Jak je možné nahradit papírový ověřený podpis elektronickým?
V dnešní digitálně propojené společnosti se stále častěji setkáváme s požadavkem na efektivní, bezpečnou a právně závaznou formu podepisování dokumentů. Tradiční papírový ověřený podpis na formuláři či listině, potvrzený úřední osobou, s sebou nese nutnost fyzické přítomnosti, časovou náročnost a administrativní náklady. Právě z těchto důvodů se postupně prosazuje alternativa v podobě ověřeného elektronického podpisu, který umožňuje podobnou či vyšší úroveň důvěryhodnosti za výrazně kratší dobu a s menšími logistickými nároky. Cílem tohoto textu je detailně popsat, jak lze papírový úředně ověřený podpis nahradit plnohodnotnou elektronickou formou, jaké kroky je třeba podstoupit, jaké subjekty se na procesu podílejí a jaké legislativní rámce celý systém upravují.
Princip nahrazení papírového ověřeného podpisu elektronickým
Nahrazení papírové formy úředně ověřeného podpisu ověřeným elektronickým podpisem spočívá ve dvou základních krocích. Za prvé musí podepisující legitimně vytvořit elektronický podpis připojený k dokumentu – obvykle ve formátu PDF –, který zajistí integritu textu i příloh a prokazatelně identifikuje podepisující osobu. Za druhé pak ověřovací autorita (notář, CzechPOINT či jiný oprávněný orgán) musí takový podpis dodat kvalifikovaný elektronický podpis vlastní, připojit ověřovací doložku a osvědčit časovou platnost prostřednictvím kvalifikovaného elektronického časového razítka. Výsledkem je elektronický dokument s vrstvenou strukturou podpisů a doložek, který má právní účinky shodné s úředně ověřenou listinou.
Postup ověření elektronického podpisu:
1. Příprava a podepsání dokumentu: Podepisující si připraví dokument v elektronickém formátu (nejčastěji PDF/A) a pomocí sw či online služby vytvoří elektronický podpis – může jít o prostý, zaručený (pokročilý) či kvalifikovaný podpis. Ten vloží do dokumentu tak, aby při jakékoli změně obsahu došlo k porušení elektronické stavby podpisu.
2. Předání dokumentu ověřovací autoritě: Elektronický soubor je odeslán notáři nebo na pobočku CzechPOINTu. V případě CzechPOINTu se dokument uloží do digitální úschovy, kde je zabezpečen a připraven k dalšímu kroku.
3. Ověření identity podepisujícího: Ověřovací orgán ověří totožnost podepisujícího – osobně předloženým dokladem anebo vzdálenou identifikací přes elektronickou identitu (např. bankovní identita či datová schránka). Poté potvrdí, že elektronický podpis na dokumentu je skutečně dílem dané fyzické osoby.
4. Připojení kvalifikovaného podpisu a razítka: Ověřovací autorita přiloží ke stávajícímu elektronickému podpisu svůj kvalifikovaný elektronický podpis, doplní ověřovací doložku vyhovující zákonem stanovené struktuře a na závěr celou sestavu opatří kvalifikovaným časovým razítkem, jež garantuje nezměnitelnost časového údaje.
Notářské ověření na dálku
Díky moderním technologiím lze celý ověřovací proces uskutečnit bez nutnosti osobní přítomnosti v kanceláři notáře. Podepisující využije svou elektronickou identitu – nejčastěji bankovní identitu, eObčanku nebo datovou schránku – a domluví si videokonferenční spojení s notářem. Během hovoru předloží prostřednictvím kamery doklad totožnosti, notář ověří jeho platnost a následně požádí podepisujícího, aby v prostředí elektronického podpisového softwaru potvrdil, že příslušný podpis je skutečně jeho. Po takovémto „úkonu“ notář připojí k dokumentu své kvalifikované podpisové údaje a časové razítko, přičemž celý proces je archivován v souladu s legislativními požadavky na vedení notářské agendy.
Legalizace prostřednictvím CzechPOINTu
Alternativní cestou je ověření elektronického podpisu na kontaktním místě CzechPOINTu u České pošty. Zde proces nelze realizovat na dálku – podepisující musí osobně dorazit na pobočku se svým elektronicky podepsaným dokumentem uloženým v tzv. Úschově. Do systému CzechPOINTu je načten identifikační kód a dokument, který následně ověřovací orgán zpracuje: potvrdí soulad podpisu s identitou podepisujícího, připojí kvalifikovaný podpis CzechPOINTu, ověřovací doložku a časové razítko. Hotový ověřený dokument je po dobu 30 dnů bezpečně uchováván v úschově, přičemž podepisující obdrží odkaz či průvodku s instrukcemi k jeho stažení a dalšímu použití.
Omezení a výjimky
Elektronické ověření nahrazuje papírové ověření ve všech případech vyžadovaných zákonem o ověřování opisu, kopie a podpisu (ZoPDS), s výjimkou úředního ověření plné moci, které elektronickou formou stále zákon neumožňuje. Dále může být v některých specifických správních řízeních či mezinárodních formátech vyžadováno dodání listinné podoby dokumentu či apostilní doložky, což je pak nutné ošetřit samostatně.
Právní rámec
Zákon č. 269/2021 Sb., o ověřování opisu, kopie a podpisu (ZoPDS), novelizuje tradiční model úředního ověřování a v § 6 umožňuje nahrazení ověřeného podpisu papírového dokumentu podpisem elektronickým. Systém využívá definice kvalifikovaných elektronických podpisů a razítek podle eIDAS (nařízení EU č. 910/2014), jejichž důvěryhodnost je garantována akreditovanými poskytovateli certifikačních služeb. Ověřovací orgány (notáři, CzechPOINT) mají zákonnou povinnost i oprávnění provádět legalizaci elektronických podpisů a následně evidovat tyto úkony v příslušných rejstřících.
Závěrečné shrnutí
Nahrazení papírového ověřeného podpisu elektronickým je dnes nejen možné, ale stále častěji doporučované a využívané řešení. Dodržuje přitom přísné právní normy, zajišťuje integritu i autorizaci dokumentů a nabízí flexibilitu – od úplného vzdáleného ověření u notáře až po rychlou návštěvu CzechPOINTu. Díky rostoucí míře elektronizace státní správy a bankovních služeb se elektronické ověřování podpisů stává standardem pro moderní komunikaci občanů i podnikatelů s veřejnými institucemi.
