Jak správně nahrát XML pro registraci zaměstnance a JMHZ na ePortálu ČSSZ?
Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatelů, zkráceně označované jako JMHZ, bylo oficiálně spuštěno od 1. dubna 2026 a představuje zcela novou povinnost, kterou musí všichni zaměstnavatelé bez výjimky zvládnout výhradně elektronickou cestou. Česká správa sociálního zabezpečení, tedy ČSSZ, již od samého začátku ostrého provozu zaznamenává první chyby a upozorňuje na časté tápání zaměstnavatelů, kteří se s touto novinkou teprve seznamují a hledají správný postup, jak splnit svou zákonnou povinnost řádně a včas. Je proto naprosto klíčové, aby každý zaměstnavatel věnoval dostatečnou pozornost správnému technickému postupu, a to zejména použití správného datového rozhraní ve formátu XML, které je nezbytnou podmínkou pro úspěšné nahrání, odeslání a zpracování údajů týkajících se registrace zaměstnance i samotného jednotného měsíčního hlášení na ePortálu ČSSZ.
Správná cesta: služba „Podání nahráním dat z účetního systému"
XML soubory určené pro Registraci zaměstnance, označovanou zkratkou REGZEC, a pro Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele, zkráceně JMHZ, lze na ePortálu ČSSZ nahrát a odeslat pouze a výhradně prostřednictvím speciálně k tomuto účelu určené služby s názvem „Podání nahráním dat z účetního systému". Tato dedikovaná služba byla navržena tak, aby umožňovala plynulý a bezpečný přenos dat přímo z účetního nebo mzdového softwaru zaměstnavatele, přičemž po nahrání XML souboru dochází automaticky k jeho validaci, tedy ověření, zda nahraná data splňují veškeré technické a formální požadavky stanovené ČSSZ. Teprve po úspěšném provedení validace je možné příslušné podání prostřednictvím ePortálu ČSSZ skutečně odeslat ke zpracování, čímž je zaměstnavatel chráněn před odesláním chybně strukturovaných nebo neúplných dat.
Nahrané údaje nelze dodatečně upravovat
Zaměstnavatelé musí mít na paměti velmi důležité omezení, které se týká nahraných dat v rámci tohoto typu podání — jakmile jsou totiž XML data prostřednictvím zmíněné služby nahrána, není již žádným způsobem možné tato data dodatečně upravovat nebo editovat přímo v prostředí ePortálu ČSSZ. Z tohoto důvodu je naprosto nezbytné, aby byl XML soubor před samotným nahráním pečlivě zkontrolován a aby obsahoval veškeré správné, úplné a aktuální údaje o zaměstnanci či zaměstnavateli. Jakákoliv chyba nebo nepřesnost v datech musí být opravena ještě před jejich nahráním do systému, jinak bude nutné zahájit celý proces znovu s opravenými podklady, což může způsobit zbytečné průtahy a komplikace při plnění zákonné povinnosti.
Pozor: tlačítko „Načíst tiskopis ze souboru" nelze použít
Velmi častou a závažnou chybou, na kterou ČSSZ výslovně upozorňuje, je snaha zaměstnavatelů použít pro nahrání XML dat tlačítko „Načíst tiskopis ze souboru", které se nachází v sekci „Tiskopisy" na ePortálu ČSSZ. Toto tlačítko však v případě podání REGZEC a JMH nelze využít a jeho použití pro tento typ podání není funkčně podporováno ani technicky přípustné. Jedinou správnou a povolenou cestou zůstává výhradně výše popsaná služba „Podání nahráním dat z účetního systému", jejímž prostřednictvím je zajištěn celý proces od nahrání XML souboru přes jeho validaci až po finální odeslání příslušným orgánům ČSSZ, a proto by zaměstnavatelé měli věnovat zvýšenou pozornost výběru správné služby dříve, než zahájí samotné podání.
