Co pravidelně opakovaně kontrolovat v evidenci skutečných majitelů?
Evidence skutečných majitelůržuje přehlednost ve vlastnických vztazích a br i praní špinavých peněz. Většina údajů se do ní promítá automaticky z jiných rejstříků, přesto je nutné správnost záznamů pravidelně ověřovat.
Co hrozí při chybném zápisu
Automatický průpis může u složitějších operací selhat a nesprávné údaje pak znamenají víc než pokutu. Nesprávně zapsaná osoba může být zásadně omezena ve svých právech. Chyby navíc komplikují fungování celé společnosti, například v jednání s bankami a dalšími finančními institucemi, které si vlastnickou strukturu ověřují.
Jak vypadá základní kontrola
Statutární orgán, který odpovídá za aktualizaci údajů, by měl ověřit, zda se do evidence propsaly všechny starší i novější změny ve struktuře společnosti, zejména vstup nebo odchod osob. Musí také zkontrolovat, zda zapsaná osoba skutečně odpovídá zákonné definici skutečného majitele. V evidenci nesmí chybět převody podílů, vstup investora, změny skupinové struktury ani reorganizace podnikání. Případné nedostatky je třeba doplnit.
Kdy přizvat odborníka
Pokud si statutární orgán není údaji jistý, je vhodné nechat strukturu přezkoumat podrobněji. Při přezkumu se porovnává výpis z evidence a z obchodního rejstříku s vlastnickým schématem, společenskými dokumenty, dohodami společníků a u zahraničních článků struktury také se zahraničními výpisy. Prověřují se i zvláštní hlasovací práva, práva veta a práva jmenovat či odvolávat členy orgánů. Přezkum obvykle provede advokát nebo notář. Ten pomůže rozplést nesrovnalosti, určí, kdo splňuje definici skutečného majitele, a může rovnou provést doplnění či opravu údajů.
