Co hrozí zaměstnavateli pokud neeviduje zaměstnance a nemá po ruce doklady o zaměstnávání?
V současné době se zaměstnavatelé v České republice musí připravit na skutečnost, že kontroly ze strany státních orgánů zaměřené na odhalování nelegálního zaměstnávání a nesprávných pracovněprávních praktik se stávají stále intenzivnějšími a frekventovanějšími. Tuto kontrolní činnost provádějí především dva klíčové státní subjekty - jedná se o Státní úřad inspekce práce, který dohlíží na dodržování pracovněprávních předpisů, a dále Generální finanční ředitelství, které se zaměřuje především na oblast daňových povinností spojených se zaměstnáváním. Podle vyjádření ředitelky Generálního finančního ředitelství Simony Hornochové představují v současném ekonomickém prostředí největší problém a zdroj daňových úniků především případy zastřeného agenturního zaměstnávání, kdy řada osob samostatně výdělečně činných je u různých firem formálně vedena jako externí dodavatelé pracující na základě smluv o dílo, ačkoliv ve skutečnosti vykonávají zcela běžnou zaměstnaneckou práci s typickými znaky závislé pracovní činnosti.
Povinnosti zaměstnavatelů v oblasti evidence a dokumentace
Zaměstnavatelé jsou v této situaci povinni být důkladně připraveni na možnost kontroly ze strany obou zmíněných institucí, což znamená, že musí mít v naprostém pořádku několik klíčových oblastí své administrativy. Především je nezbytně nutné vést řádnou a úplnou evidenci všech zaměstnanců v souladu s požadavky zákona o zaměstnanosti, což zahrnuje kompletní a aktuální údaje o všech osobách, které pro firmu pracují. Kromě této základní evidence je také naprosto zásadní mít kdykoliv dostupné, minimálně v podobě kopií, veškeré doklady o zaměstnávání všech přítomných pracovníků, kteří se fyzicky nacházejí na pracovišti, a stejně tak všech dalších pracovníků, kteří jsou v evidenční soustavě firmy zaznamenáni jako aktivní spolupracovníci nebo zaměstnanci, i když momentálně na pracovišti osobně nejsou přítomni.
Sankce za nevedení evidence zaměstnanců
V případě, že zaměstnavatel nevede evidenci zaměstnanců vůbec, nebo ji vede nedostatečným způsobem, který neodpovídá zákonným požadavkům, vystavuje se riziku velmi citelných finančních postihů. Za přestupek spočívající v chybném vedení nebo úplném nevedení evidence zaměstnávaných osob podle zákona o zaměstnanosti hrozí zaměstnavateli pokuta ve výši až 100 000 korun českých. Tento přestupek je totiž jasným porušením zákonných povinností stanovených zákonem o zaměstnanosti a kontrolní orgány k němu přistupují s odpovídající přísností, protože řádná evidence zaměstnanců je základním předpokladem pro fungování celého systému kontroly pracovněprávních vztahů a daňových odvodů.
Sankce za nedostupnost dokladů o pracovněprávních vztazích
Ještě podstatně vyšší finanční postihy však hrozí zaměstnavatelům v případě, kdy při kontrole prováděné přímo v místě pracoviště nebudou schopni předložit kopie dokladů prokazujících existenci pracovněprávního vztahu u všech zaměstnávaných osob, které se na daném pracovišti nacházejí nebo jsou vedeny jako aktivní zaměstnanci. Za tento typ přestupku, který je rovněž považován za porušení zákona o zaměstnanosti, může být zaměstnavateli uložena pokuta dosahující až do maximální výše 500 000 korun českých. Tato výrazně vyšší sankce odráží závažnost situace, kdy zaměstnavatel není schopen okamžitě prokázat legálnost zaměstnávání osob, které pro něj pracují, což může poukazovat na snahu skrývat nelegální pracovněprávní vztahy nebo na závažné nedostatky v administrativním řízení firmy.
Nové nástroje pro odhalování nelegálního zaměstnávání od roku 2026
Do budoucna, konkrétně od roku 2026, by měla být situace v oblasti odhalování různých skrytých a nelegálních forem zaměstnávání ještě výrazně efektivnější díky zavedení zcela nového systému sběru a sdílení dat. Plánuje se totiž implementace jednotného měsíčního hlášení, které budou muset pravidelně podávat všichni zaměstnavatelé. Tento nový systém hlášení by měl významně usnadnit a zrychlit práci kontrolorům, protože jim umožní mnohem rychleji získávat komplexnější a detailnější data, která budou propojená ze systému České správy sociálního zabezpečení a současně z informačních systémů Finanční správy. Díky tomuto propojení a pravidelnému měsíčnímu toku informací budou mít kontrolní orgány možnost efektivněji identifikovat nesrovnalosti, odhalovat případy zastřeného zaměstnávání a obecně lépe dohlížet na dodržování všech zákonných povinností v oblasti zaměstnávání a s ním spojených daňových a pojistných odvodů.
