něj upozorněn a následně co nejdříve provede dohlášení zahraničního pracovníka do systému, a to nejpozději do pěti kalendářních dnů poté, co tento pracovník fakticky zahájil výkon své pracovní činnosti, pak se sice formálně stále dopustil správního přestupku, protože porušil povinnost předchozího nahlášení, avšak inspektorát práce může při stanovení výše případné pokuty přihlédnout k tomu, že zaměstnavatel projevil snahu o nápravu, že chybu včas napravil a že si splnil svou ohlašovací povinnost alespoň se zpožděním. V takových případech může být uložená pokuta výrazně nižší nebo může být dokonce od uložení sankce upuštěno, což je však vždy na individuálním posouzení kontrolního orgánu a na okolnostech konkrétního případu.
Přísné postihy při delším prodlení
Na druhou stranu je naprosto nezbytné zdůraznit, že pokud zaměstnavatel ponechá zahraničního pracovníka nenahlášeného po dobu delší než je výše uvedených pět kalendářních dnů od okamžiku faktického zahájení výkonu práce, pak již nelze očekávat žádnou shovívavost ani žádné polehčující okolnosti ze strany kontrolních orgánů. V takových případech je uložení finanční pokuty prakticky jisté a zaměstnavatel nemůže reálně počítat s tím, že by se sankci vyhnul. Délka prodlení přesahující pět dnů je totiž hodnocena jako závažné porušení zákonné povinnosti, které již nelze omluvit pouhým pochybením nebo administrativním selháním, ale jedná se spíše o vědomé nebo hrubě nedbalé ignorování zákonných požadavků, což musí být odpovídajícím způsobem postiženo.
Elektronický systém nahlašování
Je důležité poznamenat, že samotný způsob, jakým mají zaměstnavatelé zahraniční pracovníky nahlašovat, tedy konkrétní technický postup registrace v elektronickém systému, není pro zaměstnavatele, kteří již dříve zaměstnávali cizince, ničím zcela novým nebo neznámým. Tento elektronický systém nahlašování totiž funguje v nezměněné podobě již od července roku 2024, takže zaměstnavatelé měli dostatečný časový prostor na to, aby se s tímto systémem seznámili, naučili se ho používat a implementovali příslušné administrativní procesy do svých firemních procedur. Podstatnou novinkou, která vstoupila v platnost až od prvního října 2025, tedy není samotný způsob nahlašování ani technické parametry elektronického systému, ale především změna v časové posloupnosti - tedy povinnost provést nahlášení ještě před zahájením výkonu práce namísto dřívější možnosti nahlásit pracovníka dodatečně v určité lhůtě po nástupu do zaměstnání. Tato zdánlivě drobná změna má však zcela zásadní důsledky pro organizaci práce zaměstnavatelů a pro jejich administrativní procesy při přijímání nových zahraničních zaměstnanců.
