Kdy se reálně spustí Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatelů?
Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatelů představuje revoluční změnu v administrativních procesech českých podniků a organizací. Tento nový systém je navržen tak, aby dramaticky zjednodušil a zefektivnil oznamovací povinnosti zaměstnavatelů vůči státním orgánům a institucím. Místo současného složitého systému, kdy musí zaměstnavatelé vyplňovat a odesílat celkem 25 různých úkonů a formulářů různým státním institucím, budou moci od dubna 2026 využívat jediný komplexní elektronický formulář. Tento přístup nejen výrazně sníží administrativní zátěž podniků, ale také minimalizuje možnost chyb a zajistí konzistentnost předávaných dat napříč všemi státními orgány.
Časový harmonogram spuštění systému
Spuštění Jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatelů je naplánováno na 1. dubna 2026, což představuje klíčové datum pro všechny zaměstnavatele v České republice. V současné době, tedy v září 2025, se legislativní proces týkající se zákona o Jednotném měsíčním hlášení nachází ve své závěrečné fázi. Zákon již prošel všemi potřebnými schvalovacími procesy v parlamentu a nyní čeká pouze na podpis prezidenta republiky, což je poslední formální krok před jeho uvedením v platnost. Tato situace naznačuje, že implementace systému probíhá podle původně stanoveného harmonogramu a že se zaměstnavatelé mohou připravovat na tuto významnou změnu s určitostí ohledně termínů.
Legislativní rámec a právní účinnost
Zákon o Jednotném měsíčním hlášení zaměstnavatelů nabude právní účinnosti již od 1. ledna 2026, což vytváří důležité přechodné období před technologickým spuštěním systému. Toto tříměsíční období mezi právní účinností zákona a praktickým zahájením provozu systému je strategicky navrženo tak, aby umožnilo všem zúčastněným stranám – jak zaměstnavatelům, tak státním orgánům – dostatečný čas na přípravu a adaptaci na nové požadavky. Během tohoto období budou moci zaměstnavatelé dokončit technické přípravy svých systémů, proškolit své zaměstnance a zajistit, že jejich interní procesy budou kompatibilní s novými oznamovacími povinnostmi.
Technologické zahájení a první hlášení
Od 1. dubna 2026 se technologicky spustí celý systém Jednotného měsíčního hlášení, což znamená, že elektronická platforma bude plně funkční a připravená přijímat data od zaměstnavatelů. První povinné hlášení, které budou zaměstnavatelé odesílat prostřednictvím tohoto nového systému, bude týkající se měsíce dubna 2026. Toto první hlášení bude muset být odesláno nejpozději do 20. května 2026, čímž se stanoví standardní lhůta pro podávání měsíčních hlášení. Tento termín je konzistentní s obecnými pravidly pro oznamovací povinnosti a poskytuje zaměstnavatelům dostatečný čas na zpracování všech potřebných informací za příslušný měsíc.
Povinnost zpětného doplnění údajů
Jedním z nejkritičtějších aspektů implementace nového systému je povinnost zaměstnavatelů zpětně doplnit jednotná hlášení za období od 1. ledna do 31. března 2026. Tato povinnost vyplývá z faktu, že zákon bude účinný od začátku roku 2026, ale technický systém bude spuštěn až v dubnu. Zaměstnavatelé budou muset do systému zadat všechny relevantní informace za leden, únor a březen 2026, a to retrospektivně po spuštění platformy. Na toto zpětné doplnění informací budou mít zaměstnavatelé čas do konce června 2026, což představuje téměř tříměsíční lhůtu pro kompletní zpracování těchto historických dat. Tento přístup zajišťuje kontinuitu dat a umožňuje státním orgánům mít kompletní přehled o všech zaměstnaneckých vztazích od samého začátku roku 2026.
Sankční mechanismus za nedodržení povinností
Nový systém Jednotného měsíčního hlášení přináší také jasně definovaný sankční mechanismus pro případy nedodržení oznamovacích povinností. Za každého zaměstnance, u kterého budou chybět povinné informace v systému, bude zaměstnavateli udělena pokuta ve výši až 5 000 korun. Tato sankce se vztahuje jak na případy úplného nedodání zpětných informací za první tři měsíce roku 2026, tak na situace, kdy zaměstnavatel nebude pravidelně odesílat měsíční hlášení včas nebo podá neúčinné či chybné jednotné měsíční hlášení. Výše pokuty je stanovena tak, aby byla dostatečně motivující pro dodržování povinností, ale zároveň nepředstavovala nepřiměřenou zátěž pro podniky, které se snaží postupovat v souladu se zákonem.
