Jak doplnit údaje do JMHZ a na jaké chyby dát pozor?
Od 1. dubna 2026 začali zaměstnavatelé postupně podávat nové povinné Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatelů, zkráceně označované jako JMHZ, a zároveň jsou povinni doplňovat potřebné a zákonem vyžadované údaje do registru zaměstnavatelů a registru zaměstnanců, který spravuje Česká správa sociálního zabezpečení. Tento nový systém představuje pro mnoho zaměstnavatelů zásadní změnu v dosavadním způsobu hlášení a evidence, a přestože od jeho spuštění uplynulo teprve krátké časové období, již nyní se v praxi opakovaně objevují stejné nebo velmi podobné chyby, nejasnosti a tápání ze strany zaměstnavatelů, kteří si s novými povinnostmi a správnými postupy při vyplňování formulářů ještě plně neporadili.
Správný formulář pro doplnění údajů o zaměstnavateli
Pokud zaměstnavatel doplňuje v průběhu dubna, případně v dalších měsících, povinné údaje do registru zaměstnavatelů týkající se své vlastní registrace, musí tak učinit jedině a výhradně prostřednictvím k tomu jednoznačně a jednorázově určeného formuláře, který nese název „Registrace zaměstnavatele – Doplňující podání". Tento tiskopis je speciálně navržen právě a pouze pro situaci, kdy zaměstnavatel poprvé doplňuje chybějící údaje, které ČSSZ dosud ve své evidenci nemá. Zcela jiný tiskopis s názvem „Registrace zaměstnavatele – změna nebo oprava evidovaných údajů zaměstnavatele" smí zaměstnavatel použít pouze tehdy, pokud potřebuje změnit nebo opravit údaje, které již Česká správa sociálního zabezpečení ve své evidenci zaevidované má. V praxi se přitom velmi často stává, že zaměstnavatelé tyto dva formuláře vzájemně zaměňují, používají nesprávný tiskopis pro danou situaci, a způsobují tím zbytečné komplikace, prodlevy a administrativní chyby v celém procesu evidence.
Správný postup při doplňování údajů o zaměstnancích
Obdobné a velmi podobné chyby, jaké zaměstnavatelé opakovaně činí při doplňování údajů o své vlastní registraci, se dopouštějí také při doplňování povinných údajů o svých zaměstnancích do registru zaměstnanců. Také v tomto případě platí přesně stanovený a závazný postup, který zaměstnavatel nesmí obejít ani zaměnit za jiný. Údaje o zaměstnancích zaměstnavatel hlásí výhradně prostřednictvím podání označeného jako „Registrace zaměstnance", přičemž jako typ akce musí být správně zvolena možnost „změna". Použití nesprávného typu akce nebo záměna s jiným podáním patří mezi nejčastěji se opakující pochybení, která komplikují správné zpracování hlášení na straně České správy sociálního zabezpečení a mohou vést k nutnosti celé podání opravovat nebo znovu podávat.
Nejčastější chyby při vyplňování jednotlivých položek
Kromě záměny formulářů a nesprávně zvolených typů akcí se zaměstnavatelé velmi často dopouštějí chyb přímo při vyplňování konkrétních datových položek v rámci jednotlivých registrů. Mezi nejčastější a nejzávažnější pochybení patří především nevyplnění všech povinných položek, které jsou k úspěšnému podání hlášení bezpodmínečně nutné, ale paradoxně také opačný extrém v podobě vyplňování políček, která jsou v daném kontextu výslovně označena jako zakázané položky a která naopak nesmí být vyplněna vůbec. Další velmi rozšířenou chybou je nesprávné vyplnění číselníkových hodnot, tedy situace, kdy zaměstnavatel zvolí neplatnou nebo neodpovídající hodnotu z předdefinovaného číselníku namísto správně přiřazené položky. Stejně problematické bývá i nesprávné vyplnění daňového identifikačního čísla, tedy DIČ, a identifikátoru zaměstnání označovaného jako ID zaměstnání, přičemž chyby v těchto polích mohou mít zásadní dopad na správné zpracování celého hlášení a propojení evidovaných údajů v systému ČSSZ.
