Do kdy a jak splnit informační povinnost k povinnému spoření na stáří zaměstnancům?
S účinností od prvního ledna roku 2026 vstoupil v platnost zcela nový zákon, který se zabývá povinným příspěvkem zaměstnavatelů na produkty spoření na stáří jejich zaměsttnancům. Tento zákon představuje významnou změnu v oblasti pracovněprávních vztahů a sociálního zabezpečení, protože ukládá zaměstnavatelům povinnost finančně přispívat na doplňkové penzijní spoření nebo penzijní připojištění pro konkrétní skupinu zaměstnanců. Zákon se specificky zaměřuje na ty zaměstnance, kteří ve svém pracovním poměru vykonávají rizikovou práci, která je klasifikována a zařazena do třetí kategorie rizikovosti podle platných právních předpisů. Tato kategorizace rizikovosti práce vychází z hodnocení nebezpečnosti pracovních podmínek, expozice škodlivým vlivům a celkového dopadu výkonu práce na zdraví zaměstnance.
Rozsah informační povinnosti zaměstnavatele
Kromě samotné povinnosti finančně přispívat na spoření zaměstnanců ukládá nová legislativa zaměstnavatelům také velmi důležitou informační povinnost, kterou nesmějí v žádném případě podcenit nebo zanedbat. Zaměstnavatel je ze zákona povinen včas, jasně a srozumitelně informovat všechny zaměstnance, kteří vykonávají práci spadající do třetí kategorie rizikovosti, o tom, že mají zákonný nárok na příspěvek od zaměstnavatele na své penzijní spoření. Tato informační povinnost zahrnuje nejen sdělení samotné existence nároku, ale také podrobné vysvětlení, kdy přesně tento nárok zaměstnanci vzniká, za jakých podmínek může být uplatněn a jakým konkrétním způsobem má zaměstnanec postupovat, pokud chce příspěvek od zaměstnavatele skutečně získávat. Informace musí být poskytnuty v takové formě a kvalitě, aby jim každý dotčený zaměstnanec bez problémů porozuměl a mohl podle nich jednat.
Forma a způsob poskytnutí informace
Zákon výslovně stanoví, že zaměstnavatel musí poskytovat informace o právu na povinný příspěvek a o způsobu jeho uplatnění v písemné formě, což zajišťuje, že zaměstnanec bude mít možnost se k informacím kdykoliv vrátit a ověřit si jejich obsah. Písemná forma informace může mít podobu klasického listinného sdělení vytištěného na papíře a osobně předaného zaměstnanci, což je tradiční a osvědčený způsob komunikace v pracovněprávních vztazích. Alternativně může zaměstnavatel zvolit moderní elektronickou podobu informace, která odpovídá současným trendům digitalizace a může být efektivnější zejména ve větších firmách s více zaměstnanci. Pokud se však zaměstnavatel rozhodne pro elektronické poskytnutí informace, musí bezpodmínečně zajistit, aby zaměstnanci měli technickou možnost tuto elektronickou informaci uložit do svého zařízení pro budoucí potřebu a zároveň ji také vytisknout v případě, že by preferovali papírovou podobu pro své osobní archivování nebo další použití.
Časové lhůty pro informování stávajících zaměstnanců
Pro stávající zaměstnance, kteří ke dni nabytí účinnosti nového zákona již vykonávali rizikovou práci spadající do třetí kategorie rizikovosti, stanoví legislativa velmi konkrétní a krátkou lhůtu pro splnění informační povinnosti ze strany zaměstnavatele. Tito zaměstnanci museli být o svém nově vzniklém nároku na příspěvek zaměstnavatele na penzijní spoření informováni nejpozději do patnáctého ledna roku 2026, tedy prakticky během prvních dvou týdnů účinnosti nového zákona. Tento krátký časový rámec vyžadoval od zaměstnavatelů rychlou reakci a efektivní přípravu informačních materiálů, aby mohli včas splnit svou zákonnou povinnost. Nesplnění této lhůty by mohlo mít pro zaměstnavatele negativní právní důsledky a potenciálně by mohlo vést k sankčním postihům ze strany kontrolních orgánů.
Informování nově přijatých a přeřazených zaměstnanců
Zákon se samozřejmě nezabývá pouze zaměstnanci, kteří rizikovou práci vykonávali již před nabytím účinnosti nové legislativy, ale vztahuje se také na všechny zaměstnance, kteří budou na práci spadající do třetí kategorie rizikovosti nově přijímáni do pracovního poměru nebo na tuto práci přeřazeni z jiné pozice v rámci téže organizace. Pro tyto nově příchozí nebo přeřazené zaměstnance platí ještě přísnější časový požadavek na splnění informační povinnosti ze strany zaměstnavatele. Konkrétně musí být tito zaměstnanci o svém nároku na příspěvek na penzijní spoření informováni ještě předtím, než fakticky začnou rizikovou práci vykonávat, tedy ideálně v rámci procesu přijímání do pracovního poměru, při podpisu pracovní smlouvy nebo bezprostředně před přeřazením na novou pozici. Toto včasné informování zajišťuje, že zaměstnanec vstupuje do rizikové práce s plným povědomím o všech svých právech a může si případně včas zařídit všechny potřebné náležitosti pro uplatnění nároku na příspěvek.
Požadavky na obsah a srozumitelnost informace
Klíčovým aspektem úspěšného splnění informační povinnosti není pouze formální předání nějakého dokumentu zaměstnanci, ale především zajištění toho, aby obsah poskytnuté informace byl jasně, přesně a srozumitelně formulován pro všechny zaměstnance, kterých se tato problematika týká, bez ohledu na jejich vzdělání, věk nebo předchozí zkušenosti s penzijním spořením. Informace by měla být napsána jednoduchým a přístupným jazykem, měla by se vyvarovat zbytečně složitých právních či odborných termínů, a pokud je použití určitých technických pojmů nezbytné, měly by být tyto pojmy vhodným způsobem vysvětleny. Zaměstnavatel by měl v informaci explicitně uvést, že samotný výkon rizikové práce automaticky nezakládá nárok na vyplácení příspěvku, ale že zaměstnanec musí aktivně jednat a požádat zaměstnavatele o příspěvek písemnou formou.
Nutnost aktivního uplatnění nároku zaměstnancem
V poskytnuté informaci je naprosto zásadní jasně a výrazně zdůraznit, že nárok na příspěvek nevzniká automaticky pouze na základě samotného výkonu rizikové práce spadající do třetí kategorie rizikovosti, jak by si někteří zaměstnanci mohli mylně myslet. Naopak je nezbytné, aby zaměstnanec, který chce příspěvek skutečně získávat, aktivně jednal a písemně požádal svého zaměstnavatele o poskytování tohoto příspěvku. V této písemné žádosti musí zaměstnanec zaměstnavateli sdělit několik zásadních informací, bez nichž nemůže zaměstnavatel příspěvek vyplácet. Konkrétně musí zaměstnanec uvést, u jaké konkrétní penzijní společnosti nebo instituce má sjednaný produkt doplňkového penzijního spoření nebo penzijního připojištění, včetně úplného názvu této společnosti. Dále musí zaměstnanec poskytnout přesné číslo účtu nebo smlouvy, na který má zaměstnavatel příspěvek zasílat, aby peníze skutečně dorazily na správné místo a mohly být připisovány k penzijnímu spoření zaměstnance.
Důsledky neposkytnutí potřebných informací zaměstnancem
Zákon velmi jasně stanoví, že pokud zaměstnanec neposkytne zaměstnavateli všechny potřebné informace týkající se jeho produktu penzijního spoření a konkrétního účtu pro zasílání příspěvků, pak zaměstnavatel nemá ze zákona povinnost příspěvek zaměstnanci hradit. Toto ustanovení chrání zaměstnavatele před situací, kdy by byl právně odpovědný za něco, co objektivně nemůže splnit kvůli nedostatku potřebných informací ze strany zaměstnance. Zaměstnavatel tedy není sankcionován za nevyplácení příspěvku v případě, kdy zaměstnanec o příspěvek formálně nepožádal nebo neposkytl kompletní údaje nezbytné pro jeho zasílání. Odpovědnost za aktivní uplatnění nároku tedy leží na straně zaměstnance, který musí projevit zájem o příspěvek a poskytnout vše potřebné k jeho vyplácení.
Povinnost vyplácet příspěvek při řádné žádosti
Na druhé straně, pokud zaměstnanec vykonávající rizikovou práci třetí kategorie svou informační povinnost splní řádně a komplexně, tedy písemně požádá zaměstnavatele o poskytování příspěvku na penzijní spoření a současně poskytne zaměstnavateli všechny potřebné údaje a informace nezbytné pro správné a včasné vyplácení tohoto příspěvku, pak vzniká zaměstnavateli jednoznačná a nezpochybnitelná zákonná povinnost tento příspěvek skutečně a pravidelně vyplácet ve stanovené výši a lhůtách. Zaměstnavatel se této povinnosti nemůže nijak zprostit, odložit ji nebo ji podmínit dalšími požadavky, pokud byly všechny zákonné podmínky pro vznik nároku splněny. Vyplácení příspěvku se tak stává běžnou součástí personální agendy zaměstnavatele ve vztahu k dotčeným zaměstnancům.
Sankce za porušení povinnosti vyplácet příspěvek
Zákon obsahuje velmi přísné sankční ustanovení, které má zajistit, že zaměstnavatelé budou svou povinnost vyplácet příspěvek na penzijní spoření skutečně dodržovat a nebude docházet k obcházení nebo porušování práv zaměstnanců vykonávajících rizikovou práci. V případě, že zaměstnavatel nevyplácí příspěvek zaměstnanci, přestože tento příspěvek zaměstnanci ze zákona náleží a zaměstnanec splnil všechny své povinnosti spojené s uplatněním nároku, tedy poskytl zaměstnavateli všechny potřebné náležitosti a informace pro vyplácení, hrozí zaměstnavateli za toto porušení zákona uložení velmi citelné finanční pokuty až do výše dva miliony korun českých. Tato značně vysoká sankce má mít preventivní účinek a motivovat zaměstnavatele k pečlivému dodržování všech povinností spojených s novým zákonem o povinném příspěvku na spoření na stáří zaměstnanců vykonávajících rizikovou práci.
