Jak je to s Jednotným měsíčním hlášením zaměstnavatele za leden, únor, březen 2026?
Zákon o jednotném měsíčním hlášení zaměstnavatele, který představuje zásadní revoluci v oblasti administrativního reportingu pracovněprávních vztahů a souvisejících povinností vůči státním institucím, formálně nabyl právní účinnosti již s prvním dnem kalendářního roku 2026, konkrétně tedy 1. ledna 2026. Navzdory tomuto faktickému datu účinnosti legislativní normy však z důvodů technické připravenosti jak na straně státních institucí, zejména České správy sociálního zabezpečení jako hlavního příjemce a koordinátora těchto hlášení, tak na straně samotných zaměstnavatelů, kteří potřebují dostatečný časový prostor pro implementaci nových procesů a systémů, byl stanoven odložený termín pro faktické zahájení plnění této nové povinnosti. Tento odklad znamená, že skutečné podávání Jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatele začíná až od 1. dubna 2026, čímž vzniká tříměsíční přechodné období.
V prvním čtvrtletí 2026 hlásí zaměstnavatelé údaje jak jsou dosud zvyklí
V průběhu prvních tří měsíců roku 2026, tedy konkrétně v lednu, únoru a březnu, se nové Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele v žádném případě nepodává a zaměstnavatelé nejsou povinni tuto novou formu reportingu využívat. Místo toho pokračují v plnění svých nahlašovacích a reportovacích povinností vůči relevantním státním institucím tradičním způsobem, na který byli zvyklí v předchozích letech a který byl standardně používán v roce 2025 a dříve. To znamená, že zaměstnavatelé nadále odesílají samostatná hlášení České správě sociálního zabezpečení týkající se sociálního pojištění svých zaměstnanců, podávají potřebné údaje finančnímu úřadu ohledně daňových povinností vyplývajících z pracovněprávních vztahů, komunikují s úřadem práce v záležitostech týkajících se evidence zaměstnanců a volných pracovních míst, předávají informace jednotlivým zdravotním pojišťovnám ohledně zdravotního pojištění svých zaměstnanců a plní případné další povinnosti vůči dalším institucím, které mají v gesci dohled nebo správu oblastí souvisejících se zaměstnáváním. Tento systém paralelního reportingu do různých institucí, který je administrativně náročný a časově zatěžující, je tedy v uvedeném tříměsíčním období stále plně funkční a závazný.
První povinné podání a retrospektivní doplnění údajů
První Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele, které představuje komplexní, integrovaný a strukturovaný souhrn všech relevantních informací týkajících se zaměstnávání fyzických osob u daného zaměstnavatele, včetně detailních údajů o výši vyplacených mezd a platů, výši odvedených odvodů na sociální a zdravotní pojištění, specifikaci druhu a charakteru pracovních poměrů či jiných forem pracovněprávních vztahů, informací o době trvání zaměstnání, pracovní době, důvodech vzniku a ukončení pracovních poměrů a mnoha dalších podstatných informací, které budou sloužit současně pro potřeby České správy sociálního zabezpečení, finančních úřadů, úřadů práce, zdravotních pojišťoven i dalších relevantních institucí, musí být zaměstnavatelem v elektronické podobě prostřednictvím stanovených technických kanálů odesláno České správě sociálního zabezpečení jako centrálnímu příjemci a správci tohoto systému ve lhůtě, která začíná běžet 1. dubna 2026 a končí 20. května 2026. Toto první hlášení se bude vztahovat na mzdové a personální údaje za měsíc duben 2026. Současně s touto první vlnou pravidelného měsíčního reportingu je stanoven také širší časový rámec, konkrétně období od 1. dubna 2026 do 30. června 2026, během něhož mají zaměstnavatelé povinnost retrospektivně doplnit všechny relevantní údaje za předchozí tři měsíce, tedy za leden, únor a březen 2026, a to již ve formátu a struktuře odpovídající požadavkům nového Jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatele. Tyto retrospektivně podávané údaje budou sice reportovány prostřednictvím jednotného integrovaného systému, který má ambici zjednodušit komunikaci mezi zaměstnavateli a státními institucemi, avšak v důsledku komplexnosti a provázanosti tohoto systému a požadavku na úplnost a přesnost dat bude rozsah vyžadovaných informací o něco širší než v předchozím systému, což znamená, že zaměstnavatelé budou muset shromažďovat a předávat více detailních údajů než doposud.
Nezbytná aktivní příprava během přechodného období
Během uvedeného prvního čtvrtletí roku 2026, kdy ještě formálně neběží povinnost podávat nové Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele, by zaměstnavatelé v žádném případě neměli upadat do pasivity nebo odkládat přípravu na nový systém, protože by to ve vlastním zájmu bylo velmi nerozvážné a mohlo by vést k vážným komplikacím. Kromě toho, že musí nadále plnit své běžné nahlašovací a reportovací povinnosti vůči příslušným státním institucím tím způsobem, jakým byli dosud zvyklí v předchozích letech, je zároveň naprosto nezbytné a klíčové, aby zaměstnavatelé aktivně věnovali čas a úsilí vzdělávání se a získávání potřebných informací o tom, jak správně plnit nové povinnosti prostřednictvím onoho inovativního jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatele. Toto vzdělávání by mělo zahrnovat účast na odborných seminářích, studium metodických pokynů a návodů vydávaných státními institucemi, zejména Českou správou sociálního zabezpečení, konzultace s mzdovými a personálními specialisty, případně účast na školeních pořádaných dodavateli mzdového a personálního softwaru. Součástí této přípravné fáze musí být také systematické a pečlivé shromažďování všech těch kategorií informací a datových položek, které budou v rámci Jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatele požadovány nově oproti předchozímu systému, aby již samotné první hlášení podávané v novém formátu a struktuře mohlo proběhnout hladce, bez zbytečných komplikací, chyb, nedostatků nebo nutnosti následných oprav a doplnění.
Kritický význam softwarové připravenosti
Zaměstnavatelé si v současné době, tedy na počátku roku 2026 během probíhajícího přechodného období, musí jako naprostou prioritu zajistit, ideálně za asistence a s pomocí kvalifikovaného IT specialisty nebo odborníka na mzdové a personální systémy, aby jejich mzdový a personální software, který používají pro zpracování mezd, evidenci zaměstnanců a správu pracovněprávních vztahů, byl plně aktualizovaný na nejnovější verzi kompatibilní s požadavky Jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatele a byl technicky i funkčně schopen průběžně, systematicky a bezchybně zaznamenávat všechny požadované údaje pro tento nový systém hlášení. Software musí být navíc schopen z těchto průběžně sbíraných a zaznamenávaných údajů následně automaticky generovat a vytvářet příslušné Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele ve správném datovém formátu, který bude technicky kompatibilní s příjmacími systémy České správy sociálního zabezpečení, s korektní strukturou odpovídající legislativním požadavkům a bez obsahových, formálních či technických chyb. Investice do kvalitního softwarového vybavení a jeho řádné implementace je v tomto kontextu naprosto klíčová a strategická, protože právě technická připravenost informačních systémů zaměstnavatele představuje základní předpoklad úspěšného zvládnutí přechodu na nový systém reportingu. Zaměstnavatelé by měli být ve styku se svými dodavateli mzdového softwaru, ověřovat si dostupnost aktualizací, testovat nové funkcionality a zajistit dostatečné školení svých mzdových a personálních pracovníků v práci s aktualizovaným systémem.
Závažnost sankcí v integrovaném systému
Sankce za případné chyby, nedostatky, opomenutí nebo porušení povinností souvisejících s Jednotným měsíčním hlášením zaměstnavatele budou výrazně citelnější, závažnější a dopadově větší než v předchozím systému odděleného reportingu do jednotlivých institucí, protože jedna jediná chyba v tomto komplexně propojeném a integrovaném systému, kdy jedno hlášení slouží současně pro potřeby několika různých státních institucí, automaticky způsobí komplikace, nesrovnalosti a problémy napříč celým systémem, tedy potenciálně u několika různých institucí současně, což může mít kaskádovitý efekt. Kromě toho mohou chyby v hlášení negativně ovlivnit také samotné zaměstnance, protože nesprávné nebo neúplné údaje mohou vést k chybným záznamům v evidencích důchodového pojištění, zdravotního pojištění, k nesprávnému vyměření daňových povinností nebo k problémům s nároky na sociální dávky. Z tohoto důvodu je maximální pečlivost, přesnost a odpovědnost při přípravě, zpracování a podávání Jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatele naprosto nezbytná a měla by být prioritou každého zaměstnavatele.
