Jakou dokumentací podložit zaměstnanecké opční programy ESOP?
Aby zaměstnanecký opční program plnil svůj účel a současně nezpůsoboval právní, daňové nebo korporátní komplikace, musí být od počátku přesně nastaven a podložen odpovídající dokumentací. Nestačí pouze obecné prohlášení zaměstnavatele, že zaměstnanci „dostanou podíl ve společnosti“, ani jednostranný příslib, jehož obsah není jednoznačně určitelný. Z dokumentace musí být zřejmé, kdo může být účastníkem programu, jaký typ majetkové účasti může získat, jakým způsobem se určuje počet akcií nebo výše podílu, jaká je případná nabývací či realizační cena, kdy opce vzniká, kdy může být uplatněna a jaké podmínky musí zaměstnanec splnit. Současně je nezbytné rozlišovat mezi samotným příslibem opce, okamžikem jejího přiznání, okamžikem jejího uplatnění a skutečným nabytím akcií nebo obchodního podílu, protože každý z těchto kroků může mít odlišné právní, účetní a daňové důsledky.
Opční plán a schválení příslušnými orgány
Základním dokumentem celého programu by měl být komplexní opční plán schválený příslušným orgánem společnosti. V závislosti na právní formě společnosti, její vlastnické struktuře a konkrétním nastavení programu může jít například o rozhodnutí jednatele, představenstva, dozorčí rady, valné hromady nebo jiného orgánu, který je podle právních předpisů, zakladatelského právního jednání nebo interních pravidel oprávněn o dané věci rozhodovat. U programů, které mohou vést k vydání nových akcií, převodu stávajících akcií, změně podílů společníků nebo rozředění účasti stávajících vlastníků, je třeba věnovat schválení mimořádnou pozornost. Rozhodnutí by mělo dostatečně určit nejen samotný záměr zavést ESOP, ale také jeho základní parametry, rozsah vyčleněného podílu, maximální počet akcií či podílů, okruh oprávněných osob, délku trvání programu a způsob, jakým bude program v budoucnu administrován.
Samotný opční plán by měl co nejpřesněji upravovat veškeré podstatné podmínky účasti. Měl by například stanovit, zda se opce přiznává všem zaměstnancům, pouze vybraným manažerům, klíčovým odborníkům, členům vedení nebo také externím spolupracovníkům, pokud to zvolená struktura a právní režim umožňují. Dále je vhodné upravit mechanismus postupného nabývání nároku, tedy takzvaný vesting, včetně případného počátečního období, během něhož zaměstnanci nevzniká žádný nárok. Plán by měl obsahovat rovněž pravidla pro určení realizační ceny, postup při uplatnění opce, lhůty, formu oznámení, způsob vypořádání a případné podmínky spojené s dosažením určitých pracovních, hospodářských nebo časových cílů. Součástí dokumentu by měla být také úprava situací, kdy zaměstnanec zemře, stane se dlouhodobě nezpůsobilým k práci, odejde do důchodu, přejde do jiné společnosti ve skupině nebo se jeho pracovní vztah skončí z důvodů na straně zaměstnance či zaměstnavatele.
Individuální opční smlouvy a korporátní dokumentace
Na opční plán by měly navazovat individuální opční smlouvy uzavírané s konkrétními zaměstnanci. Tyto smlouvy musí převádět obecná pravidla programu do konkrétní podoby a jednoznačně určovat, jaký nárok byl danému zaměstnanci přiznán. V individuální smlouvě by proto měl být uveden zejména počet nebo maximální počet akcií či podílů, ke kterým se opce vztahuje, druh účasti, kterou zaměstnanec může nabýt, realizační cena nebo mechanismus jejího výpočtu, časový harmonogram vestingu, datum nebo období, v němž lze opci uplatnit, a způsob, jakým musí zaměstnanec své rozhodnutí společnosti oznámit. Důležité je také výslovně upravit, zda jde o právo, nebo pouze o podmíněný příslib práva, zda je možné opci převést, zastavit nebo zdědit a zda její uplatnění vyžaduje další souhlas orgánu společnosti.
Opční dokumentace by současně měla být provázána se společenskou smlouvou, stanovami, případně akcionářskou dohodou nebo jinými korporátními dokumenty. Pokud má zaměstnanec po uplatnění opce získat obchodní podíl nebo akcie s určitými právy, musí být možné tato práva prakticky a právně realizovat. Dokumentace proto může upravovat například omezení převoditelnosti, předkupní práva ostatních společníků, souhlas orgánů společnosti s převodem, pravidla pro hlasovací práva, podíl na zisku, informační práva, účast při prodeji společnosti nebo povinnost přistoupit k akcionářské dohodě. U společnosti s ručením omezeným je třeba zohlednit formu a náležitosti převodu podílu, zatímco u akciové společnosti je nutné posoudit druh akcií, jejich formu, případná omezení a způsob evidence. Dokumentace by rovněž měla předem řešit, zda bude účast zaměstnanců skutečná, nebo zda bude zaměstnanci poskytnut pouze ekonomický nárok odvozený od hodnoty společnosti bez vzniku hlasovacích či vlastnických práv.
Skončení pracovního poměru, převoditelnost a uplatnění opce
Jednou z nejdůležitějších částí ESOP dokumentace jsou pravidla pro skončení pracovního poměru nebo jiného smluvního vztahu se zaměstnancem. Program by měl rozlišovat mezi situací, kdy zaměstnanec odchází z legitimních důvodů, například z důvodu organizační změny, dlouhodobé nemoci, invalidity, odchodu do důchodu nebo úmrtí, a situací, kdy pracovní vztah končí z důvodu závažného porušení povinností, konkurenčního jednání nebo jiného pochybení zaměstnance. V dokumentaci je třeba jasně vymezit, co se stane s dosud nenabytými opcemi, zda zanikají automaticky, zda mohou být částečně zachovány a v jaké lhůtě lze uplatnit již nabyté opce. Stejně tak je vhodné upravit postup při změně kontroly ve společnosti, fúzi, rozdělení, prodeji podniku, vstupu investora nebo jiné významné korporátní transakci.
Neméně významná jsou pravidla převoditelnosti a nakládání s již nabytými akciemi nebo podíly. Společnost může chtít omezit jejich převod na třetí osoby, stanovit předkupní právo stávajících společníků, zavést povinný odkup při skončení pracovního poměru nebo upravit způsob ocenění účasti při jejím zpětném převodu. Taková pravidla však musí být formulována srozumitelně, předvídatelně a v souladu s příslušnými právními předpisy. Dokumentace by měla obsahovat také postup pro samotné uplatnění opce, včetně formy oznámení, lhůty k jeho podání, způsobu zaplacení realizační ceny, případných daňových a odvodových povinností a okamžiku, kdy zaměstnanec nabývá příslušná práva. Kompletní ESOP by proto měl být tvořen nejen opčním plánem a individuálními smlouvami, ale také odpovídajícími korporátními rozhodnutími, změnami stanov nebo společenské smlouvy, akcionářskými dohodami, evidencí přiznaných opcí a případně také dokumentací pro účetní, daňové a pracovněprávní účely.
