Kdy se nahlásit, odhlásit nebo změnit údaje v evidenci registru zaměstnavatelů?
Evidence zaměstnavatele a evidence zaměstnance představují zcela nově koncipované a systematicky upravené Registry, které byly do českého právního řádu zavedeny s jasným a konkrétním účelem. Tyto evidence budou od měsíce dubna roku 2026 sloužit především pro potřeby a účely povinného Jednotného měsíčního hlášení ze strany všech zaměstnavatelů působících na území České republiky. Právě toto Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatelů se v plném rozsahu a ve své kompletní podobě spustí právě od uvedeného data, tedy od prvního dne měsíce dubna 2026, kdy začne plně fungovat nový systém reporting povinností zaměstnavatelů vůči České správě sociálního zabezpečení.
Současný stav evidence a rozdíly oproti minulému systému
Je třeba zdůraznit, že již v současné době, tedy ještě před spuštěním nového systému Jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatelů v dubnu 2026, existuje u České správy sociálního zabezpečení nějaká forma evidence zaměstnavatelů, která je v provozu a plní určité funkce. Nicméně tato stávající evidence funguje podle úplně jiných pravidel, předpisů a procedur, než jaká pravidla si vyžaduje a jaké postupy stanovuje nově zavedený systém nazvaný Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatelů. Tento nový systém představuje významnou změnu v reportování a administraci vztahů mezi zaměstnavateli a správou sociálního zabezpečení. V této nově vytvořené a komplexně nastavené evidenci bude od prvního dne měsíce dubna roku 2026 existovat povinnost pro všechny relevantní subjekty být elektronicky evidováni.
Kdo musí být v nové evidenci zaregistrován
Povinnost registrace v nové evidenci se týká absolutně všech zaměstnavatelů, které zákon o Jednotném měsíčním hlášení zaměstnavatelů (zákon o JMHZ) definuje a považuje za zaměstnavatele ve smyslu tohoto právního předpisu. Kromě samotných zaměstnavatelů musí být v této evidenci zaregistrovány také všechny jejich mzdové účtárny, pokud zaměstnavatelé takové mzdové účtárny využívají pro zpracování své mzdové agendy a související administrativy. Evidence tedy pokrývá nejen primární subjekty - zaměstnavatele, ale také sekundární subjekty, které pro zaměstnavatele vykonávají specifické služby v oblasti mzdového účetnictví a souvisejících agend.
Lhůty pro přihlášení zaměstnavatele do evidence
Zaměstnavatel, který splňuje zákonnou definici zaměstnavatele podle zákona o jednotném měsíčním hlášení, má jasně stanovenou povinnost přihlásit se do evidence zaměstnavatelů v přesně určených časových lhůtách. Konkrétně se musí přihlásit vždy nejpozději dva pracovní dny před tím dnem, ve kterém má k danému zaměstnavateli fakticky nastoupit do výkonu pracovní činnosti jeho první zaměstnanec. Současně však zákon stanovuje, že toto přihlášení nemůže být provedeno dříve než patnáct kalendářních dnů před tímto rozhodným dnem nástupu prvního zaměstnance do práce. Jedná se tedy o jasně vymezenou časovou lhůtu, která má zaměstnavatelům poskytnout dostatečný prostor pro splnění administrativních povinností, ale zároveň zabránit příliš předčasnému hlášení. Naprosto stejná pravidla, včetně identických lhůt a podmínek, platí také pro registraci a evidenci všech mzdových účtáren, které zaměstnavatel využívá nebo hodlá využívat pro zajištění své mzdové agendy.
Odhlášení zaměstnavatele z evidence
V okamžiku, kdy zaměstnavatel z jakýchkoliv důvodů, ať už se jedná o důvody ekonomické, organizační, nebo jiné povahy, přestane zaměstnávat své zaměstnance, vzniká mu zákonná povinnost odhlásit se z příslušné evidence zaměstnavatelů. Toto odhlášení musí být provedeno nejpozději do osmi kalendářních dnů ode dne, kdy daný zaměstnavatel fakticky přestal zaměstnávat svého posledního zaměstnance. Důležité je správně identifikovat tento rozhodný okamžik, kterým je den skutečného ukončení pracovněprávního vztahu s posledním zaměstnancem, a od tohoto data počítat osmilenou lhůtu pro splnění povinnosti odhlášení. Tato lhůta je zákonem stanovena imperativně a její nedodržení může mít pro zaměstnavatele nepříznivé právní důsledky.
Oznamování změn v evidovaných údajích
Pokud nastane jakákoliv změna v údajích o zaměstnavateli, které jsou již evidovány a zaznamenány v evidenci zaměstnavatelů vedené Českou správou sociálního zabezpečení, je nutné a povinné tuto změnu neprodleně reflektovat a aktualizovat v dané evidenci. Zákon ukládá zaměstnavatelům povinnost uvést tuto změnu do evidence zaměstnavatelů nejpozději do osmi kalendářních dnů ode dne, kdy se zaměstnavatel o této změně dozvěděl nebo kdy se o ní mohl a měl dozvědět při zachování náležité pečlivosti. Tato lhůta začíná běžet okamžikem, kdy zaměstnavatel získal vědomost o změně relevantních údajů, přičemž se předpokládá, že zaměstnavatel jedná s odbornou péčí a aktivně sleduje změny, které se ho týkají.
Zrušení mzdové účtárny a jeho evidence
Zcela stejný postup a identická časová lhůta, jaká platí pro oznamování změn v údajích o zaměstnavateli, se aplikuje také na případy, kdy dochází k zrušení mzdové účtárny zaměstnavatele. I tento úkon zrušení mzdové účtárny, ať už se jedná o ukončení smluvního vztahu s externí mzdovou účtárnou nebo o zrušení interní mzdové účtárny zaměstnavatele, je nezbytné nejpozději do osmého kalendářního dne ode dne zrušení řádně zohlednit a zaznamenat v příslušné evidenci zaměstnavatelů vedené u České správy sociálního zabezpečení. Tato povinnost zajišťuje, že evidence bude neustále aktuální a bude odpovídat skutečnému stavu věcí.
Způsob provádění úkonů v evidenci
Všechny shora uvedené záležitosti a úkony, tedy jak přihlašování nových zaměstnavatelů do evidence, tak odhlašování zaměstnavatelů z evidence při ukončení jejich činnosti, tak i provádění oprav a aktualizací údajů v dané evidenci, musí být ze zákona prováděny výhradně a pouze elektronicky prostřednictvím oficiálního elektronického portálu České správy sociálního zabezpečení, který je označován jako ePortál ČSSZ. Není tedy přípustné tyto úkony provádět v listinné podobě nebo jiným způsobem mimo tento určený elektronický systém. Tento požadavek na elektronickou formu komunikace odpovídá obecnému trendu digitalizace veřejné správy a má zajistit rychlost, efektivitu a transparentnost celého procesu evidence zaměstnavatelů.
Přechodné období do konce března 2026
Do konce měsíce března roku 2026 stále ještě probíhá evidence zaměstnavatelů podle dosavadních, tedy dříve platných pravidel, která jsou upravena zákonem o nemocenském pojištění. V tomto přechodném období se zaměstnavatelé přihlašují do evidence vedené Českou správou sociálního zabezpečení nejpozději do osmého kalendářního dne ode dne, kdy začnou fakticky zaměstnávat své první zaměstnance. Ve zcela stejné časové lhůtě osmi kalendářních dnů se musí zaměstnavatelé také z této evidence řádně odhlásit v případě, že přestanou zaměstnávat zaměstnance a ukončí svou činnost jako zaměstnavatel. Uvedenou administrativní agendu spojenou s přihlašováním a odhlašováním zaměstnavatelé v tomto přechodném období stále ještě provádějí prostřednictvím dosud platných a používaných tiskopisů, které jsou určeny speciálně pro účely přihlášení nebo odhlášení zaměstnavatelů. Je však třeba poznamenat, že ve většině praktických případů již i v současné době tyto administrativní úkony probíhají elektronickou formou, ačkoliv ještě není elektronická forma striktně vyžadována zákonem.
Povinnost doplnění údajů stávajícími zaměstnavateli
Od prvního dne měsíce dubna roku 2026 vzniká všem dosavadním zaměstnavatelům, kteří jsou již v současnosti evidováni v existujícím registru zaměstnavatelů vedeném Českou správou sociálního zabezpečení, zcela nová a významná povinnost. Tato povinnost spočívá v tom, že musí uvedené instituci, tedy České správě sociálního zabezpečení, dohlásit a doplnit všechny ty údaje o jejich osobě a činnosti, které doposud, tedy do data přechodu na nový systém, Česká správa sociálního zabezpečení v současném registru zaměstnavatelů neeviduje a nemá k dispozici, ale které musí být v novém registru zaměstnavatelů podle nových pravidel povinně uvedeny a zaznamenány. Toto dohlášení chybějících a dosud neevidovaných údajů se provede formou jedného komplexního doplňujícího podání, které bude zasláno České správě sociálního zabezpečení opět výhradně elektronickou cestou, a to buď prostřednictvím již zmíněného ePortálu České správy sociálního zabezpečení, nebo alternativně prostřednictvím datové schránky České správy sociálního zabezpečení, což jsou dva oficiální elektronické komunikační kanály určené pro tento účel.
