Jaké doklady k DPH si hlídat při prodeji zboží mimo EU?
Pokud jako podnikatel prodáváte zboží zákazníkům nacházejícím se mimo území Evropské unie, je velmi důležité si uvědomit, že taková transakce má v českém daňovém systému zcela specifické postavení. V případě, že dokážete věrohodným a prokazatelným způsobem doložit, že zboží skutečně fyzicky opustilo celé území Evropské unie, získáváte nárok na osvobození od daně z přidané hodnoty v České republice. Toto osvobození má přitom velmi výhodný charakter, protože je spojeno s nárokem na odpočet daně na vstupu, což znamená, že si můžete uplatnit DPH, kterou jste zaplatili při pořízení zboží nebo služeb souvisejících s daným vývozem.
Hlavní důkazní doklad – vývozní prohlášení
Absolutně nejdůležitějším a základním dokumentem, který musíte jako vývozce bezpodmínečně zajistit a pečlivě archivovat, je rozhodnutí celního orgánu, které bývá označováno jako vývozní prohlášení nebo vývozní celní prohlášení. Tento dokument představuje oficiální potvrzení od celní správy, že konkrétní zboží skutečně prošlo celním řízením a bylo řádně vyvezeno za hranice Evropské unie. Vývozní prohlášení obsahuje všechny klíčové informace o zásilce, včetně identifikace zboží, jeho hodnoty, identifikačních údajů vývozce i příjemce, a především obsahuje razítko a potvrzení celního úřadu, které certifikuje, že zboží opustilo unijní celní území. Bez tohoto dokumentu byste měli velmi obtížnou pozici při prokazování nároku na osvobození od DPH vůči finančnímu úřadu.
Doplňkové důkazní dokumenty podporující vývoz
Kromě základního vývozního prohlášení je velmi rozumné a praktické shromažďovat a pečlivě uchovávat také celou řadu dalších podpůrných dokumentů, které společně vytváří komplexní důkazní řetězec prokazující reálnost vývozní transakce. Mezi tyto doplňkové, ale přesto velmi významné dokumenty patří především kupní smlouva nebo objednávka, která jasně specifikuje podmínky prodeje, identifikaci smluvních stran, popis prodávaného zboží a dodací podmínky. Dále je vhodné archivovat doklad o úhradě platby od zahraničního zákazníka, který může mít formu bankovního výpisu prokazujícího příchozí platbu ze zahraničí, nebo potvrzení o jiné formě úhrady.
Přepravní a logistická dokumentace
Velmi cenné jsou také všechny přepravní a logistické dokumenty spojené s fyzickým přemístěním zboží mimo území Evropské unie. Sem patří například nákladní list (CMR při silniční přepravě, nebo letecký či námořní nákladní list při jiných způsobech přepravy), dodací listy, faktury vystavené přepravní společnosti, sledovací čísla zásilek umožňující dohledání trasy přepravy, a jakékoli další dokumenty, které prokazují fyzický pohyb zboží směrem ven z EU. Tyto dokumenty společně s vývozním prohlášením vytváří solidní důkazní základnu, která chrání vaši pozici při případné kontrole ze strany finančních orgánů.
Kontrola daňových povinností v cílové zemi
Nesmírně důležitým aspektem, který mnoho vývozců bohužel opomíjí nebo mu nevěnuje dostatečnou pozornost, je nutnost prověřit si daňové předpisy a regulace týkající se DPH nebo obdobných nepřímých daní v cílové zemi, do které své zboží vyvážíte. Je totiž zcela možné a v některých případech dokonce velmi pravděpodobné, že i přesto, že jste jako prodejce fyzicky usazeni v České republice a zboží fyzicky opouští EU, můžete mít jako zahraniční dodavatel v cílové zemi určité daňové povinnosti. Tyto povinnosti se mohou týkat registrace k místní DPH nebo obdobné dani, odvodu této daně, podávání daňových přiznání nebo splnění jiných formálních požadavků stanovených místní legislativou.
Zjištění zahraničních daňových pravidel
Pro zjištění konkrétních daňových pravidel v cílové zemi byste měli využít několik zdrojů informací. Můžete se obrátit přímo na daňové úřady dané země, konzultovat situaci s místním daňovým poradcem specializujícím se na mezinárodní obchod, využít služeb vašeho českého daňového poradce, který má zkušenosti s mezinárodními transakcemi, nebo prostudovat dostupné materiály a guidelines týkající se importu zboží do konkrétní země. Některé státy mohou mít prahové hodnoty obratu, nad které se musíte registrovat, jiné mohou požadovat registraci okamžitě při prvním prodeji, a další mohou přenášet daňovou povinnost na místního příjemce (importéra).
Archivace a uchovávání dokladů
Všechny shromážděné dokumenty týkající se vývozu mimo EU je naprosto nezbytné řádně archivovat a uchovávat po dobu stanovenou zákonem, která činí minimálně deset let od konce zdaňovacího období, v němž byla transakce uskutečněna. Tato dokumentace musí být kdykoliv dostupná pro případnou kontrolu ze strany finančního úřadu, a proto je vhodné mít vytvořený systematický archivační systém, ideálně v digitální podobě se záložními kopiemi, který umožňuje rychlé vyhledání potřebných dokladů ke konkrétní vývozní transakci.
