Do kdy musí zaměstnavatel nahlásit nového zaměstnance úřadům?
V okamžiku, kdy zaměstnavatel uzavře pracovněprávní vztah s novým zaměstnancem, vstupuje do komplexní sítě administrativních povinností, které musí bezpodmínečně splnit v rámci platné legislativy České republiky. Tato oblast pracovního práva se neustále vyvíjí a prochází změnami, což vyžaduje od zaměstnavatelů neustálou pozornost a sledování aktuálních předpisů.
Současná situace v roce 2025
V současném kalendářním roce 2025 platí, že zaměstnavatel má zákonnou povinnost nahlásit nového zaměstnance příslušným úřadům a institucím nejpozději do 8 dnů od jeho nástupu do pracovního poměru. Tato relativně krátká lhůta vyžaduje od personálních oddělení či zodpovědných pracovníků značnou pozornost a důslednost, aby nedošlo k porušení stanovených termínů a následným sankcím.
Konkrétně se jedná o povinnost nahlášení nového zaměstnance následujícím institucím:
1. České správě sociálního zabezpečení (ČSSZ) - kam je nutné ohlásit zaměstnance z důvodu odvodů sociálního pojištění, které zahrnuje důchodové pojištění a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti. Zaměstnavatel musí v tomto případě předložit potřebné dokumenty a informace o novém zaměstnanci, aby mohl být řádně evidován v systému sociálního zabezpečení.
2. Zdravotní pojišťovně - u které je zaměstnanec pojištěn. Každý občan České republiky má povinnost být zdravotně pojištěn, a zaměstnavatel musí nahlásit nového zaměstnance jeho zdravotní pojišťovně, aby mohl řádně odvádět zdravotní pojištění. Tato povinnost platí pro všechny typy pracovněprávních vztahů, ať už se jedná o pracovní poměr, dohodu o provedení práce (při překročení určitého příjmu) nebo dohodu o pracovní činnosti.
3. Dalším institucím - v závislosti na specifické situaci zaměstnance či zaměstnavatele může vzniknout povinnost nahlášení i dalším úřadům, například Úřadu práce (v případě zaměstnávání osob se zdravotním postižením nebo v rámci aktivní politiky zaměstnanosti), cizinecké policii (při zaměstnávání cizinců) nebo finančnímu úřadu pro účely daní.
Chystaná změna od roku 2026
Velmi zásadní a pro zaměstnavatele významnou informací je, že od roku 2026 dochází k podstatné změně v nahlašovací povinnosti. Stávající systém, který umožňoval zaměstnavatelům ohlásit nového zaměstnance až do 8 dnů po jeho nástupu, bude nahrazen mnohem přísnějším režimem.
Od 1. ledna 2026 budou muset zaměstnavatelé nahlásit nového zaměstnance všem příslušným úřadům a institucím ještě před samotným nástupem zaměstnance do pracovního procesu. Tato změna představuje významný posun v administrativních procesech a vyžaduje od zaměstnavatelů mnohem pečlivější plánování a přípravu personálních záležitostí.
Tento nový přístup má několik důsledků:
- Zaměstnavatelé budou muset začít administrativní proces spojený s přijetím zaměstnance s výrazným předstihem.
- Personální oddělení budou potřebovat efektivnější systémy pro zpracování údajů nových zaměstnanců.
- Spontánní nebo urgentní nástupy do zaměstnání budou administrativně náročnější a budou vyžadovat rychlé řešení před faktickým zahájením práce.
- Zvýší se důraz na precizní plánování lidských zdrojů a nástupních termínů.
Důsledky nedodržení termínů
Je nezbytné zdůraznit, že nedodržení zákonných lhůt pro nahlášení nového zaměstnance může mít pro zaměstnavatele závažné důsledky. Příslušné orgány mohou v případě kontroly udělit zaměstnavateli finanční sankce, které se mohou pohybovat v řádu tisíců až statisíců korun, v závislosti na závažnosti porušení a počtu dotčených zaměstnanců.
Kromě finančních sankcí může nedodržení nahlašovací povinnosti způsobit také komplikace v oblasti sociálního a zdravotního pojištění zaměstnance, což může vést k dodatečným problémům jak pro zaměstnavatele, tak pro samotného zaměstnance.
