Jednotné měsíční hlášení musí odcházet od dubna 2026 a na přípravu jsou poslední měsíce
Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatelů, které je v odborných kruzích označováno zkratkou JMHZ, představuje naprosto zásadní a revoluční systémovou změnu v oblasti administrativy práce a reportingu zaměstnavatelů vůči státním institucím. Tento nový systém, který vstoupí v platnost od prvního dubna roku 2026, má za cíl kompletně nahradit dosavadní roztříštěný systém desítek různých měsíčních reportů a hlášení, které musí zaměstnavatelé v současné době pravidelně zasílat na různé úřady a instituce. Namísto mnoha různých formulářů, které směřují k České správě sociálního zabezpečení, finančním úřadům, zdravotním pojišťovnám a dalším institucím, bude zaměstnavatel od uvedeného data odesílat pouze jeden jediný komplexní elektronický formulář. Tato zásadní změna má ambici nejen výrazně zjednodušit administrativní zátěž podnikatelů a personalistů, ale také modernizovat celý systém sběru dat o zaměstnanosti a příjmech v České republice.
Kritické časové okno pro přípravu
Pokud se podíváme na aktuální kalendář a datum, které máme nyní k dispozici, je naprosto zřejmé, že na komplexní přípravu na tuto zásadní změnu zbývají skutečně již jen poslední měsíce. Konkrétně od aktuálního data do 1. dubna 2026, kdy systém jednotného měsíčního hlášení oficiálně vstoupí v platnost a stane se povinným, zbývá pouhých patnáct měsíců, což je vzhledem k rozsahu potřebných změn relativně krátké časové období. Je přitom nutné zdůraznit, že nový zákon, který celý systém jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatelů upravuje a definuje jeho parametry, pravidla a požadavky, nabude účinnosti již o něco dříve, a to konkrétně k prvnímu lednu roku 2026. To znamená, že již za necelý rok vstoupí v platnost právní rámec, který bude zaměstnavatele zavazovat k přípravě na nový systém. Samotné zasílání jednotného měsíčního hlášení nicméně firmy a ostatní zaměstnavatelé budou povinni plnit až od následujícího čtvrtletí, tedy od prvního dubna 2026, což poskytuje tříměsíční přechodné období na finální implementaci a testování nových systémů v praxi.
Technologická adaptace mzdových systémů
Jednou z naprosto klíčových a nejnáročnějších oblastí přípravy na nový systém jednotného měsíčního hlášení je nutnost komplexní úpravy a modernizace mzdových softwarů, které zaměstnavatelé používají pro zpracování mezd, výpočet daní a odvodů a generování reportů pro státní instituce. Do dubna 2026, kdy začne povinnost zasílání jednotných měsíčních hlášení platit v plné míře, je naprosto nezbytné, aby všichny společnosti provedly důkladnou revizi a aktualizaci svých mzdových systémů kvůli zásadní změně v procesu registrací zaměstnanců a zasílání zmíněných měsíčních hlášení. Tato úprava softwarů není pouze kosmetickou změnou, ale vyžaduje hlubokou integraci nových datových struktur, výstupních formátů a komunikačních protokolů s informačními systémy státní správy. Od dubna 2026 už totiž firmy nebudou posílat mnoho různých dokumentů na různé úřady, ale budou zasílat pouze jeden souhrnný dokument, a to jednou měsíčně výhradně Ministerstvu práce a sociálních věcí. Tato centralizace sběru dat představuje zásadní změnu v architektuře informačních toků mezi soukromým a veřejným sektorem.
Pravidla a lhůty pro podávání hlášení
Výhradně elektronické hlášení v rámci nového systému jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatelů se bude podávat pravidelně jednou měsíčně, přičemž zákon jasně stanoví konkrétní termín, do kterého musí být hlášení odesláno, aby bylo považováno za podané včas a zaměstnavatel se tak vyhnul případným sankcím. Tímto termínem je vždy dvacátý den následujícího měsíce po měsíci, za který se hlášení podává, což znamená, že například hlášení za měsíc duben 2026 bude nutné podat nejpozději do 20. května 2026. Zákonodárci si však byli vědomi toho, že termín může v některých případech připadnout na víkend nebo státní svátek, kdy by bylo problematické zajistit včasné podání, a proto zákon obsahuje praktické ustanovení, že v případě, kdy by dvacátý den následujícího měsíce připadl na sobotu, neděli nebo státní svátek, posouvá se lhůta pro podání na první následující pracovní den. Toto pravidlo poskytuje zaměstnavatelům určitou flexibilitu a spravedlivě zohledňuje reálné pracovní podmínky v podnicích. Důležité je také zdůraznit, že nový systém počítá výhradně s elektronickou formou podání, papírová forma hlášení není připuštěna, což je v souladu s celkovou digitalizací státní správy.
Obsah a struktura individuálních dat
Státní správa bude díky novému systému jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatelů disponovat nově velmi podrobnými a detailními individualizovanými údaji o jednotlivých zaměstnancích, a to na pravidelné měsíční bázi, což představuje zásadní posun oproti dosavadnímu systému, kde byla data často agregována nebo zasílána s menší frekvencí. Zejména by se mělo jednat o komplexní informace o konkrétních příjmech jednotlivých zaměstnanců za daný měsíc, včetně všech složek mzdy a odměn, dále o údaje o sražených zálohách na daň z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti, které zaměstnavatel jako plátce daně sráží přímo z hrubé mzdy zaměstnance, o uplatněných daňových slevách na poplatníka, na manželku či manžela, na děti a dalších relevantních slevách, které ovlivňují výši čisté mzdy zaměstnance. Součástí hlášení budou také podrobné údaje o zaplaceném pojistném na sociální zabezpečení a zdravotní pojištění, a to jak za zaměstnavatele, tak za zaměstnance, informace o případných provedených opravách odvodů z minulých období, pokud byly zjištěny nějaké nesrovnalosti nebo chyby v předchozích výpočtech, a také výsledky ročního zúčtování záloh na daň z příjmů, které zaměstnavatel provádí na začátku následujícího roku za všechny zaměstnance, kteří o to požádají a splňují podmínky pro provedení ročního zúčtování u zaměstnavatele.
Agregované údaje za zaměstnavatele
Kromě individualizovaných dat o jednotlivých zaměstnancích, která tvoří jádro nového systému jednotného měsíčního hlášení, bude hlášení současně obsahovat také důležité souhrnné a agregované údaje za zaměstnavatele jako celek, které poskytnou státní správě přehled o celkové ekonomické situaci a zaměstnanecké struktuře dané společnosti nebo organizace. Mezi tyto souhrnné údaje bude patřit především informace o celkovém pojistném na sociální zabezpečení a zdravotní pojištění, které zaměstnavatel odvádí za všechny své zaměstnance dohromady, což je klíčová informace pro kontrolu správnosti a úplnosti odvodů. Dále budou součástí hlášení údaje o celkových sražených zálohách na daň z příjmů ze závislé činnosti za všechny zaměstnance, což umožní finanční správě lepší kontrolu daňové povinnosti zaměstnavatelů jako plátců daně. Velmi důležitým údajem bude také celkový počet zaměstnanců v daném měsíci, přičemž tento údaj může být dále členěn podle různých kritérií, jako je typ pracovního poměru, pracovní úvazek nebo jiné relevantní kategorie. Všechny tyto souhrnné údaje budou samozřejmě poskytovány opět na pravidelné měsíční bázi, což umožní státní správě sledovat dynamiku vývoje zaměstnanosti a mzdových nákladů v jednotlivých společnostech a v ekonomice jako celku.
Imperativ úpravy softwarových systémů
Do prvního dubna 2026, kdy začne plná povinnost zasílání jednotných měsíčních hlášení, si tedy všichni zaměstnavatelé bez výjimky musí především a v první řadě zajistit důkladnou úpravu, aktualizaci a modernizaci svých mzdových softwarů a informačních systémů, které používají pro zpracování mezd a komunikaci se státními institucemi. Tato úprava není nijak triviální záležitostí a vyžaduje koordinaci s dodavateli softwarových řešení, testování nových funkcionalit, školení zaměstnanců personálních oddělení a případně i investici do nových verzí softwaru nebo dokonce do kompletně nových systémů, pokud stávající software nebude schopen nové požadavky splnit. Menší zaměstnavatelé, kteří zaměstnávají pouze několik málo zaměstnanců a pro které by investice peněz do vylepšení nebo nákupu sofistikovaného mzdového softwaru mohla představovat nepřiměřenou finanční zátěž, mají nicméně k dispozici alternativní řešení. Pro tyto menší subjekty bude totiž možné novou povinnost plnit prostřednictvím ePortálu České správy sociálního zabezpečení, kde však bude nutné všechny požadované údaje o zaměstnancích a jejich příjmech vyplňovat kompletně ručně, což bude pochopitelně časově i kapacitně mnohem náročnější postup než v případě, kdy plně automatizovaný mzdový systém pracuje samostatně a zaměstnavatel pouze kontroluje správnost automaticky generovaných výstupů a případně podle potřeby doplňuje chybějící údaje nebo opravuje případné nesrovnalosti.
Kontrola evidence zaměstnanců na ČSSZ
Do konce března 2026, tedy ještě před začátkem povinného zasílání jednotných měsíčních hlášení, by měli všichni zaměstnavatelé především a v první řadě velmi pečlivě zkontrolovat, zda mají u České správy sociálního zabezpečení správně a kompletně evidovány všechny své zaměstnance, za které budou následně měsíční hlášení v novém systému posílat a reportovat jejich příjmy a odvody. Je naprosto zásadní a kriticky důležité důkladně zkontrolovat a ověřit, že jsou v evidenční databázi ČSSZ řádně přihlášeni opravdu všichni jejich současní a aktuální zaměstnanci, kteří pro společnost v daném okamžiku pracují na základě pracovní smlouvy, dohody o pracovní činnosti nebo dohody o provedení práce, a současně je stejně důležité ověřit, že jsou z evidence správně odhlášeni všichni zaměstnanci bývalí, kteří již pro společnost nepracují, protože ukončili pracovní poměr nebo jim skončela dohoda. Jakékoli nesrovnalosti, nepřesnosti nebo chyby v těchto základních evidovaných údajích o zaměstnancích totiž budou automaticky znamenat chyby, nesrovnalosti a problémy v nově zasílaných jednotných hlášeních, což může vést k administrativním komplikacím, nutnosti oprav, případným pokutám a dalším nepříjemnostem pro zaměstnavatele. Tato preventivní kontrola před spuštěním nového systému je tedy naprosto nezbytná a měla by být provedena s maximální pečlivostí a důsledností.
Kritický význam personální dokumentace
Mimořádně důležitá a v žádném případě neopomenutelná je také důkladná a komplexní prověrka všech povinně vedených evidencí podle zákoníku práce, případně kontrola jejich aktuálního stavu, úplnosti a správnosti, protože přechod na nový digitální systém jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatelů s sebou nese velmi významnou a v praxi často podceňovanou změnu v možnostech následných korekcí a oprav dat. S nahráním dat do centralizovaného elektronického systému státní správy totiž prakticky úplně odpadá možnost jakýchkoli dodatečných „papírových" oprav, které by bylo možné provést zpětně na základě dodatečně dohledaných dokumentů nebo dodatečně zjištěných informací. To znamená, že všechny údaje musí být správné, úplné a precizní již v okamžiku jejich prvního nahrání do systému. Zaměstnavatelé by si tedy měli v přípravném období pečlivě projít a zkontrolovat veškerou personální dokumentaci svých zaměstnanců, včetně pracovních smluv, dodatků k pracovním smlouvám, dohod o provedení práce a pracovní činnosti, evidenčních listů důchodového pojištění, potvrzení o zdanitelných příjmech a sražených zálohách, dokumentace o čerpání dovolených, nemocenských dávek a všech dalších relevantních dokumentů, které mají vliv na výpočet mezd, daní a pojistného. Tato prověrka může být časově náročná, ale v dlouhodobém horizontu ušetří zaměstnavatelům množství problémů a komplikací.
